Material Management Office Manager

4 settimane fa

Varese VA, Italia Arethusa A tempo pieno

Innovative Italian Medtech Company

The Office Manager will report directly to the Chief Executive Officer and will support the team in office management related activities while also assisting the entire management team on broader administrative tasks.
Contribute to the activities related to projects funded through grants, ensuring the timely preparation of all required administrative documentation;
Contribute to recruitment and onboarding processes, overseeing related administrative duties and ensuring timely support for employees’ office management needs;
Support the Quality department in uploading and updating documents in the QMS software;
Coordinate and track contracts, NDAs and price negotiations with office vendors and service providers;
Collaborate in the digital and physical archiving of all documentation within their area of responsibility, ensuring proper organization, accessibility, and compliance with company procedures;
Prepare delivery notes and accompanying shipping documents for materials sent to Italian and international suppliers and customers;
Complete and maintain regulatory registers (alcohol and waste) and ensure timely submission of the related documentation to the relevant authorities;
Support and coordinate activities related to Board of Directors and Shareholders meetings, including preparation or collection of required documentation pre and post-meetings;
Manage the incoming calls, the reception of clients and guests and the internal communication flows.

Proven experience (minimum 5-year) as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant. Knowledge of Office Manager responsibilities, systems and procedures;
Excellent English & Italian written and verbal communication skills;
Proficiency in Office (Excel and Powerpoint, in particular) or Mac Keynote.

  • Revenue Management Manager

    2 giorni fa

    Varese (VA), Italia Gruppo UNA S.p.A. A tempo pieno

    UNA Italian Hospitality è la più grande catena alberghiera italiana attiva in Italia con 59 hotel, resort e residence distribuiti in 30 destinazioni e sta attualmente ricercando una persona da inserire, nel ruolo di Revenue Manager per un inserimento all'interno della nostra sede di Milano (MI). Nel ruolo di REVENUE MANAGER, la Risorsa contribuirà a:...

  • Office Manager

    7 giorni fa

    Varese, Italia Manpower Mp Perm Cons Lomb Orien A tempo pieno

    Azienda Farmaceutica Manpower Permanent Professional, società di headhunting specializzata in profili di Middle Management, è attualmente alla ricerca per conto di un cliente di un/una:Management & Operations AssistantIl ruolo garantisce il corretto funzionamento della filiale italiana, combinando un supporto amministrativo di alto livello con attività...

  • EA / Office Manager

    1 settimana fa

    Varese (VA), Italia Joss Search A tempo pieno

    About the Role: A unique and prestigious opportunity has arisen for a high-calibre Executive Assistant & Office Manager to join the newly established Milan office of a world-renowned private equity firm, supporting both a globally active Co-Founder (UHNWI) and a local Principal." The role requires an experienced, discreet, and solutions-oriented individual...

  • Categorie Protette

    2 settimane fa

    Varese (VA), Italia Energy Dome A tempo pieno

    Energy Dome è un'azienda innovativa nel settore dell'energia, impegnata nello sviluppo di soluzioni all'avanguardia per lo stoccaggio dell'energia. Il nostro team è composto da professionisti di talento provenienti da tutto il mondo, uniti dalla passione per la sostenibilità e l'innovazione. Se vuoi far parte di un ambiente dinamico e internazionale,...

  • Project Manager, Data Management

    2 settimane fa

    Varese (VA), Italia 24ORE Business School A tempo pieno

    Learning Project Manager Per il ruolo di Learning Project Manager, cerchiamo una persona che abbia voglia di costruire con noi il presente e il futuro della formazione. Come parte del team di Prodotto di 24ORE Business School, supporterai il management nella pianificazione, coordinamento e monitoraggio delle attività legate alla realizzazione di master e...

  • Assistente Amministrativo e Office Manager

    1 settimana fa

    Varese (VA), Italia Pro-Keds 1949 A tempo pieno

    Chi siamo – Pro Keds 1949 PRO-KEDS, la rinascita di una leggenda. Nel panorama delle sneakers iconiche, poche storie sono affascinanti e ricche quanto quella di PRO-KEDS, un marchio nato a Boston nel 1949 come parte della US Rubber Company. Da allora, queste calzature sono diventate un simbolo di eccellenza sportiva e un'icona della cultura streetwear....

  • Program Manager Material

    3 giorni fa

    Varese, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Talent Solutions, partner di una delle più prestigiose realt internazionali nel settore aerospaziale, ricerca un* Program Manager Material &, MRO Questa posizione è strategica all'interno del servizio Materiali e si occuper di coordinare e supportare il processo end-to-end di una Linea di Business/Programma, garantendo la gestione efficace della domanda di...

  • Responsabile Gestione Materiali

    3 giorni fa

    Varese, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Il nostro cliente, multinazionale leader nel settore Aerospazio e Difesa nonché principale realt industriale italiana, nell'ottica di un potenziamento ci ha incaricato di ricercare un/a: Responsabile del Wire Harnesses Material Management Il/la responsabile del Wire Harnesses Material Management ha la responsabilit di garantire la disponibilit dei cablaggi...

  • Manager - Financial Risk Management

    2 giorni fa

    Varese (VA), Italia Protiviti Italia A tempo pieno

    Chi siamo Siamo un Gruppo multinazionale di consulenza direzionale, leader nell’analisi e progettazione di modelli di Governance, Organizzazione e Controllo. Aiutiamo i nostri clienti a esplorare nuove opportunità di sviluppo e di crescita del valore, identificando i rischi e definendo le migliori strategie di gestione e di controllo. Abbiamo una presenza...

  • Manager - Risk Management - Insurance

    1 settimana fa

    Varese (VA), Italia Protiviti Italia A tempo pieno

    Chi siamo Siamo un Gruppo multinazionale di consulenza direzionale, leader nell'analisi e progettazione di modelli di Governance, Organizzazione e Controllo. Aiutiamo i nostri clienti a esplorare nuove opportunità di sviluppo e crescita del valore, identificando i rischi e definendo le migliori strategie di gestione e controllo. Abbiamo una presenza...