Administratief medewerker

Functieomschrijving Ben jij onze administratieve en logistieke ondersteuner die graag de tande nzet in het archiefbeheer van de universiteit en van de georganizeerde Vlaamse vrijzinnigheid, en uitkijkt naar een volgende stap in de loopbaan? VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn . Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar (rond) onze 4 campussen gelegen zijn. De VUB is bovendien lid van EUTOPIA , een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden. Je Takenpakket Je neemt de algemene administratieve ondersteuning van het team op. Je maakt permanentieschema’s voor de leeszaal op en haalt opgevraagde archieven uit het depot. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een tijdige aanvulling van benodigdheden (administratief materiaal en archiefhulpmiddelen). Je notuleert teamvergaderingen en zorgt voor een duidelijke verslaggeving. Je beheert de gemeenschappelijke mailbox en zorgt voor een efficiënte dispatching van inkomende vragen. Je staat in voor het verzenden en ontvangen van poststukken. Je reserveert lokalen voor interne en externe activiteiten en regelt de bijhorende catering. Je stelt uitgaande facturen op en zorgt dat binnenkomende facturen gecentraliseerd worden en doorgegeven aan de centrale boekhouding van de Universiteitsbibliotheek. Je slaat facturen op in SharePoint en behoudt voor de coördinator en in samenspraak met de financieel verantwoordelijke het overzicht van inkomsten en uitgaven. Je biedt administratieve ondersteuning bij de opmaak van contracten en overeenkomsten. Je zorgt dat deze worden opgeslagen op SharePoint, en behoudt het overzicht voor de coördinator. Je verzamelt documentatie en cijfers bij het opmaken van financiële rapportages. Communicatie met leveranciers en klanten over administratieve en financiële zaken. Je ondersteunt collectiebeheer occasioneel logistiek bij het ophalen van archief. Je rijdt met de auto of camions en laadt papierdozen in. Functieprofiel Je hebt ten minste een diploma secundair onderwijs. Je beschikt over rijbewijs type B. Een aanvullende opleiding en/of ervaring met administratie is een pluspunt. Je werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je houdt ervan om zaken efficiënt aan te pakken en te optimaliseren waar mogelijk. Je hebt een goede kennis van MS Office (Excel, Word) en bij voorkeur ervaring met boekhoudsoftware. Je bent communicatief, discreet en betrouwbaar. Je kan jezelf vinden in een werkomgeving waar transparantie, teamgeest en respect voorop staan. Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels. Je kan jezelf plan trekken in het Frans. Je kan zelfstandig werken maar functioneert ook goed in teamverband. Als (niet-)EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer. Aanbod Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een deeltijds contract (60%) van onbepaalde duur met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4 of graad 5 . Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. Bij De VUB Garanderen We Een Open, Betrokken En Diverse Werkplek En Geven We Je Kansen om Je Loopbaan (verder) Uit Te Bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken; Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work‑life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; Een kosteloze hospitalisatie‑ en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; Maximale terugbetaling woon‑werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding; Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken…) en ecocheques; Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; De ruimte om je job‑inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB‑leerplatformen en opleidingen; En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. Praktische informatie Geïnteresseerd? Stel je dan kandidaat vóór 11 januari 2026 via jobs.vub.be en laad de volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma. Ons Sollicitatieproces ziet er als volgt uit: Stap 1: CV‑screening door een van onze recruiters. Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in de week van 16 januari 2026 en kan je thuis afleggen. Stap 3: Een jobinterview staat gepland op 23 of 26 januari 2026 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen). Contacteer Ons Vragen over de job zelf: contacteer Bram Beelaert via Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod: contacteer Sarah Ingelbrecht via Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s. Lees ook verder over eutopia‑university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. Solliciteer nu Solliciteer nu en maak deel uit van een innovatieve, inclusieve en toekomstgerichte organisatie. #J-18808-Ljbffr