Receptionist/Workplace Ambassador

Get AI-powered advice on this job and more exclusive features.Position OverviewDeliver exceptional front-of-house and reception services, ensuring all client interactions reflect the highest standards of professionalism and customer care.Core ResponsibilitiesClient Service & Reception ManagementHandle all reception duties with dedication, professionalism, and courtesy. Manage and respond to client and visitor requirements promptly to maintain exceptional service standards that support JLL's client relationships.Visitor & Access ManagementWelcome visitors warmly, manage arrival announcements, and oversee visitor access card distribution and sign‑in procedures. Ensure all security protocols are followed while creating a positive first impression.Communication SupportHandle telephone inquiries from internal and external contacts, distribute calls efficiently throughout the building, take accurate messages when needed, and send email communications to relevant personnel without delay.Administrative Operations ProcessHandle courier deliveries, postal collections, and package distributions. Maintain reception area organization and cleanliness. Monitor and respond to emails promptly according to established procedures.Facilities CoordinationBook transportation services in accordance with client policies and procedures. Reserve meeting rooms as requested. Manage office supply receipt, registration, storage, and warehouse operations.Technology & Process ManagementUtilize ticketing systems to manage and track client requests effectively. Support event coordination as needed. Ensure all activities comply with Health and Safety policies and procedures.Flexibility & Additional SupportIn exceptional circumstances, provide assistance with other duties as required to support client operations beyond standard reception responsibilities.Panoramica della PosizioneFornire servizi di accoglienza e reception di eccellenza, garantendo che tutte le interazioni con la clientela riflettano i più alti standard di professionalità e cura del cliente.Responsabilità PrincipaliServizio Clienti e Gestione ReceptionGestire tutte le funzioni di reception con dedizione, professionalità e cortesia. Gestire e rispondere prontamente alle richieste di clienti e visitatori per mantenere standard di servizio eccezionali che supportino le relazioni clientelari di JLL.Gestione Visitatori e AccessiAccogliere i visitatori con cordialità, gestire gli annunci di arrivo e supervisionare la distribuzione delle tessere di accesso e le procedure di registrazione. Garantire il rispetto di tutti i protocolli di sicurezza creando una prima impressione positiva.Supporto ComunicazioniGestire le richieste telefoniche da contatti interni ed esterni, distribuire le chiamate efficacemente nell'edificio, prendere messaggi accurati quando necessario e inviare comunicazioni email al personale pertinente senza ritardi.Operazioni AmministrativeProcessare consegne corrieri, ritiri postali e distribuzione pacchi. Mantenere l'organizzazione e la pulizia dell'area reception. Monitorare e rispondere alle email prontamente secondo le procedure stabilite.Coordinamento StrutturePrenotare servizi di trasporto in conformità con le politiche e procedure clientelari. Riservare sale riunioni su richiesta. Gestire la ricezione, registrazione, stoccaggio e operazioni di magazzino delle forniture d'ufficio.Gestione Tecnologia e ProcessiUtilizzare sistemi di ticketing per gestire e tracciare efficacemente le richieste clientelari. Supportare il coordinamento eventi secondo necessità. Garantire che tutte le attività rispettino le politiche di Salute e Sicurezza.Flessibilità e Supporto AggiuntivoIn circostanze eccezionali, fornire assistenza con altri compiti richiesti per supportare le operazioni clientelari oltre le responsabilità standard di reception.Part time – 20 oreSeniority levelEntry levelEmployment typeFull-timeJob functionAdministrative#J-18808-Ljbffr