Receptionist/Workplace Ambassador

Position OverviewDeliver exceptional front-of-house and reception services, ensuring all client interactions reflect the highest standards of professionalism and customer care.Core ResponsibilitiesClient Service & Reception Management:Handle all reception duties with dedication, professionalism, and courtesy. Manage and respond to client and visitor requirements promptly to maintain exceptional service standards that support JLL's client relationships.Visitor & Access Management:Welcome visitors warmly, manage arrival announcements, and oversee visitor access card distribution and sign‑in procedures. Ensure all security protocols are followed while creating a positive first impression.Communication Support:Handle telephone inquiries from internal and external contacts, distribute calls efficiently throughout the building, take accurate messages when needed, and send email communications to relevant personnel without delay.Administrative Operations Process:Handle courier deliveries, postal collections, and package distributions. Maintain reception area organization and cleanliness. Monitor and respond to emails promptly according to established procedures.Facilities Coordination:Book transportation services in accordance with client policies and procedures. Reserve meeting rooms as requested. Manage office supply receipt, registration, storage, and warehouse operations.Technology & Process Management:Utilize ticketing systems to manage and track client requests effectively. Support event coordination as needed. Ensure all activities comply with Health and Safety policies and procedures.Flexibility & Additional Support:In exceptional circumstances, provide assistance with other duties as required to support client operations beyond standard reception responsibilities.Panoramica della PosizioneFornire servizi di accoglienza e reception di eccellenza, garantendo che tutte le interazioni con la clientela riflettano i più alti standard di professionalità e cura del cliente.Responsabilità PrincipaliServizio Clienti e Gestione Reception:Gestire tutte le funzioni di reception con dedizione, professionalità e cortesia. Gestire e rispondere prontamente alle richieste di clienti e visitatori per mantenere standard di servizio eccezionali che supportino le relazioni clientelari di JLL.Gestione Visitatori e Accessi:Accogliere i visitatori con cordialità, gestire gli annunci di arrivo e supervisionare la distribuzione delle tessere di accesso e le procedure di registrazione. Garantire il rispetto di tutti i protocolli di sicurezza creando una prima impressione positiva.Supporto Comunicazioni:Gestire le richieste telefoniche da contatti interni ed esterni, distribuire le chiamate efficacemente nell'edificio, prendere messaggi accurati quando necessario e inviare comunicazioni email al personale pertinente senza ritardi.Operazioni Amministrative:Processare consegne corrieri, ritiri postali e distribuzione pacchi. Mantenere l'organizzazione e la pulizia dell'area reception. Monitorare e rispondere alle email prontamente secondo le procedure stabilite.Coordinamento Strutture:Prenotare servizi di trasporto in conformità con le politiche e procedure clientelari. Riservare sale riunioni su richiesta. Gestire la ricezione, registrazione, stoccaggio e operazioni di magazzino delle forniture d'ufficio.Gestione Tecnologia e Processi:Utilizzare sistemi di ticketing per gestire e tracciare efficacemente le richieste clientelari. Supportare il coordinamento eventi secondo necessità. Garantire che tutte le attività rispettino le politiche di Salute e Sicurezza.Flessibilità e Supporto Aggiuntivo:In circostanze eccezionali, fornire assistenza con altri compiti richiesti per supportare le operazioni clientelari oltre le responsabilità standard di reception.Part time - 20 ore#J-18808-Ljbffr