Specialista amministrazione e affari generali

Sede: Paderno Dugnano (Milano) | Full-time, tempo indeterminato

Esperienza: 3–5 anni | RAL: €27.000–€40.000, in base a competenze ed esperienza

Administration & Business Process Specialist | ERP e AI

Sede: Paderno Dugnano (Milano) | Full-time, tempo indeterminato

Esperienza: 3–5 anni | RAL: €27.000–€40.000, in base a competenze ed esperienza

Chi siamo

Krillmat è una startup italiana impegnata nello sviluppo di materiali innovativi e sostenibili. Siamo una realtà industriale snella e in crescita, nella quale le persone contribuiscono direttamente a costruire processi e strumenti di lavoro. Crediamo nell’utilizzo concreto dell’intelligenza artificiale e dell’automazione per migliorare le attività quotidiane, lasciado alle persone il tempo di dedicarsi ad attività a maggior valore.

Il ruolo

Cerchiamo una persona con 3–5 anni di esperienza che gestisca l’operatività amministrativa e il coordinamento degli affari generali, lavorando a stretto contatto con la Direzione. La posizione non prevede collaboratori diretti e richiede precisione, iniziativa e disponibilità a seguire personalmente attività diverse.

Oltre al presidio dell’ amministrazione quotidiana, il candidato dovrà trasformare le attività manuali in processi digitali, automatizzati e gestiti con l’AI, costruendo procedure e strumenti per il controllo di gestione e seguendo l’implementazione di un ERP.

Attività da presidiare e trasformare

Amministrazione e contabilità operativa

• Gestire anagrafiche, fatturazione attiva anche estera e intracomunitaria, SDI, note di credito, ordini e controllo della corrispondenza tra ordine, DDT e fattura.
• Curare prima nota operativa, note spese, carte aziendali e scadenziari; controllare incassi e pagamenti, sollecitare i crediti e fornire allo studio i documenti per le registrazioni e le riconciliazioni contabili.
• Preparare e inserire i pagamenti secondo le procedure aziendali, sottoponendoli all’autorizzazione prevista; segnalare tempestivamente anomalie e scadenze.
• Preparare e trasmettere allo studio i documenti e i prospetti di supporto alle chiusure e agli adempimenti fiscali; verificare completezza dei dati e risolvere le anomalie documentali.

Acquisti e affari generali

• Seguire gli ordini aziendali, ricercare fornitori, confrontare offerte e gestire trattative operative entro le deleghe concordate; curare contestazioni e rapporti con i fornitori.
• Gestire scadenze contrattuali, locazione dello stabilimento, assicurazioni, PEC, comunicazioni ufficiali e archivi, raccordandosi con Direzione, broker, legali e notai.
• Coordinare forniture quotidiane, servizi di sede, parco auto, carburante e Telepass, scadenze delle manutenzioni e fornitori tecnici, con i referenti interni competenti.

Personale e coordinamento specialistico

• Raccogliere la documentazione dei nuovi assunti, verificare presenze, ferie, trasferte e straordinari; predisporre distinte dei fondi pensione e controllare i dati dei cedolini con il consulente del lavoro.
• Organizzare documenti, scadenze e incontri relativi a sicurezza, DVR, azioni correttive, visite mediche e formazione, in raccordo con RSPP e referenti competenti.
• Curare il coordinamento documentale delle procedure ambientali e degli audit ISO 14001, raccogliere i dati per la carbon footprint e predisporre il report semestrale ESG con il supporto dei referenti tecnici.
• Predisporre fascicoli e bozze dei verbali del CdA per revisione e approvazione; raccogliere e organizzare i giustificativi amministrativo-contabili per bandi e finanziamenti agevolati.

Costruzione dei processi ERP e AI

• Disegnare procedure, responsabilità, codifiche e controlli per alimentare il controllo di gestione; seguire l’ERP dalla raccolta dei requisiti alla configurazione con il fornitore, migrazione dei dati, test e adozione interna.
• Individuare, valutare e utilizzare tecnologie disponibili sul mercato per trasformare progressivamente tutte le attività operative manuali in flussi gestiti con AI e automazioni. Realizzare soluzioni concrete, misurarne efficacia e affidabilità e gestire controlli, eccezioni e approvazioni.

Chi cerchiamo

• 3–5 anni di esperienza in amministrazione, processi aziendali o consulenza, con capacità di gestire personalmente l’operatività e portare le soluzioni fino all’utilizzo quotidiano.
• Buone basi amministrative e contabili, conoscenza del ciclo attivo e passivo e capacità di tradurre le esigenze del controllo di gestione in procedure, dati e strumenti, collaborando con lo studio esterno.
• Ottima conoscenza dell’inglese, scritto e parlato; padronanza di Excel e strumenti digitali, capacità pratica di usare AI e automazioni e di contribuire all’implementazion