Office & Operations Assistant – Categorie Protette L.68/99

Bologna - L.68/99 Art.1

Se i requisiti e l'esperienza richiesti per questo lavoro corrispondono alle sue competenze, la preghiamo di candidarsi tempestivamente.

La tua nuova azienda Per una solida realtà multinazionale operante nel settore Engineering & Industrial Solutions, ricerchiamo una figura organizzata, precisa e proattiva da inserire presso la sede di Bologna. L'azienda opera in un contesto internazionale e strutturato, caratterizzato da processi consolidati e da una forte collaborazione tra le diverse funzioni aziendali. La risorsa entrerà a far parte di un ambiente dinamico, con l'opportunità di interfacciarsi quotidianamente con interlocutori interni ed esterni, nonché con la casa madre estera.

Il tuo nuovo ruolo A diretto riporto del M.SYS & HR Manager, ricoprirai un ruolo trasversale di supporto organizzativo, amministrativo e operativo, contribuendo al corretto funzionamento delle attività del dipartimento e collaborando con le diverse funzioni aziendali. Tra le principali attività: Sistemi di Gestione, Reporting e Compliance Monitoraggio ed estrazione di report, statistiche e database Excel relativi alle attività aziendali, ai consumi e agli indicatori di performance;

Aggiornamento egestione della documentazione relativa ai sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza ed Energia;

Collaborazione con il team M.SYS locale e con la casa madre per la gestione delle attività e delle comunicazioni operative;

Supporto nell'implementazione e nel mantenimento delle certificazioni aziendali e delle procedure interne;

Supporto alle attività legate alla conformità normativa e alla gestione documentale in ambito GDPR;

Organizzazione e preparazione della documentazione necessaria per audit interni ed esterni;

Supporto alla gestione degli audit presso la sede e coordinamento delle attività preparatorie per audit presso filiali e sedi operative;

Collaborazione durante audit di certificazione e verifiche ispettive, assicurando la raccolta e l'aggiornamento delle informazioni richieste;

Supporto al management durante visite di enti certificatori, auditor esterni e autorità competenti;

Interfaccia coni diversi dipartimenti aziendali per il monitoraggio delle attività e delle scadenze collegate ai sistemi di gestione;

Gestione delle comunicazioni quotidiane con la casa madre e con le altre società del gruppo per tematiche organizzative e documentali. Gestione Operativa e Coordinamento Supporto nella gestione di eventuali criticità operative con fornitori e funzioni aziendali (logistica, amministrazione, commerciale, facility, service e customer support);

Coordinamento delle attività amministrative e organizzative a supporto dei diversi dipartimenti;

Gestione e monitoraggio della flotta aziendale (auto e veicoli commerciali), fungendo da punto di riferimento per colleghi e fornitori;

Supporto nell'aggiornamento della documentazione relativa alla formazione, alle abilitazioni professionali e alle autorizzazioni del personale;

Monitoraggio delle scadenze documentali e raccolta della documentazione necessaria per il corretto svolgimento delle attività aziendali;

Organizzazione,archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale sia in formato digitale sia cartaceo;

Gestione delle attività di back office e segreteria organizzativa del dipartimento;

Predisposizionedi presentazioni, report e documentazione a supporto del management;

Supporto nelle comunicazioni quotidiane con interlocutori interni ed esterni;

Collaborazione con il team HR e con le altre funzioni aziendali per garantire l'aggiornamento delle informazioni e il corretto svolgimento dei processi interni.

Di cosa hai bisogno per aver successo Iscrizione alle liste delle Categorie Protette (L.68/99 Art. 1);

Diploma o Laurea;

Esperienza pregressa in ruoli di Back Office, Office Assistant, Assistente di Direzione, Segreteria Organizzativa, Executive Assistant o ruoli amministrativo-organizzativi analoghi;

Esperienza maturata all'interno di contesti aziendali strutturati o multinazionali;

Ottima conoscenza del pacchetto Office, con particolare riferimento a Excel;

Buona conoscenza della lingua inglese;

Capacità di gestione documentale, organizzazione delle attività e monitoraggio delle scadenze;

Ottime capacitàorganizzative e di coordinamento;

Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio;

Buone capacità comunicative e relazionali;

Attitudine al problem solving e alla gestione di attività trasversali;

Capacità di lavorare efficacemente sia in autonomia sia in team;

Disponibilità aoccasionali trasferte sul territorio nazionale.

Cosa avrai in cambio RAL: 27.000 € – 35.000 € 2 giorni di smart working a settimana Buoni pasto da 7