Administrative Operation Manager

3 giorni fa

Provincia di Reggio nell'Emilia, Italia LevelUP HCS A tempo pieno

Administrative & Operations Coordinator
The Administrative & Procurement Coordinator will manage purchasing activities, handle logistics and export documentation, maintain inventory, and oversee all administrative tasks of the company. This role also coordinates HR and accounting activities in collaboration with the Italian HR and accounting firm to support operations in Italy.

Day-to-Day Administrative Tasks
Manage office operations, including ordering supplies and maintaining records.
Process incoming and outgoing correspondence, emails, and phone calls.
Coordinate meetings, travel arrangements, and schedules for management and staff.
Support HR activities, including employee record-keeping and communication with external HR consultants.
Assist with accounting tasks such as invoice processing and expense tracking in coordination with the accounting firm.
Maintain an organized filing system for contracts, financial records, and company documentation.
Act as a point of contact for internal and external stakeholders regarding administrative inquiries.
Procurement & Supplier Management
Identify and qualify new suppliers when needed.
Maintain relationships with existing suppliers to ensure quality and cost efficiency.
Logistics & Export Compliance
Manage export documentation, including invoices and packing lists, for engines and components dispatched abroad.
Liaise with Italian customs staff for necessary clearances and compliance.
Inventory & Waste Management
Maintain an up-to-date inventory of materials, components, and finished goods.
Ensure proper disposal of special waste, adhering to regulations and company procedures.
Compliance & Safety
Follow company safety procedures and coordinate with Italian HSE consultant for compliance matters.
The ideal candidate is highly organized and proactive, with a strong background in administrative and procurement tasks, ideally within the manufacturing or engineering sector.

Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Supply Chain Management, or a related field (preferred but not mandatory).
Minimum of 3 years of experience in procurement, logistics, or administrative roles.
Familiarity with Italian customs procedures and freight forwarding.

Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) and ERP systems.
Fluency in Italian and English (written and spoken) is essential.
Employment Type: Part-time

  • Hospitality & Operation Manager

    1 settimana fa

    Provincia di Genova, Liguria, Italia Costa Crociere A tempo pieno

    Who we are Looking for a career in an international environment rich in cultural diversity that is positive, friendly, and welcoming? You have come to the right place. We are a respected and valued diverse global community in terms of professionalism, multiculturalism and skills, of more than 20,000 people representing 70 different countries and...

  • Operation Manager

    3 settimane fa

    rivalta di torino, Italia BATTAGLIO SPA A tempo pieno

    Join to apply for the Operation Manager role at BATTAGLIO SPABattaglio S.p.A. opera da oltre cinquant’anni con passione ed entusiasmo nell’ambito dell’importazione, confezionamento e distribuzione di frutta, alla costante ricerca della qualità in ogni periodo dell’anno.In un’ottica di potenziamento della nostra organizzazione interna, ricerchiamo...

  • Operation Manager

    2 settimane fa

    Rivalta di Torino, Italia BATTAGLIO SPA A tempo pieno

    Join to apply for the Operation Manager role at BATTAGLIO SPABattaglio S.p.A. opera da oltre cinquant’anni con passione ed entusiasmo nell’ambito dell’importazione, confezionamento e distribuzione di frutta, alla costante ricerca della qualità in ogni periodo dell’anno.In un’ottica di potenziamento della nostra organizzazione interna, ricerchiamo...

  • Operation Manager

    1 settimana fa

    rivalta di torino, Italia Altro A tempo pieno

    Join to apply for the Operation Manager role at BATTAGLIO SPABattaglio S.p.A. opera da oltre cinquant’anni con passione ed entusiasmo nell’ambito dell’importazione, confezionamento e distribuzione di frutta, alla costante ricerca della qualità in ogni periodo dell’anno.In un’ottica di potenziamento della nostra organizzazione interna, ricerchiamo...

  • Operation manager

    3 settimane fa

    giuliano di roma, Italia PINKO A tempo pieno

    Pinko ricerca, per il suo Headquarter di Fidenza (PR), un / una Operation Manager da inserire all’interno della funzione Retail HQ a diretto riporto del Retail Director.Principali ResponsabilitàCoordinamento del team operation;Implementazione di linee guida, processi, politiche e procedure globali a supporto di tutte le aree operative dei negozi (EMEA,...

  • Operation Manager

    1 settimana fa

    Reggio Emilia, Italia Come in una Favola - Outlet Sposi e Cerimonia A tempo pieno

    Come in una Favola, la più importante catena di Atelier outlet sposi in Italia, ricerca figura di: OPERATION MANAGER Cerchiamo una risorsa che si occupi della gestione delle funzioni quotidiane dell'azienda. La risorsa si occuperà di tutte le mansioni di back office organizzative che includono i rapporti con i fornitori, la supervisione e la gestione...

  • Operation Manager

    2 settimane fa

    giuliano di roma, Italia Strategica Servizi A tempo pieno

    Musa Hotels, una catena di boutique hotel di lusso che vanta strutture tra Roma, Firenze e in Puglia, è alla ricerca di un Operation Manager con ottime doti relazionali, di leadership e organizzative.Cosa offriamo:Livello 1° CCNL Turismo (sarà valutato a seconda dell’esperienza maturata)Contratto a tempo determinato di 6 o 12 mesi, con possibilità di...

  • Junior Operation Manager

    3 settimane fa

    Santarcangelo di Romagna, Italia Miomeal A tempo pieno

    Posizione: Junior Operation Manager - Smart Fridge Sede lavorativa: Via del Grano, 199/b, 47822 Santarcangelo di Romagna RN Strumenti: PC aziendale Retribuzione: Commisurata all'esperienza Chi Siamo - Miomeal Miomeal è il partner Welfare per le aziende attente al benessere dei propri collaboratori. Proponiamo soluzioni innovative per la gestione della pausa...

  • Junior Operation Manager

    3 settimane fa

    Santarcangelo di Romagna, Italia Miomeal A tempo pieno

    Posizione: Junior Operation Manager - Smart Fridge Sede lavorativa: Via del Grano, 199/b, 47822 Santarcangelo di Romagna RN Strumenti: PC aziendale Retribuzione: Commisurata all'esperienza Chi Siamo - Miomeal Miomeal è il partner Welfare per le aziende attente al benessere dei propri collaboratori. ✨ Proponiamo soluzioni innovative per la gestione della...

  • Junior Operation Manager

    3 settimane fa

    santarcangelo di romagna, Italia Miomeal A tempo pieno

    Posizione: Junior Operation Manager - Smart Fridge Sede lavorativa: Via del Grano, 199/b, 47822 Santarcangelo di Romagna RN Strumenti: PC aziendale Retribuzione: Commisurata all'esperienza Chi Siamo - MiomealMiomeal è il partner Welfare per le aziende attente al benessere dei propri collaboratori. ✨Proponiamo soluzioni innovative per la gestione della...