Assistente di direzione

Chi cerchiamo Cerchiamo una persona estremamente organizzata, proattiva e affidabile che supporti direttamente il CEO e la C-suite nella gestione quotidiana, amministrativa e operativa. Il ruolo unisce executive support , coordinamento con consulenti , gestione scadenze e processi e reporting . Obiettivo: liberare tempo al CEO e la C-suite e far sì che nulla vada perso tra task, scadenze, comunicazioni e pratiche. Responsabilità MUST HAVE 1) Sistema di task, reminder e follow-up Creare e mantenere un unico sistema per tutte le attività aperte (priorità, owner, scadenze). Fare reminder quotidiani al CEO e la C-suite sulle cose in sospeso e su ciò che va sbloccato. Follow-up attivo: se un task non si chiude, capire perché (blocco / info mancante / delega) e portare una soluzione. 2) Calendario, meeting e preparazione materiali Gestire il calendario del CEO (pianificazione, priorità, buffer, conflitti, spostamenti). Preparare agenda e obiettivi delle riunioni; coordinare materiali necessari. Dopo i meeting: action list con “chi fa cosa entro quando” follow-up. Supporto operativo su presentazioni (Slides/PowerPoint), documenti e comunicazioni. 3) Comunicazioni: cosa dire, quando dirlo, a chi (e non dimenticarlo) Tenere traccia delle comunicazioni da fare (team / clienti / partner / fornitori / enti). Preparare bozze o template quando utile e gestire solleciti/follow-up. Assicurare chiusura dei thread aperti (risposte, conferme, next step). 4) Onboarding & offboarding Gestire onboarding end-to-end: checklist, account/accessi, dotazioni, comunicazioni interne, documenti. Offboarding: revoca accessi, restituzione materiali, chiusura pratiche e checklist completa. Coordinamento con consulente del lavoro/manager di settore per assunzioni, cessazioni, variazioni. 5) Amministrazione e coordinamento con consulenti Richiedere e gestire contratti (consulenti, collaboratori, fornitori) e iter di firma. Interfacciarsi con commercialisti e consulente del lavoro per documenti, scadenze, richieste. Tenere scadenziario amministrativo e documentale ordinato (archivio, naming, accessi). 6) Analytics & report settimanali (sintesi azioni) Creare e monitorare dashboard/metriche concordate (analytics, vendite, marketing, prodotto, CRM…). Individuare anomalie/insight e produrre report settimanale sintetico, utile e azionabile. Evidenziare: cosa è cambiato, cosa è urgente, cosa va deciso. 7) Permessi, registri e controllo attività ricorrenti Gestire richieste permessi/assenze (tracciamento, reminder, coordinamento). Controllo operativo di attività ricorrenti: niente deve “scappare”. Tenere registro e scadenze (approvazioni, documenti, pratiche). 8) Monitoraggio bandi e gestione documentale Monitorare bandi/opportunità secondo criteri condivisi. Coordinare comunicazioni con enti/consulenti e raccolta documentazione. Preparare checklist e garantire invii puntuali e completi. NICE TO HAVE A) Gestione email del CEO (triage leggero) Smistare email, etichettare priorità, proporre risposte e creare follow-up. Template per richieste ricorrenti. B) Gestione fornitori, abbonamenti e acquisti Richiedere preventivi, confrontare offerte, gestire rinnovi/disdette. Tenere elenco software/abbonamenti con costi e scadenze (ottimizzazione spese). Coordinare dotazioni operative (PC, accessori, SIM) soprattutto per onboarding. C) Standardizzazione processi (SOP, checklist, archivi) Creare procedure snelle di 1 pagina per attività ripetitive. Strutturare Drive/Notion/archivio documentale con naming coerente. Migliorare continuamente flussi operativi per ridurre errori e tempi morti. D) Eventi e trasferte Organizzare viaggi, trasferte, logistica riunioni esterne, eventi/conferenze. Coordinare note spese e rimborsi (se presenti). E) Reporting “manageriale” settimanale Weekly recap: risultati vs obiettivi, rischi, decisioni aperte, blocchi. Lista decisioni: cosa manca per decidere e chi deve fornire input. F) Supporto recruiting (coordinamento) Coordinare scheduling colloqui e gestione pipeline candidati. Raccolta feedback e follow-up candidati (se richiesto). G) Scadenze contrattuali e compliance leggera Scadenzario contratti/fornitori e reminder rinnovi/termini. Supporto operativo su aspetti organizzativi (senza ruoli legali/DPO). Requisiti Esperienza in ruoli simili (EA, Office/Operations, Assistente di Direzione). Eccellente organizzazione e capacità di gestire priorità e urgenze. Proattività: anticipare problemi e chiuderli. Ottima padronanza di Google Workspace / Microsoft Office (Slides/PowerPoint e Sheets/Excel). Confidenza con numeri e dashboard (lettura, sintesi, insight). Discrezione e affidabilità (informazioni sensibili). Italiano e inglese buono fluente. Plus: Notion/Asana/Trello, Slack, GA4/Looker, CRM, esperienza con bandi e consulenti del lavoro. Tipologia di contratto Determinato, 1 anno, rinnovabile, 21-25k RAL buoni pasto. Posizione full time su Pisa, 2 giorni di remote working a settimana (lunedì e venerdì).