Senior Executive Assistant

Waddi Srl , società specializzata nella ricerca e selezione del personale, ricerca per una prestigiosa realtà internazionale operante nel settore assicurativo marittimo un/una Senior Executive Assistant

Il ruolo e il contesto

Entrerai a far parte dell’Executive Office di una storica realtà internazionale appartenente a un importante gruppo multinazionale, operante in un contesto altamente relazionale e caratterizzato da costanti interazioni con stakeholder, clienti, partner e istituzioni a livello globale.

La risorsa sarà inserita in un team e riporterà direttamente alla Senior Executive Assistant, supportando quotidianamente CEO e Chairman nella gestione delle attività organizzative, operative e amministrative.

Si tratta di un ruolo strategico , che richiede non solo eccellenti competenze di segreteria di alta direzione, ma anche la capacità di comprendere il business, anticipare le esigenze del Top Management e muoversi con autorevolezza all'interno di un contesto complesso.

Attività principali

La persona selezionata si occuperà di:

• Gestire le agende, gli appuntamenti e le priorità di CEO e Chairman.
• Filtrare e coordinare il flusso di email, telefonate e richieste in ingresso.
• Organizzare meeting, riunioni istituzionali e commerciali curandone tutti gli aspetti organizzativi e logistici.
• Predisporre report, presentazioni, verbali e minute in lingua inglese e, ove necessario, francese.
• Coordinare viaggi e trasferte nazionali e internazionali, inclusa la gestione di voli, hotel, trasferimenti, visti, documentazione e programmi fedeltà.
• Monitorare scadenze, follow-up e attività assegnate al Top Management, assicurandone il corretto avanzamento.
• Supportare l'organizzazione di eventi aziendali, convention, incontri istituzionali e iniziative dedicate a clienti e partner.
• Curare la predisposizione e l'aggiornamento di documentazione manageriale, database, organigrammi e reportistica direzionale.
• Gestire attività di personal assistance a supporto del CEO, del Chairman e dei relativi nuclei familiari, occupandosi del coordinamento di esigenze personali, pratiche amministrative e organizzative.
• Collaborare allo sviluppo di progetti speciali e iniziative strategiche richieste dal Top Management.

Il profilo ideale

Cerchiamo un/una professionista con una consolidata esperienza nel ruolo, capace di inserirsi in un ambiente strutturato mantenendo il giusto equilibrio tra discrezione, autorevolezza e spirito collaborativo.

La figura ideale possiede una forte intelligenza relazionale , sa leggere i contesti organizzativi con sensibilità e comprende l'importanza di costruire relazioni di fiducia durature con il management e con i colleghi.

È inoltre una persona curiosa, interessata a comprendere il business aziendale e ad andare oltre la mera gestione operativa delle attività, diventando un vero punto di riferimento per il Top Management .

Requisiti e competenze tecniche

• Laurea preferibilmente in discipline economiche, linguistiche o umanistiche.
• Esperienza di almeno 10 anni in ruoli analoghi presso aziende strutturate e caratterizzate da relazioni internazionali.
• Inglese fluente (livello C1/C2) sia scritto che parlato.
• Buona conoscenza della lingua francese (livello B2 o equivalente) , con disponibilità ad approfondirne ulteriormente l'utilizzo professionale.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Teams.
• Esperienza nella gestione di agende complesse, viaggi internazionali, reportistica e supporto diretto al Top Management.
• Capacità di redigere verbali e minute professionali in lingua straniera.
• Elevata capacità organizzativa e gestione simultanea di attività multiple e priorità differenti.

Competenze personali

Riservatezza e affidabilità assolute.

Standing professionale adeguato a un ruolo di rappresentanza.

Forte orientamento al servizio.

Precisione e attenzione ai dettagli.

Proattività e problem solving.

Flessibilità organizzativa e disponibilità a gestire situazioni non pianificate.

Capacità di lavorare in team e di relazionarsi efficacemente con interlocutori di diverso livello.

Curiosità verso il business e interesse ad approfondire dinamiche e processi aziendali.

Equilibrio, maturità professionale e capacità di adattarsi a contesti relazionali complessi.

Cosa ti offriamo

Inserimento in una realtà internazionale e strutturata.

Retribuzione annua lorda compresa tra 40.000,00 e 50.00,00 euro, commisurata all'esperienza maturata.