Executive Support

UNIMATIC è alla ricerca di un/una Executive Support & Operations Coordinator da inserire nel proprio team presso la sede di Milano.

Se pensa di essere il profilo ideale per la seguente opportunità, si candidi dopo aver letto la descrizione completa.

La figura avrà un ruolo trasversale a supporto della Direzione e dei diversi reparti aziendali, contribuendo al coordinamento delle attività operative, organizzative e di back office e garantendo un flusso di lavoro efficiente tra team interni, collaboratori e partner esterni.

Il ruolo prevede inoltre attività di supporto grafico operativo, per le quali è richiesta una buona padronanza dei principali strumenti della Adobe Creative Suite.

Responsabilità principali

• Supporto alla Direzione nelle attività quotidiane, con l'obiettivo di ottimizzare le comunicazioni interne, il flusso operativo e le attività di back office aziendale.
• Gestione e organizzazione di agende, appuntamenti, eventi e viaggi di lavoro.
• Coordinamento delle attività organizzative relative a meeting e appuntamenti aziendali.
• Supervisione dell'ordine e della preparazione della sala riunioni, inclusa la gestione delle eventuali forniture necessarie.
• Gestione e filtraggio delle comunicazioni con partner, collaboratori e potenziali contatti esterni.
• Monitoraggio delle caselle di posta elettronica di riferimento, con particolare attenzione alle comunicazioni relative a progetti attivi o in fase di sviluppo.
• Archiviazione e organizzazione, sia digitale sia cartacea, della documentazione rilevante per l'azienda.
• Gestione, organizzazione e aggiornamento dei contatti aziendali e dei database sulle piattaforme utilizzate internamente.
• Creazione, gestione e aggiornamento di database, tabelle, report e file operativi tramite Apple Numbers, con capacità di organizzare e strutturare i dati in modo chiaro e funzionale.
• Aggiornamento periodico delle schede e della documentazione relativa ai progetti speciali in fase di sviluppo.
• Coordinamento delle task condivise, monitoraggio delle scadenze e gestione dei reminder relativi alle attività giornaliere e settimanali.
• Supporto nel follow-up delle attività assegnate ai diversi interlocutori interni ed esterni.
• Sviluppo, formalizzazione e aggiornamento di procedure e protocolli operativi interni, con l'obiettivo di rendere i processi aziendali più efficienti e strutturati.
• Preparazione, aggiornamento e adattamento di presentazioni, documenti e materiali aziendali.
• Supporto operativo nella gestione e nell'adattamento di materiali grafici e visuali, destinati a presentazioni, progetti speciali, comunicazioni interne ed esterne e altre esigenze aziendali.
• Utilizzo della Adobe Creative Suite, in particolare:
• Photoshop per modifica, adattamento e ritocco di immagini, scontorni e preparazione di contenuti;
• Illustrator per gestione e modifica di elementi grafici e file vettoriali;
• InDesign per impaginazione e aggiornamento di presentazioni, documenti, cataloghi, brochure e materiali editoriali.
• Interfaccia operativa con i diversi reparti aziendali e con fornitori e partner esterni per garantire il corretto avanzamento delle attività.

Requisiti – Profilo ideale

• Ottime capacità organizzative, gestionali e di coordinamento.
• Precisione, attenzione al dettaglio e capacità di lavorare con metodo.
• Capacità di individuare e gestire le priorità, sia nelle comunicazioni sia nei progetti.
• Ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
• Buona padronanza del pacchetto Microsoft Office e degli strumenti Apple, con particolare riferimento ad Apple Numbers, Pages e Keynote.
• Buona conoscenza di Numbers per Mac, con capacità di creare e gestire fogli di lavoro, database, tabelle, filtri, formule e organizzazione strutturata dei dati.
• Buona conoscenza dei principali strumenti digitali di lavoro, archiviazione e collaborazione.
• Buona padronanza della Adobe Creative Suite, in particolare Photoshop, Illustrator e InDesign, con capacità di intervenire autonomamente su materiali grafici esistenti e realizzare semplici elaborati a supporto delle esigenze aziendali.
• Forte senso di responsabilità, affidabilità e riservatezza.
• Approccio proattivo e orientato alla risoluzione dei problemi.
• Capacità di adattarsi rapidamente a contesti, interlocutori e priorità differenti.
• Capacità di lavorare in autonomia, mantenendo al tempo stesso un costante coordinamento con il team.
• Attitudine a gestire contemporaneamente attività operative, organizzative e relazionali.
• Buone capacità comunicative e predisposizione a interfacciarsi con interlocutori interni ed esterni. xlwpduy

Sede di lavoro: Milano

Tipologia di inserimento: Stage curriculare o extracurriculare.

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