Segretario

Executive Assistant & Office Coordinator (Part-time)Chi siamo Siamo un gruppo di giovani imprenditori che opera nel mondo del digital, del marketing e delle startup. La nostra sede è una villa indipendente con piscina in zona Grottarossa (vicino all’Ospedale Sant’Andrea), ambiente informale ma molto professionale, età media intorno ai 30 anni, caffè sempre disponibile e tanta voglia di crescere. Ruolo Stiamo cercando una figura di segreteria, nello specifico Executive Assistant & Office Coordinator, che supporti il CEO nelle attività quotidiane e nella gestione dell’ufficio, in modalità part-time mattina (4h al giorno) dalle 9 alle 13 . La figura si occuperà della gestione operativa dell’agenda del CEO, dell’organizzazione di appuntamenti e riunioni, del coordinamento logistico delle trasferte di dipendenti, collaboratori e clienti del gruppo, della gestione quotidiana dell’ufficio e dei fornitori di servizi, nonché di attività di supporto amministrativo di base e di coordinamento interno, al fine di ottimizzare il tempo del CEO e il funzionamento delle attività.Responsabilità principali Agenda & segreteria direzionale Gestione e pianificazione dell’agenda del CEO (call, meeting interni/esterni, appuntamenti). Organizzazione e invio inviti calendario, promemoria ai partecipanti. Raccolta documenti e materiali necessari per le riunioni. Brevi follow-up post meeting (note operative, reminder attività). Organizzazione viaggi & trasferte Coordinamento logistico di spostamenti per CEO, dipendenti, collaboratori e clienti. Prenotazione di voli/treni, hotel, transfer e gestione cambi/variazioni. Supporto logistico per ospiti e clienti in visita in sede. Office & facilities management Gestione quotidiana dell’ufficio: spazi comuni, sale riunioni, postazioni. Rapporti con fornitori (pulizie, manutenzione, utenze, internet, cancelleria, ecc.). Piccoli acquisti operativi (cancelleria, materiali per ufficio, acqua/caffè/snack). Supporto amministrativo di base Raccolta e archiviazione documenti (digitali e cartacei). Monitoraggio di semplici scadenze operative (abbonamenti, servizi, ecc.). Supporto nella preparazione di documenti standard (lettere, comunicazioni, ecc.). Coordinamento interno Supporto nell’onboarding pratico di nuove risorse (postazione, accessi, info base). Coordinamento operativo di riunioni interne ed eventi in sede. Requisiti Preferibile esperienza pregressa in ruoli di segreteria direzionale / executive assistant / office manager (anche in piccole realtà o startup). Possesso di partita iva o disponibilità ad aprirla. Ottime capacità organizzative, gestione delle priorità e attenzione ai dettagli. Abitudine a lavorare a contatto diretto con imprenditori/manager. Buona dimestichezza con Google Workspace (email, calendari, documenti, fogli di calcolo). Italiano fluente; la conoscenza dell’inglese è considerata un plus. Attitudine proattiva, riservatezza, affidabilità e problem solving. Cosa offriamo Orario : part-time 4 ore al giorno , la mattina (dal lunedì al venerdì), dalle 9:30 alle 13:30 Possibilità di Smart working Sede : villa indipendente con piscina in zona Grottarossa (Roma) , vicino all’Ospedale Sant’Andrea. Ambiente : contesto giovane, dinamico, startupper, età media ~30 anni, clima informale ma orientato ai risultati, caffè gratis e forte spirito di team. Forma contrattuale : compenso lordo di 1.000€ al mese per il part-time indicato. Come candidarsi Se pensi che questo ruolo faccia per te, invia: il tuo CV aggiornato un breve messaggio di presentazione in cui ci racconti perché ti vedi bene in un ruolo di supporto al CEO in un contesto startup tramite candidatura diretta su LinkedIn.