Operations & Business Assistant (m/w/d)

Die Rolle

Volt LogIQ®, eine schnell wachsende Startup Innovativa mit internationaler Präsenz in Europa, China, den USA und den VAE, sucht einen Operations & AI Business Assistant zur Unterstützung unseres operativen Geschäfts am Standort Bozen.

Du arbeitest nicht einfach im Backoffice – du gestaltest mit. Bei uns bedeutet Operations: KI-Tools im Alltag einsetzen, Prozesse mitdenken und aktiv verbessern. Du koordinierst administrative Abläufe, unterstützt unser Sales-Team und hältst die Fäden zu unserem internationalen Team zusammen.

Das Besondere:

Du nutzt dieselbe KI-Technologie, die wir unseren Kunden verkaufen. Identifiziere repetitive Aufgaben, plane Automatisierungen, und unsere PhD-level AI Architects bauen sie für dich. So funktioniert modernes Arbeiten mit Frontier-AI-Technologie.

Standort & Flexibilität

NOI Techpark Bozen

• Arbeiten in einem der innovativsten Tech-Ökosysteme der Alpenregion
• Vollzeit Anstellung (40h/Woche)
• Flexible Arbeitszeiten mit Präsenz vor Ort
• Wöchentliche virtuelle Meetings mit internationalen Teams (Beijing, Dubai, USA)

Hauptverantwortlichkeiten

Business Operations & Administration

• Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
• Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten (Deutsch, Englisch, Italienisch)
• Koordination administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
• Eigenverantwortliches Handling von Backoffice-Themen

CRM, Sales Support & Lead Management

• Pflege und Qualitätssicherung unseres CRM-Systems (Dateneingabe, Segmentierung, Statusupdates)
• Nachverfolgung von Leads und Opportunities
• Vorbereitung und Begleitung von Vertriebsgesprächen (Unterlagen, Präsentationen, Follow-ups)
• Reporting und Auswertungen aus dem CRM als Entscheidungsgrundlage

Internationale Koordination

• Unterstützung bei Kommunikation mit unserem Beijing Office
• Organisatorische Begleitung von Projekten und Implementierungen
• Schnittstelle zwischen europäischen und asiatischen Teams

KI-Automatisierung & Prozessoptimierung

• Aktiver Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag (Texterstellung, Prozessautomatisierung)
• Mitgestaltung und Umsetzung von Workflows zur Verschlankung interner Abläufe
• Identifikation von Optimierungspotenzialen und eigenverantwortliche Umsetzung
• Botschafter:in für smarte Arbeitsweisen im eigenen Unternehmen

Erforderliche Qualifikationen

Must-have

• Sehr gutes Deutsch (C1/C2) und gutes Englisch & Italienisch
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und hohe Zuverlässigkeit
• Affinität zu digitalen Tools und echte Neugier auf Künstliche Intelligenz
• Freude an Teamarbeit und internationaler Zusammenarbeit

Nice-to-have

• Studium oder Abschluss in BWL, Wirtschaftsinformatik, International Management oder vergleichbar
• Erste Erfahrung mit CRM-Systemen (HubSpot, Salesforce o.ä.)
• Kenntnisse in gängigen KI-Tools (ChatGPT, Claude, Notion AI, Zapier)
• Erfahrung im Startup- oder Tech-Umfeld

Was wir bieten

Arbeitsumfeld:

• Arbeiten im NOI Techpark Bozen – einem der pulsierendsten Innovations-Ökosysteme der Alpenregion
• Moderne Infrastruktur und Zugang zu einem lebendigen Tech-Netzwerk

AI-First Work Environment:

• Zugang zu cutting-edge KI-Technologie, die es sonst nirgendwo gibt
• Täglich mit modernsten AI-Tools arbeiten und eigene Automatisierungen umsetzen
• Dedizierte AI-Architect-Unterstützung für deine Workflow-Optimierungen
• Arbeite mit denselben Tools, die wir unseren Kunden verkaufen

Internationales Umfeld:

• Echte internationale Zusammenarbeit mit Teams in Europa, Asien und Nordamerika
• Regelmäßiger Austausch mit Kollegen in Beijing, Dubai, Frankfurt und USA
• Einblick in unterschiedliche Geschäftskulturen und Arbeitsstile

Entwicklung & Flexibilität:

• Schnell wachsendes Startup mit echten Entwicklungsperspektiven
• Du bist Mitgestalter:in, nicht nur Ausführende:r
• Flexible Arbeitszeiten mit eigenverantwortlicher Zeiteinteilung

Über Volt LogIQ®

Volt LogIQ® ist eine schnell wachsende Startup Innovativa, die Enterprise-AI-Lösungen für Datensouveränität und regulatorische Compliance entwickelt. Unsere Produkte laufen vollständig On-Premise oder auf privater europäischer Infrastruktur – für Unternehmen, die volle Kontrolle über ihre Daten benötigen.

Globale Präsenz

• Headquarter: NOI Tech Park, Bozen, Italien
• R&D Labs: Beijing Institute of Technology (China), Duke University (USA)
• Regionale Offices: Frankfu