Executive Assistant/ Office Co-ordinator

3 settimane fa

Varese VA, Italia Joss Search A tempo pieno

A unique and prestigious opportunity has arisen for a high-calibre Executive Assistant & Office Manager to join the newly established Milan office of a world-renowned private equity firm, supporting both a globally active Co-Founder (UHNWI) and a local Principal.”

The role requires an experienced, discreet, and solutions-oriented individual who will act as the right-hand person to the Co-Founder — providing exceptional executive support, managing a demanding international schedule, and acting as a trusted representative in the Milan office. Additionally, the successful candidate will take full ownership of the smooth running of the Milan office, ensuring a polished and professional environment for both clients and the internal team.

Executive Assistant to the Co-Founder (UHWNI) & Head of Milan:
Act as the primary support to the Co-Founder & Head of the Milan office, managing a complex and frequently changing international calendar, including meetings, calls, and events across multiple time zones.
Organise and coordinate extensive global travel, including flights, accommodation, itineraries, visas, and logistics.
Monitor and respond to emails and messages on behalf of the Co-Founder with a high degree of discretion and autonomy.
Handle expenses, invoices, and reporting efficiently and accurately.
Liaise professionally with global stakeholders, clients, investors, and senior executives, often acting as a gatekeeper and representative of the Co-Founder in their absence.
Provide occasional Private PA support, which may include reservations, personal errands, or property-related logistics.

Office Management – Milan Office:
Oversee the daily operations of the Milan office, ensuring a high standard of organisation, presentation, and service.
Manage relationships with all office vendors and suppliers (IT, cleaning, maintenance, etc.) Stock and maintain the office kitchen and supplies, ensuring readiness for meetings and guests.
Act as the first point of contact for visitors, providing a warm, polished, and professional welcome to high-profile clients and VIP guests.
Answer the office phone, manage deliveries, and coordinate any facility issues with the property management team.
Coordinate any office improvements, space planning, or facilities projects as the Milan office grows.

Minimum 5–8 years of experience in a similar Executive Assistant and/or Office Manager role, ideally within a Family office, private PA to an (UHWNI), financial services, private equity, or a fast-paced international environment.
Bilingual fluency in Italian and English is essential – both written and spoken.
Comfortable managing frequent changes, ambiguity, and the fast-paced nature of senior leadership roles.
Milan office based: Mon-Friday 5 days a week in office.
Professional, polished, and confident with excellent interpersonal and communication skills.
Flexible and proactive, with a service-oriented approach and the ability to handle occasional out-of-hours support when needed.

The opportunity to work in a prestigious and international private equity environment .
Close exposure to senior leadership and the inner workings of high-level strategic decision-making.
A newly established, beautifully located office in central Milan .

  • Sales Assistant Max&co. Varese

    6 giorni fa

    Varese, Italia Max&Co A tempo pieno

    I **Sales Assistant** sono fondamentali per il successo dei nostri store a marchio **MAX&CO**. - Se anche tu come noi sei:_ - **open minded**: sei curioso/a, flessibile e aperto/a al cambiamento; - **intraprendente**: ti piace agire affrontando le sfide con concretezza e semplicità; - E hai:_ - una consolidata **esperienza**nella vendita di...

  • Personal Executive Assistant

    6 giorni fa

    Varese (VA), Italia PVJets A tempo pieno

    Sede : Milano (con trasferte occasionali, se richieste) Contratto : Collaborazione freelance con P.IVA / posizione autonoma Disponibilità : Immediata Lingue richieste : Italiano, inglese e francese fluenti; candidature senza tutte e tre le lingue non saranno considerate. Ruolo e Responsabilità Cerchiamo una figura versatile, proattiva e altamente...

  • Personal Executive Assistant

    2 settimane fa

    Varese (VA), Italia PVJets A tempo pieno

    Sede: Milano (con trasferte occasionali, se richieste) Contratto: Collaborazione freelance con P.IVA / posizione autonoma Disponibilità: Immediata Lingue richieste: Italiano, inglese e francese fluenti; candidature senza tutte e tre le lingue non saranno considerate. Ruolo e Responsabilità Cerchiamo una figura versatile, proattiva e altamente organizzata...

  • EA / Office Manager

    7 giorni fa

    Varese (VA), Italia Joss Search A tempo pieno

    About the Role: A unique and prestigious opportunity has arisen for a high-calibre Executive Assistant & Office Manager to join the newly established Milan office of a world-renowned private equity firm, supporting both a globally active Co-Founder (UHNWI) and a local Principal." The role requires an experienced, discreet, and solutions-oriented individual...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Varese (VA), Italia Patrigest A tempo pieno

    Patrigest è la società del Gruppo Gabetti che offre da oltre trent’anni un servizio di valutazione e consulenza strategica finalizzato all’approfondita conoscenza del patrimonio immobiliare. Oggi Patrigest, in forte crescita per il rilancio della società, ricerca per la propria sede di Milano una figura da inserire come Executive Assistant ....

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Varese (VA), Italia Patrigest A tempo pieno

    Patrigest è la società del Gruppo Gabetti che offre da oltre trent’anni un servizio di valutazione e consulenza strategica finalizzato all’approfondita conoscenza del patrimonio immobiliare. Oggi Patrigest, in forte crescita per il rilancio della società, ricerca per la propria sede di Milano una figura da inserire come Executive Assistant ....

  • Assistant / Executive Assistant to CEO

    2 settimane fa

    Varese (VA), Italia Patrigest A tempo pieno

    Patrigest è la società del Gruppo Gabetti che offre da oltre trent’anni un servizio di valutazione e consulenza strategica finalizzato all’approfondita conoscenza del patrimonio immobiliare. Oggi Patrigest, in forte crescita per il rilancio della società, ricerca per la propria sede di Milano una figura da inserire come Executive Assistant . Utilizzo...

  • Executive Team Assistant

    1 settimana fa

    Varese (VA), Italia Risorse Professional A tempo pieno

    Risorse Professional, realtà specializzata nella Ricerca e Selezione di profili Middle e Senior Management, per azienda innovativa operante nel settore ambiente e ESG, ricerca una figura di : Executive Team Assistant Posizione La risorsa, a diretto riporto dell'Amministratore Delegato, supporterà i dirigenti aziendali nella gestione delle attività...

  • Personal Executive Assistant

    5 giorni fa

    Varese, Italia Pvjets A tempo pieno

    Sede : Milano (con trasferte occasionali, se richieste)Contratto : Collaborazione freelance con P.IVA / posizione autonomaDisponibilità : ImmediataLingue richieste : Italiano, inglese e francese fluenti; candidature senza tutte e tre le lingue non saranno considerate.Ruolo e ResponsabilitàCerchiamo una figura versatile, proattiva e altamente organizzata da...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Varese, Italia Human Value A tempo pieno

    ll nostro Cliente è un'azienda innovativa operante nel settore dell'energia rinnovabile.Per la sede di Milano siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant.Il RuoloNello specifico, l'Executive Assistant si occuperà di:gestire l'agenda del Director di riferimento nell'ottica di una pianificazione strategica delle priorità;interfacciarsi con tutti gli...