RESPONSABILE AMMINISTRATIVO/A

Responsabile amministrativo Sede: Roma, Italia
Tempo pieno (Tempo Pieno)
In quanto ruolo manageriale fondamentale all'interno del team aziendale, questa posizione richiede la supervisione di diverse aree funzionali, tra cui amministrazione, risorse umane, supporto operativo e gestione della conformità. Il candidato prescelto fungerà da ponte di comunicazione tra la sede centrale e i team locali, garantendo l'efficienza e la conformità delle operazioni quotidiane degli uffici. Gestione della rete commerciale e dei sales manager con responsabilità di gestione e monitoraggio di CRM.
Gestione integrata delle operazioni
Supervisionare gli affari amministrativi degli uffici: tra cui la manutenzione dei locali, la gestione delle immobilizzazioni, l'approvvigionamento di forniture per ufficio e il controllo dei costi, l'organizzazione delle riunioni e la circolazione dei documenti. Ottimizzare i processi amministrativi per migliorare l'efficienza operativa.
Facilitare la collaborazione tra i vari reparti: mantenere i contatti con la sede centrale, i reparti finanziario, risorse umane, marketing e altri reparti funzionali per promuovere il supporto alle attività regionali, l'implementazione dei progetti e l'allocazione delle risorse. Risolvere le questioni di coordinamento tra i vari reparti che sorgono durante le operazioni.
Supervisionare la gestione dei fornitori locali: selezionare e valutare i fornitori di servizi per l'ufficio e il supporto logistico, mantenere le partnership e monitorare la qualità del servizio e il controllo dei costi.
Gestione delle risorse umane fondamentali
Eseguire i processi HR locali: gestire le procedure di assunzione/dimissione dei dipendenti, gestire i registri delle presenze, amministrare i contratti di lavoro (in conformità con le leggi italiane sul lavoro e i requisiti del CCNL) e mantenere i rapporti con i dipendenti.
Supporto al reclutamento e alla formazione: assistenza alla sede centrale nei processi di reclutamento locale, coordinamento dei colloqui con i candidati e organizzazione dell'inserimento dei dipendenti e della formazione di base.
Coordinamento dei benefici e del welfare dei dipendenti: implementazione di politiche di benefit conformi agli standard italiani, organizzazione di attività di team building e promozione di un ambiente di lavoro positivo.
Conformità e gestione dei rischi
- Garantire la conformità operativa locale: rispettare rigorosamente le leggi italiane sul lavoro, le politiche fiscali e le normative CCNL; supervisionare la conformità nei processi di monitoraggio delle presenze, gestione degli straordinari e gestione delle buste paga.
- Gestire la sicurezza dell'ufficio e la prevenzione dei rischi: sviluppare e implementare protocolli di sicurezza dell'ufficio; Compilazione dei dati e reporting: raccogliere regolarmente i dati amministrativi, delle risorse umane e operativi in briefing di gestione completi da presentare ai responsabili regionali e alla sede centrale, monitorando il raggiungimento degli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Formazione
- Laurea triennale o magistrale, preferibilmente in Economia aziendale, Pubblica amministrazione, Gestione delle risorse umane o settori correlati.
Esperienza lavorativa
Minimo 5 anni di esperienza nella gestione completa, nell'amministrazione e nel coordinamento delle risorse umane all'interno di multinazionali o grandi imprese, di cui almeno 2 anni in un ruolo manageriale.
Sarà data preferenza ai candidati con esperienza lavorativa locale in Italia, familiarità con l'ambiente aziendale, la cultura del posto di lavoro e le procedure amministrative di Roma.
Esperienza nella collaborazione interdipartimentale, nella gestione dei fornitori e nella supervisione della conformità, con la capacità di gestire in modo indipendente compiti complessi e multimodulari.
Ottima conoscenza dell'italiano (parlato, ascoltato, letto e scritto). La conoscenza dell'inglese costituisce un vantaggio. Si preferiscono candidati con competenze comunicative in cinese.
Familiarità con la normativa italiana sul lavoro (ad esempio, i termini del contratto CCNL), le politiche fiscali e i requisiti di conformità aziendale.
- Competenza nell'uso della suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) e degli strumenti di base per la gestione CRM/HR.
Coordinamento: integrare in modo efficiente attività multimodulari, promuovendo la comunicazione e la collaborazione tra i vari reparti e livelli.
Consapevolezza della conformità: rigoroso rispetto delle normative locali e delle politiche aziendali per garantire pratiche di gestione legali e conformi.
Resistenza allo stress: capacità di gestire più attività contemporaneamente e di fornire un lavoro di alta qualità entro le scadenze.
Comprensione delle differenze culturali tra le imprese cinesi e occidentali, con la capacità di colmare efficacemente il divario comunicativo tra la sede centrale e i team locali.