Administrative Assistant

Siamo IZILabSiamo una startup tecnologica orientata ai dati che unisce la ricerca socio-economica, statistica e geospaziale alla consulenza strategica. Offriamo analisi, ricerche, workshop e dashboard interattive, supportando il pensiero orientato al futuro e la pianificazione strategica in ambito pubblico e privato. Nel team di IZILab, professionistə della ricerca, data scientist e consulentə strategicə collaborano, attraverso un approccio multidimensionale e innovativo basato sull’integrazione di AI, deep learning, big data, service design, foresight e design thinking. Siamo nati come laboratorio R&D e siamo parte dell’Association of Professional Futurists (APF).Cosa cerchiamoStiamo cercando una figura di Addetto/a Amministrazione e Gestione Operativa che supporti la crescita e l’organizzazione interna di IZILab, affiancando il team nella gestione amministrativa, contabile e burocratica dei progetti.Cerchiamo una persona precisa, affidabile e proattiva, capace di muoversi tra scadenze, rendicontazioni e processi amministrativi, mantenendo una visione d’insieme del funzionamento operativo della società e facilitando la collaborazione tra team, clienti e fornitori.Di cosa ti occuperaiGestione amministrativa ordinaria (fatturazione attiva e passiva, prima nota, archiviazione documentale);Supporto alle attività di rendicontazione di progetti finanziati, bandi pubblici e fondi europei/regionali;Predisposizione e gestione di contratti, incarichi professionali e documentazione di progetto;Monitoraggio di budget, flussi di cassa e scadenze amministrative;Coordinamento con commercialista e consulenti esterni per adempimenti fiscali, previdenziali e amministrativi;Gestione delle pratiche MEPA e procedure legate alla PA (ordini, contratti, documentazione);Raccolta, controllo e organizzazione dei giustificativi di spesa;Supporto alla gestione delle risorse umane dal punto di vista amministrativo (collaborazioni, contratti, note spese);Cura delle relazioni con fornitori e partner per aspetti amministrativi e pagamenti;Supporto operativo interno nella pianificazione delle attività e nel coordinamento organizzativo.Competenze specificheEsperienza minima (2–4 anni) in ambito amministrativo/contabile;Competenze di base nella gestione di fatturazione, prima nota e rendicontazione;Conoscenza dei principali strumenti di contabilità digitale e gestionali (es. Sibill, Fatture in Cloud o software analoghi);Esperienza o interesse nella gestione amministrativa di bandi e finanziamenti pubblici;Ottima capacità organizzativa e di gestione delle scadenze;Precisione, affidabilità e autonomia operativa;Buone competenze nell’uso di Excel/Google Sheets per monitoraggi finanziari e budget;Capacità comunicative e predisposizione al lavoro in team multidisciplinare;Familiarità con strumenti digitali collaborativi (Google Workspace, drive condivisi, tool di project management).Nice to haveEsperienza nella gestione amministrativa di società o startup innovative;Conoscenza di procedure MEPA e rapporti con la Pubblica Amministrazione;Esperienza nella rendicontazione di progetti europei, nazionali o regionali;Nozioni di controllo di gestione o project management;Conoscenza di aspetti fiscali per liberi professionisti e collaborazioni;Interesse verso il mondo della ricerca, dell’innovazione e dei progetti a impatto sociale.Cosa offriamoCoinvolgimento in progetti di frontiera su AI, foresight, trasformazione urbana e sociale, con focus su città, migrazione, lavoro, turismo e cultura;Ambiente di lavoro ibrido (sede a Roma, apertura a candidature da tutta Italia);Orari flessibili, compatibili con attività di ricerca e progettazione;Cultura aperta, etica e orientata alla collaborazione e alla crescita;Attenzione al benessere personale e allo sviluppo professionale;Momenti di confronto e team-building;Inserimento part-time con possibilità di crescita interna;RAL commisurata all’esperienza e al profilo.In cosa crediamoCrediamo in un modello di impresa che va oltre il profitto: un ecosistema capace di generare valore diffuso, promuovere conoscenza condivisa e produrre impatto reale, orientato al futuro delle persone, delle organizzazioni e dei territori.Responsabilità: adottiamo un approccio etico alla gestione delle risorse, dei dati e dei processi amministrativi;Fiducia: operiamo con metodi trasparenti, accurati e verificabili;Sostenibilità: integriamo equità economica, attenzione sociale e consapevolezza ambientale nelle nostre scelte quotidiane.Per candidarsiProcedere tramite candidatura via LinkedIn oppure inviare CV a: amministrazione@izilab.it