Manager of Office Administration and Executive PA

Per conto di un'azienda leader nel proprio settore di riferimento, strutturata, dinamica e con sede nel cuore di Milano centro, siamo alla ricerca di un/a brillante EA to Executive Committee & Office Coordinator. Si assicuri che il suo CV sia aggiornato e di aver prima letto le specifiche del lavoro. La risorsa inserita rappresenterà una figura di snodo (pivot) fondamentale a supporto della Governance aziendale e sarà il punto di riferimento organizzativo per la gestione operativa e la cultura della sede principale. Cosa Offre l'AziendaInserimento diretto all'interno di una realtà di primo piano sul mercato, solida e in forte crescita. Un ruolo centrale, dinamico e con un'elevata visibilità a diretto contatto con la C-Suite. Package retributivo: 40-55 K di total package (fisso + variabile), ticket restaurant giornalieri da 7 euro, doppia assicurazione sanitaria, convenzione con palestra. Smartworking: fino a 2 gg alla settimana in funzione delle esigenze aziendali. Principali

Responsabilità:
Executive Support & Board RelationsSupportare a 360° l'Executive CommitteeGestire la pianificazione della logistica end-to-end, le agende, l'organizzazione di trasferte e le relative attività amministrative. Supportare l'organizzazione logistica ed esecutiva delle riunioni di Board e degli incontri con gli Investor. Garantire la massima riservatezza e discrezione nella gestione di informazioni confidenziali riguardanti il Management e la Società. Office Management & OperationsCoordinare la sede di Milano, assicurando un funzionamento fluido ed efficiente delle attività quotidiane. Rappresentare il punto di contatto primario per tutti i collaboratori in merito ai servizi di sede (cleaning, connettività/Wi-Fi, manutenzioni, gestione spedizioni e corrispondenza).
People, Culture & Employer BrandingPromuovere e diffondere la cultura aziendale attraverso la creazione di un ambiente di lavoro positivo, inclusivo e stimolante, organizzando momenti di aggregazione. Collaborare con il Talent Attraction & Development Manager nello sviluppo di iniziative di Employer Branding, relazioni con Università/Istituti, piani di onboarding e formazione interna. Project & Event ManagementCoordinare progetti speciali in qualità di Project Manager (organizzazione di eventi da 40 a oltre 300 partecipanti, lanci EVP, attività di volontariato aziendale, restyling degli spazi e progetti HR come valutazione/implementazione dell'agenzia viaggi o convenzioni aziendali).
Gestire la pianificazione e l'organizzazione degli eventi interni, inclusi gli Offsite del Leadership Team (3 all'anno) e le attività di Team Building dedicate ai singoli dipartimenti. Almeno 3-5 anni in ruoli analoghi (Personal Assistant, Executive Assistant, Office Manager) maturati all'interno di contesti strutturati o multinazionali. Competenze organizzative e di Project Management: Comprovata capacità di gestire scadenze complesse, eventi e progetti cross-funzionali. Eccellenti doti relazionali, approccio proattivo, spiccato problem solving, empatia e capacità di interagire a tutti i livelli dell'organizzazione. Massima etica professionale e riservatezza nella gestione di dati e informazioni sensibili. Lingue: Fluente conoscenza della lingua Inglese (scritta e parlata), indispensabile per il contatto con stakeholder di alto livello. La conoscenza della lingua spagnola rappresenterà un plus in fase di selezione.