RESPONSABILE AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE

La società gestisce una struttura alberghiera con ristorante annesso, oltre a un portafoglio di unità accessorie che comprende alcune staff house per il personale, un ufficio esterno, un immobile a uso magazzino e parcheggio e alcuni appartamenti destinati ad affitti brevi. L'ufficio amministrativo risponde direttamente al General Manager.

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Leadership e organizzazione dell'ufficio amministrativo •

È responsabile della struttura, dell'organizzazione e del coordinamento dell'ufficio amministrativo, assicurando la corretta distribuzione dei carichi di lavoro e il rispetto delle scadenze, anche nei periodi di maggiore stagionalità; •

Definisce priorità, procedure e modalità operative dell'ufficio, garantendo continuità di servizio anche in caso di assenze o picchi di attività; •

Partecipa alla selezione, formazione e valutazione delle risorse del proprio team, in collaborazione con la Direzione; •

È il referente unico della funzione amministrativa nei confronti del General Manager, a cui riporta direttamente; •

Garantisce l'aggiornamento e il rispetto delle procedure di controllo interno relative a tutte le attività amministrative e contabili della struttura. Contabilità generale, adempimenti e compliance •

Gestisce quotidianamente le attività amministrative e contabili di tutte le unità della società (hotel, ristorante, staff house, ufficio esterno, magazzino/parcheggio, appartamenti in affitto breve); •

Coordina i rapporti con lo studio commercialista, banche, fornitori e altri interlocutori esterni, predisponendo e trasmettendo la documentazione necessaria alla corretta tenuta della contabilità; •

Garantisce il rispetto delle scadenze fiscali, amministrative e contrattuali, in collaborazione con i consulenti di riferimento; •

Gestisce il ciclo attivo e passivo (fatturazione, incassi, pagamenti fornitori, autorizzazioni, corretta imputazione dei costi), assicurando i controlli e le riconciliazioni tra incassi, pagamenti, fatturazione e registrazioni contabili; •

Monitora quotidianamente i flussi di cassa e bancari, predisponendo e aggiornando lo scadenziario amministrativo e finanziario della struttura; •

Collabora alla predisposizione della documentazione necessaria per audit, controlli e verifiche fiscali e amministrative; •

Garantisce la corretta gestione, archiviazione e riservatezza di tutta la documentazione amministrativa, contabile, economica e finanziaria. Contabilità industriale e controllo di gestione •

Predispone ed è responsabile della contabilità industriale della struttura, con rilevazione e analisi dei costi per centro di costo/reparto (rooms, F&B, altre unità); •

È responsabile della predisposizione, gestione e controllo del budget annuale e dei forecast infra-annuali, tenendo conto della stagionalità dei flussi (occupazione camere, coperti ristorante); •

Monitora i principali indicatori di performance economica della struttura (RevPAR, ADR, occupazione, food cost, labor cost, margine operativo per reparto), evidenziando scostamenti rispetto al budget e ai periodi precedenti; •

Predispone report periodici e dashboard gestionali su costi, ricavi, marginalità, cash flow e principali KPI economico-finanziari, a supporto delle decisioni della Direzione; •

Individua tempestivamente eventuali anomalie, inefficienze o aree di miglioramento nella gestione dei costi, proponendo interventi correttivi. Gestione del magazzino F&B •

È responsabile del controllo del magazzino F&B, attività considerata particolarmente critica in ragione dei volumi gestiti dal reparto ristorazione; •

Supervisiona il processo di approvvigionamento, ricevimento merci, valorizzazione delle rimanenze e gestione degli inventari periodici (fisici e a sistema); •

Effettua il confronto tra food cost teorico e food cost effettivo, individuando e analizzando gli scostamenti e le relative cause (sprechi, differenze di ricevimento, errori di imputazione); •

Coordina con il reparto F&B le procedure di controllo su ordini, ricevimento, consumo e fatturazione, garantendo la coerenza tra magazzino e contabilità; •

Predispone report periodici sull'andamento del magazzino e del food cost, segnalando tempestivamente alla Direzione eventuali criticità. Gestione amministrativa del patrimonio immobiliare e delle unità accessorie •

Gestisce dal punto di vista amministrativo e contabile gli asset accessori della società: le staff house, l'ufficio esterno e l'immobile a uso magazzino/parcheggio (utenze, contratti di manutenzione, assicurazioni, adempimenti); •

È responsabile della gestione amministrativa degli appartamenti di lusso destinati ad affitti brevi, incluse la riconciliazione degli incass