Addetto/a Segreteria Organizzativa

L’ Addetto/a Segreteria Organizzativa – Ufficio Formazione , con sede di lavoro a Massanzago (PD) , opera in presenza con contratto full time e si occupa della gestione organizzativa e amministrativa delle attività formative, con particolare riferimento alla formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro .

La persona rappresenta un punto di riferimento operativo per aziende clienti, partecipanti e docenti e segue il processo formativo dalla ricezione della richiesta fino alla conclusione e rendicontazione dell’attività .

In particolare, si occupa di:

• ricevere e gestire le richieste dei clienti tramite telefono ed email, raccogliendo le informazioni necessarie e individuando correttamente le esigenze formative;
• predisporre offerte, preventivi e proposte economiche relative a corsi e percorsi formativi, sulla base delle esigenze del cliente, delle procedure e dei listini aziendali;
• supportare l’ analisi dei fabbisogni e dei piani formativi delle aziende clienti;
• organizzare corsi di formazione in presenza e in videoconferenza, coordinando calendario, docenti, partecipanti, aule e attrezzature;
• gestire iscrizioni, convocazioni e comunicazioni con partecipanti, docenti e aziende clienti;
• predisporre e aggiornare la documentazione didattica e amministrativa necessaria allo svolgimento dei corsi;
• predisporre e avviare webcall e sessioni formative in videoconferenza , fornendo il necessario supporto organizzativo a docenti e partecipanti;
• monitorare presenze, scadenze, documentazione e corretta conclusione delle attività formative;
• predisporre report, riepiloghi e rendicontazioni delle attività svolte;§
• gestire l’aula formativa, verificandone preventivamente l’ordine, la corretta predisposizione e la disponibilità di attrezzature, materiali e documentazione necessari allo svolgimento del corso; accogliere i partecipanti e il formatore, fornendo il supporto organizzativo necessario per garantire il regolare avvio e svolgimento dell’attività formativa.
• gestire l’archiviazione digitale e documentale e mantenere aggiornati i dati nei gestionali aziendali;
• rispondere alle richieste telefoniche ed email, fornendo una prima risposta al cliente o indirizzando correttamente le esigenze che richiedono il coinvolgimento di altre figure aziendali;
• collaborare con il team dell’Ufficio Formazione per migliorare l’organizzazione e l’efficienza dei processi.

La figura ricercata dovrà progressivamente acquisire la capacità di gestire con autonomia una richiesta formativa , dalla raccolta delle esigenze e predisposizione dell’offerta fino all’organizzazione, realizzazione e chiusura dell’attività, garantendo precisione, puntualità e qualità del servizio al cliente.

QUALIFICHE RICHESTE:

• Ottime capacità di organizzazione, pianificazione e gestione delle priorità , anche in presenza di più attività e scadenze contemporanee.
• Precisione, attenzione ai dettagli e capacità di portare a conclusione le attività affidate.
• Buone capacità di comunicazione scritta e telefonica e predisposizione alla relazione con aziende clienti, partecipanti e docenti.
• Capacità di comprendere le esigenze del cliente, raccogliere le informazioni necessarie e predisporre offerte e preventivi in autonomia , nel rispetto delle procedure e delle condizioni commerciali definite dall’azienda.
• Buona padronanza degli strumenti informatici d’ufficio, in particolare fogli di calcolo, posta elettronica, calendari, gestione file e documenti .
• Dimestichezza con piattaforme di videoconferenza e strumenti digitali per l’organizzazione di meeting e corsi online.
• Capacità di predisporre documenti, riepiloghi e report.
• Attitudine al problem solving , autonomia operativa e capacità di lavorare in team.
• Buona capacità di apprendimento e disponibilità ad acquisire conoscenze specifiche relative alla normativa sulla formazione i