Administrative & Operations Specialist

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Administrative & Operations Specialist – Process Optimization

Il nostro cliente IoInvesto SCF , realtà in forte crescita nel settore della consulenza finanziaria indipendente, ci ha incaricato di ricercare una figura di Administrative & Operations Specialist da inserire nella propria struttura di Bergamo.

L'azienda

IoInvesto SCF è una realtà in crescita che opera nel mondo della consulenza finanziaria indipendente, con una struttura organizzativa moderna e fortemente orientata alla digitalizzazione.

L'azienda conta oggi circa 20 collaboratori interni e oltre 100 consulenti, distribuiti principalmente da remoto, e negli ultimi anni ha investito in modo significativo nell'automazione dei processi e nello sviluppo di strumenti digitali proprietari.

Questo approccio ha trasformato profondamente anche il modo di lavorare dell'area amministrativa: molte attività che in passato richiedevano operatività manuale sono oggi automatizzate o supportate dalla tecnologia.

La nuova figura entrerà quindi in un contesto nel quale precisione, autonomia e capacità di migliorare ciò che già esiste sono più importanti della semplice esecuzione di attività ripetitive.

Administrative & Operations Specialist – Process Optimization

Cerchiamo una persona con un solido background amministrativo, abituata a gestire in autonomia attività diverse e a muoversi con naturalezza tra amministrazione, HR amministrativo e gestione operativa dell'ufficio.

Non è un ruolo di contabilità pura: bilancio e scritture contabili restano affidati al commercialista, così come l'elaborazione dei cedolini è gestita dal consulente del lavoro.

È invece una posizione trasversale, con riporto diretto al CEO, nella quale la persona avrà la responsabilità operativa di numerosi processi aziendali e diventerà un punto di riferimento interno per farli funzionare in modo preciso ed efficiente.

La differenza rispetto a una classica posizione amministrativa?

Non cerchiamo qualcuno che si limiti a eseguire una procedura. Cerchiamo qualcuno che, una volta imparata, sappia anche chiedersi: \"Possiamo farla meglio?\"

L'azienda dispone già di procedure e processi strutturati; la persona verrà inserita attraverso un affiancamento diretto e avrà progressivamente la possibilità di proporre semplificazioni, automazioni e modalità di lavoro più efficienti.

Di cosa ti occuperai

La posizione è volutamente trasversale e comprende principalmente:

HR Administration

• Gestione dei processi di onboarding e offboarding dei collaboratori.
• Predisposizione e gestione della documentazione contrattuale e delle integrazioni.
• Interfaccia con il consulente del lavoro per gli aspetti amministrativi del personale.
• Gestione di ticket restaurant e attività correlate.
• Gestione della documentazione relativa a salute e sicurezza, in collaborazione con i consulenti esterni.
• Supporto amministrativo alle persone presenti nella struttura.

Amministrazione e ciclo attivo

• Emissione e gestione delle fatture verso i clienti (ciclo attivo).
• Controllo degli incassi e riconciliazioni.
• Gestione di rimborsi e disdette.
• Verifica della correttezza dei dati e delle quadrature.
• Gestione delle attività amministrative legate alla rete di consulenti.

Ciclo passivo e rapporti con i professionisti esterni

• Gestione delle fatture dei fornitori.
• Predisposizione dei pagamenti a consulenti, collaboratori e dipendenti.
• Gestione dello scadenziario.
• Predisposizione della documentazione necessaria al commercialista.
• Interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro e altri professionisti esterni.

Processi e organizzazione

• Gestione e aggiornamento delle procedure interne.
• Individuazione di passaggi ridondanti o attività che possono essere semplificate.
• Collaborazione con il CEO e il CTO nell'ottimizzazione dei flussi di lavoro.
• Supporto all'evoluzione degli strumenti digitali e delle piattaforme aziendali.
• Utilizzo degli strumenti di automazione e AI già presenti o progressivamente introdotti nell'organizzazione.

Office Management

• Gestione operativa dell'ufficio.
• Monitoraggio delle forniture e degli approvvigionamenti.
• Gestione dell'archiviazione documentale e delle necessità organizzative della sede.
• Supporto nell'organizzazione di riunioni, incontri ed eventi.
• Verifica che l'ufficio sia sempre operativo e funzio