Office Manager con spagnolo e inglese

CESVI è un'organizzazione umanitaria italiana, laica e indipendente, fondata nel 1985 a Bergamo. CESVI opera in 4 continenti con progetti di emergenza, ricostruzione e sviluppo a favore delle popolazioni locali. La collaborazione inizierà a ottobre 2026. Sede di lavoro principale Bergamo, con possibilità di utilizzare anche l'ufficio di Milano. L' Area Administrative Coordinator è inserito/a nella Programmes Support Unit, sotto la supervisione della responsabile di unità e in stretto coordinamento con le risorse operanti in HQ e all’estero. L' Area Administrative Coordinator ha lo scopo di coordinare e supervisionare la gestione amministrativa / finanziaria e la rendicontazione dei progetti all’estero. Supportare i team all’estero nella predisposizione dello sharing costs plan per i Paesi assegnati. Inoltre segue la chiusura contabile dei progetti oggetto di monitoraggio amministrativo e finanziario per il bilancio e per le fasi di budgeting e forecasting. Attività assegnate all/alla Area Administrative Coordinator Redazione corretta e tempestiva della rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del Donor, elaborazione dei rapporti finanziari finali, revisione della contabilità dei progetti affidati. Collaborare con l'Area Manager/Regional Manager nella predisposizione di nuove proposte progettuali per quanto riguarda la componente di budgeting; Controllo della gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati. Monitoraggio e applicazione delle procedure amministrative dell'organizzazione e dei donatori. Quadratura e controllo dati contabili, estratti conto, situazioni ed analisi contabili destinati all’elaborazione di situazioni periodiche e di bilancio (processo interno di controlling) Preparazione e supporto audit esterni. Formazione del personale amministrativo espatriato o nazionale su strumenti, formati e processi applicati dall'organizzazione per contabilità e rendicontazione Su indicazione del proprio referente esegue missioni nelle sedi estere per: monitoraggio attività amministrative preparazione audit in loco apertura o chiusura di uffici amministrativi copertura assenze amministratori locali Laurea in discipline economiche Esperienza di almeno 3 anni nella rendicontazione di progetti all’estero Conoscenza procedure e rendicontazione dei principali donatori nazionali e internazionali Esperienza pregressa nell'uso di sistemi contabili Capacità nella predisposizione di budget di progetto oltre che nella lettura e aggiornamento di BFU (Budget Follow Up) Competenze nella redazione di reportistica finanziaria Disponibilità a fare missioni frequenti all’estero nei paesi assegnati Ottima conoscenza dei sistemi informatici Office (in particolare Excel e Outlook) Conoscenza fluente della lingua inglese e spagnola (scritta e parlata) Gradita conoscenza del PCM (Project Cycle Management) Gradita pregressa esperienza nella gestione di audit Conoscenza dei programmi Sharepoint, NAV (Microsoft Business Central) e NP Square CESVI ha un approccio di tolleranza zero nei confronti di qualsiasi danno o sfruttamento di un minore o di un adulto vulnerabile da parte del nostro personale, rappresentanti o partner. L’impegno di CESVI a essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di reclutamento del personale che include controlli meticolosi, come controlli sui casellari giudiziari o la divulgazione delle condanne precedenti, per garantire che i minori e le persone vulnerabili siano salvaguardati e gli abusi siano prevenuti. Cesvi presta particolare attenzione alla salvaguardia della salute di tutte le risorse umane dell'Organizzazione e dunque a tutela del collaboratore è prevista, prima della partenza, la valutazione di idoneità alla posizione per ciascuna missione. In caso di missione : Assicurazione, copertura costi di viaggio e alloggio, indennità di missione #