Istruttore amministrativo – Servizi all’utenza e controllo dei servizi

Settore: amministrazione

Orario di lavoro: Tempo pieno

Contratto: Somministrazione

Luogo di lavoro: Padova

Il nostro Cliente
- casa di riposo pubblica (IPAB) che fornisce assistenza sociosanitaria a persone anziane e non autosufficienti
- ricerca un Istruttore Amministrativo addetto al Gestione degli ingressi e della lista d'attesa

Una delle principali aree di attività riguarda la gestione amministrativa e organizzativa del percorso di ingresso degli ospiti. La figura individuata curerà il primo contatto con gli utenti e i familiari, fornendo le informazioni relative ai servizi dell'Istituto e alla documentazione necessaria; collaborerà all'organizzazione dei colloqui pre-ingresso; provvederà alla raccolta e alla verifica della documentazione e all'inserimento e aggiornamento dei dati nei sistemi gestionali dell'Ente, compreso CBA. Particolare rilievo assume il presidio continuativo della lista d'attesa. La posizione prevede la verifica del Registro Unico di Residenzialità (RUR) e degli ulteriori strumenti utilizzati dall'Istituto, il costante aggiornamento dello stato delle candidature, il monitoraggio dell'avvenuto contatto con utenti e familiari e la verifica dello stato di avanzamento delle singole pratiche e della relativa documentazione. L'attività sarà svolta in stretto raccordo con gli Assistenti Sociali e con i referenti dei nuclei, al fine di garantire una tempestiva organizzazione degli ingressi e di supportare l'individuazione dei possibili inserimenti in relazione ai posti letto disponibili e alle caratteristiche degli utenti. Restano di competenza delle professionalità preposte le valutazioni di natura sociale, sanitaria e assistenziale. Alla figura amministrativa compete il presidio del processo sotto il profilo organizzativo e procedurale, con particolare attenzione alla prevenzione di ritardi derivanti da mancati contatto, documentazione incompleta, mancato aggiornamento delle pratiche o assenza dei necessari solleciti. L'attività è finalizzata anche a concorrere al mantenimento di un elevato tasso di occupazione della struttura, attraverso una gestione sistematica, tempestiva e proattiva della lista d'attesa e delle procedure di ingresso.

Controllo dei servizi esternalizzati

La seconda principale area di attività riguarda il monitoraggio operativo dei servizi affidati a soggetti esterni. La posizione prevede, in particolare, attività di controllo riferite ai servizi di pulizia, ristorazione, lava-nolo e guardaroba e ai servizi socio-assistenziali affidati a cooperative, oltre ad eventuali ulteriori servizi che potranno essere ricondotti alla funzione. L'attività comprende la verifica del regolare svolgimento dei servizi, il controllo della conformità alle procedure e alle indicazioni organizzative dell'Istituto, la rilevazione e la documentazione di anomalie e non conformità, nonché la gestione dei rapporti operativi con i referenti delle ditte affidatarie. La figura dovrà assicurare il monitoraggio delle criticità rilevate sino alla loro definizione, richiedendo, ove necessario, l'adozione di interventi correttivi e verificandone la concreta attuazione. Fornirà, inoltre, supporto nella gestione delle contestazioni e degli adempimenti conseguenti, nonché nell'eventuale applicazione delle penali contrattualmente previste, nel rispetto delle attribuzioni proprie del RUP, del DEC e degli ulteriori soggetti coinvolti nella fase di esecuzione dei contratti. È richiesto un sistematico monitoraggio delle problematiche rilevate, accompagnato da una puntuale rendicontazione sull'andamento dei servizi e sull'esito degli interventi intrapresi.

Gestione del servizio guardaroba e lava-nolo

La posizione comprende il presidio diretto del servizio di guardaroba e lava-nolo, attività di particolare rilevanza in considerazione del suo impatto sulla qualità percepita dagli ospiti e dai familiari. Le attività comprendono la gestione dei rapporti con il referente della ditta affidataria, la presa in carico delle segnalazioni provenienti dai nuclei, il controllo delle consegne, il monitoraggio delle anomalie relative alla gestione dei capi, la verifica della documentazione riferita al servizio, l'effettuazione di controlli a campione sulle quantità consegnate e la predisposizione degli ordini periodici. Particolare attenzione dovrà essere assicurata alla tempestiva presa in carico delle problematiche rappresentate da ospiti, familiari e reparti, nonché alla successiva verifica della loro effettiva risoluzione.

Attività amministrative trasversali

La posizione comprende, inoltre, lo svolgimento di istruttorie e attività amministrative di carattere trasversale.

• Nell'ambito della gestione dei reclami, la figura provvederà alla raccolta delle informazioni e della documentazione necessarie, all'acquisizione dei riscontri da parte dei servizi interessati e alla ricostruzione degli e