Vhernier - Personal Assistant

7 giorni fa

Milan, Italia Richemont A tempo pieno

Vhernier – Personal Assistant

Vhernier is a Maison of innovative design jewellery sculptured in pure Milanese elegance. Since its earliest prototypes in mid-1980s, Vhernier has been designing jewellery with an unmistakable style, whose beauty and value are rooted in passionate craftsmanship using the finest materials. To give body to its aesthetic vision, Vhernier creates new forms, uses unusual materials, and develops distinctive crafting techniques. Vhernier jewellery is sold in seventeen mono-brand boutiques in key cities of the world, including Milan, Rome, Geneva, Paris, New York, Miami, Beverly Hills, Dubai, and through a network of selected and prestigious multi-brand retailers worldwide.

De Vecchi, founded in 1935 in Milan by Piero de Vecchi, is an Italian silversmith designer recognized for its unique contemporary design. De Vecchi creates design products for home and jewellery. As of today, the business is small and underdeveloped. The company has one showroom in Milano and partly distributes its products through the main Vhernier boutiques.

Reporting to the CEO, the Personal Assistant acts as the CEO’s primary point of contact with all external and internal parties.

Mainly based in Milan Office, the PA is flexible to move where requested in order to manage the agenda of the CEO and support the Executive Committee (“Exco”) with expense report management and travel organization.

The successful candidate will be confident and able to work on their own initiative, demonstrating professionalism and discretion at all times.

How will you make an impact?

  • Administrative Support
  • Manage administrative duties requiring the use of independent judgment and initiative
  • Screen all incoming phone calls, inquiries, and requests and route them accordingly
  • Deal with emails and prepare correspondence, both internal and external, on behalf of the CEO, when required
  • Organize the CEO’s agenda and schedule appointments, maintain and update the Exco's events calendar, and send reminders (such as weekly Exco meetings, monthly product meetings, etc.)
  • Greet guests and ensure meeting rooms are booked and set up
  • Maintain office systems, including data management and filing
  • Produce and edit documents, minutes, reports, and presentations
  • Coordinate travel arrangements (including accommodations and visas), prepare itineraries, plan logistics, and submit expense reports for the CEO and the Executive Committee
  • Prepare facilities for scheduled events and arrange refreshments, if required
  • Liaise with internal departments/functions, plan and organize meetings on behalf of the Executive Committee
  • Manage relationships with collaborators and suppliers
  • Maintain confidentiality of highly sensitive information and observe best business practices
  • Support with special projects where required
  • Keep up to date with the calendar of events and proactively propose their support accordingly
  • Be responsible for select personal matters (i.e., medical appointments and refunds, travel bookings, company car maintenance, appointments with any authority which may be needed to obtain work permits, VISAs, or other authorizations, keep track of critical deadlines such as issuing tax returns, etc.) and perform ad hoc tasks when required.

How will you experience success with us?

  • Significant EA/PA experience at Director level including experience of diary management and arranging travel and conference calls
  • Excellent communication skills in Italian and English; French is a plus
  • Master of Microsoft Office, especially Excel, PowerPoint, and Outlook
  • Ability to multitask in a fast-paced environment, able to plan, prioritize, and organize individual and group activities and processes
  • High resilience and composure, especially under pressure
  • Able to manage multiple conflicting deadlines, prioritizing and reprioritizing
  • Reliable and trustworthy; can keep confidential information
  • Positive and solution-oriented
  • Able to travel occasionally

What makes our group different?
Our true power does not lie in our similarities but in the rich diversity of our arts, cultures, and human skills, as well as our specific ability to foster untapped potential.

  • We value freedom, collegiality, loyalty, and solidarity
  • We foster empathy, curiosity, courage, humility, and integrity
  • We care for the world we live in

Your journey with us:

During the interview process, you will have the opportunity to meet the Talent Acquisition Manager and the senior management from Vhernier.

#J-18808-Ljbffr

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    Do you want a job with a purpose?And do you want to make healthcare safer, better and more reliable?Join our Team!Position: On Site Client AssistantCome On Site Client Assistant avrai l’opportunità di contribuire all’innovazione dei servizi sanitari in Italia; in particolare stiamo cercando una risorsa che si occuperà di attività di assistenza ed...

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    Per cliente di fama internazionale, stiamo ricercando una figura di Personal Assistant. Responsabilità principali:Gestire l'agenda dell'Executive di prima linea del CEO: gestire e mantenere aggiornate le agende e il calendario, organizzare e pianificare riunioni interne ed esterne;Organizzare viaggi di lavoro;Gestire l'intero processo relativo alle...

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    Si ricerca un Team Assistant per la sede di Milano di nostro Cliente, leader mondiale nel settore degli investimenti e consulenza medico-scientifica.Per il Manager e relativo team di riferimento, la figura si occuperà principalmente di:Supporto alle attività di routine dell’ufficio;Gestione dell'agenda esecutiva;Gestione delle comunicazioni interne ed...

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    Lavoropiù Spadivisione Fashionpiùricerca per azienda cliente, operante nel settore dell'abbigliamento Streetswear e Sportswear di target Premium, un/una Sales Assistant full time da inserire presso i punti vendita ubicati a Milano.La risorsa si occuperà di:accoglienza e fidelizzazione della clientela,vendita assistita e supporto al cliente,magazzino e...

  • Assistant Store Manager _Luxury Boutique _ Milano

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    Dettagli offerta di lavoroData :2024-12-02Disponibilità lavorativa :Full timeContratto di lavoro :Contratto a tempo determinato - in aziendaGi Group SpA, Agenzia per il Lavoro (Aut. Min. 26/11/04 Prot. n. 1101-SG) per la divisione Gi Group Fashion & Luxury, specializzata nei servizi per le risorse umane per le aziende del mondo della moda, della cosmetica,...

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    Milan, Italia adh Personal Thüringen A tempo pieno

    TeMPus Spa - Agenzia per il lavoro parte di AttalGroup, in un'ottica di potenziamento e rafforzamento dell'organico interno, si ricerca un/una:ASSISTENTE UFFICIO LEGALE - HR LEGAL ASSISTANTLa risorsa fornirà supporto ai colleghi nelle seguenti mansioni:Supporto alle filiali in materia di diritto del lavoroProcedimenti disciplinari, relazioni sindacali e...

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  • Assistant store manager _negozio multibrand pelletteria ed accessori_ milano

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  • Sales assistant part-time

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    Milan, Italia adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Per brand di valigeria ad Assago (MI) cerchiamo SALES ASSISTANT con esperienza, predisposizione alle relazioni interpersonali e al lavoro di squadra, ottime doti comunicative, standing curato, disponibilità immediata, da adibire all'accoglienza e assistenza clienti Italia/Estero assicurando un’ottima esperienza d'acquisto, sistemazione piano vendita, in...

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    Randstad HR Solutions, per conto di un’azienda leader nel settore cosmesi, ricerca una figura di Assistant Store Manager per la Boutique presso il CC Piazza Portello a Milano.Questa figura si occuperà di motivare il team e offrire a ogni singolo cliente un’esperienza di acquisto coinvolgente. Inoltre, sarai il secondo Leader dello store, pronto a...