Hybrid Office Manager

4 settimane fa

Pavia, Italia Altro A tempo pieno

Client: Innovative Italian Medtech Company Position description: The Office Manager will report directly to the Chief Executive Officer and will support the team in office management related activities while also assisting the entire management team on broader administrative tasks. Duties and responsibilities: Support – in partnership with an external provider – with accounting activities; Contribute to the activities related to projects funded through grants, ensuring the timely preparation of all required administrative documentation; Contribute to recruitment and onboarding processes, overseeing related administrative duties and ensuring timely support for employees’ office management needs; Support the Quality department in uploading and updating documents in the QMS software; Coordinate andtrack contracts, NDAs and price negotiations with office vendors and service providers; Collaborate inthe digital and physical archiving of all documentation within their area of responsibility, ensuring proper organization, accessibility, and compliance with company procedures; Manage companypurchases in a centralized manner ensuring efficiency, traceability, and optimization of procurement processes; Prepare delivery notes and accompanying shipping documents for materials sent to Italian and international suppliers and customers; Completeand maintain regulatory registers (alcohol and waste) and ensure timely submission of the related documentation to the relevant authorities; Support and coordinate activities related to Board of Directors and Shareholders meetings, including preparation or collection of required documentation pre and post-meetings; Manage the incoming calls, the reception of clients and guests and the internal communication flows. Requirements: Proven experience (minimum 5-year) as an Office Manager, Front Office Manager or Administrative Assistant. Knowledge of Office Manager responsibilities, systems and procedures; Excellent timemanagement skills and ability to multitask and prioritize work; Proactive, open-minded and reliable person; Excellent English & Italian written and verbal communication skills; Proficiency inOffice (Excel and Powerpoint, in particular) or Mac Keynote. Work location: Northern Milan area

  • Hybrid Office Manager

    4 settimane fa

    Pavia, Italia Altro A tempo pieno

    Il candidato ideale sarà un Office Manager con esperienza in servizi finanziari, responsabile della gestione dell'ufficio e del supporto amministrativo.

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Pavia, Italia In Job A tempo pieno

    In Job S.p.A. - Career Center di MILANO seleziona Office ManagerCerchiamo un/a Office Manager con minimo 3 anni di esperienza che supporterà direttamente l'Amministratore Delegato e contribuirà alla gestione quotidiana dell'ufficio della società nostra cliente. La risorsa si occuperà, oltre alle classiche attività di segreteria e supporto organizzativo,...

  • EA / Office Manager

    6 giorni fa

    Pavia, Italia Joss Search A tempo pieno

    About the Role: A unique and prestigious opportunity has arisen for a high-calibre Executive Assistant & Office Manager to join the newly established Milan office of a world-renowned private equity firm, supporting both a globally active Co-Founder (UHNWI) and a local Principal.”The role requires an experienced, discreet, and solutions-oriented individual...

  • Sales Manager Italy

    2 giorni fa

    Pavia (PV), Italia Future Manager World A tempo pieno

    Il nostro cliente, leader internazionale nello sviluppo, costruzione e gestione di impianti fotovoltaici utility scale , è alla ricerca di un/una Sales Manager Italy per rafforzare il team commerciale dedicato ai servizi EPC e O&M. La branch italiana si trova in una fase strategica di forte espansione: l’headquarter tedesco sta investendo in modo...

  • Office Manager

    2 settimane fa

    Pavia (PV), Italia In Job A tempo pieno

    In Job S.p.A. - Career Center di MILANO seleziona Office Manager Cerchiamo un/a Office Manager con minimo 3 anni di esperienza che supporterà direttamente l'Amministratore Delegato e contribuirà alla gestione quotidiana dell'ufficio della società nostra cliente. La risorsa si occuperà, oltre alle classiche attività di segreteria e supporto...

  • Dutch Speaking Office Manager

    2 settimane fa

    Pavia, Italia ADHR GROUP A tempo pieno

    Il Gruppo Ludoil, realtà leader nel settore energetico e presente su tutto il territorio nazionale, è alla ricerca di una/un Office Manager da inserire presso gli uffici direzionali di Milano. Responsabilità principali: Accoglienza e ricezione di ospiti, clienti e fornitori, garantendo un'immagine aziendale professionale e curata. Organizzazione di...

  • Communications Manager

    2 settimane fa

    Pavia (PV), Italia Natasha Slater Studio A tempo pieno

    We’re Hiring: Senior Communications Manager at Natasha Slater Studio (Milan) Natasha Slater Studio is growing, and we are looking for a Senior Communications Manager to join our team in Milan. This is a pivotal leadership role for someone who understands how to run a luxury PR studio with structure, clarity, and excellence. About the Role As Senior...

  • FRONT OFFICE MANAGER

    1 settimana fa

    Pavia, Italia Gruppo UNA S.p.A. A tempo pieno

    UNA Italian Hospitality è la più grande catena alberghiera italiana attiva in Italia con 59 hotel, resort e residence distribuiti in 30 destinazioni e sta attualmente ricercando una persona da inserire, nel ruoloFRONT OFFICE MANAGER , all’interno delle nostre struttureUNA HOTELSsituate a Milano (MI).Nel ruolo di FRONT OFFICE MANAGER, la Risorsa...

  • Front Office Manager

    2 settimane fa

    Pavia, Italia Gruppo Una S.P.A. A tempo pieno

    UNA Italian Hospitality è la più grande catena alberghiera italiana attiva in Italia con 59 hotel, resort e residence distribuiti in 30 destinazioni e sta attualmente ricercando una persona da inserire, nel ruolo FRONT OFFICE MANAGER, all'interno del UNA HOTELS Cusani Milano situato a Milano (MI).Nel ruolo di FRONT OFFICE MANAGER, la Risorsa contribuirà...

  • Office manager

    3 settimane fa

    Pavia, Italia Bending Spoons A tempo pieno

    Join to apply for the Office manager role at Bending Spoons At Bending Spoons, we’re striving to build one of the all-time great companies. A company that serves a huge number of customers. A company where team members grow to their full potential. A company that functions at unparalleled levels of effectiveness and efficiency. A company that creates value...