Office manager e assistente amministrativo

Come Office Manager e assistente amministrativo, sarai il punto di riferimento per la vita quotidiana di Giga Design Studio. Cerchiamo una persona affidabile, puntuale, curiosa e proattiva, che desideri contribuire al miglioramento della vita dello studio. Sarà nostra premura formarti sulle procedure amministrative interne e sugli standard operativi di Giga, la cosa importante è che la tua attitudine sia in linea con quella dello studio. Il tuo ruolo sarà quello di garantire che lo studio funzioni in modo efficiente e armonioso, coordinando le attività operative e supportando il team in tutto ciò che serve per lavorare al meglio. Collaborerai a stretto contatto con i partner e con il resto del team, occupandoti degli aspetti pratici, organizzativi e amministrativi che permettono allo studio di dedicarsi serenamente ai propri progetti. Mansioni previste Office Management Supervisione quotidiana dello spazio di lavoro (forniture, manutenzioni, pulizie, ordine generale). Gestione degli ordini di acquisto e monitoraggio delle forniture. Gestione dei rapporti con fornitori, tecnici e servizi esterni. Gestione delle necessità pratiche del team (dotazioni, chiavi, accessi, postazioni). Supporto all’organizzazione di meeting, eventi interni e viaggi di lavoro. Segreteria Generale Accoglienza di clienti, ospiti e collaboratori esterni. Gestione della casella di posta dell’amministrazione dello studio. Gestione delle comunicazioni telefoniche indirizzate allo studio. Compilazione di moduli e documentazione per clienti e fornitori. Supporto operativo per commissioni e attività quotidiane connesse al funzionamento dello studio. Amministrazione Gestione della contabilità tramite Fatture In Cloud. Invio e registrazione di fatture, note spese e riconciliazioni bancarie. Coordinamento con il commercialista per la supervisione delle pratiche contabili. Gestione dell'archivio documentale di documenti e scontrini da trasferire al commercialista. Coordinamento con il consulente del lavoro per nuove assunzioni e rilevazione presenze. Monitoraggio di ferie, permessi e ore lavorative. Gestione dell’onboarding dei nuovi collaboratori. Cosa chiediamo Attitudine Esperienza pregressa in ruoli di office management, segreteria organizzativa o amministrazione. Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli. Spirito pratico, autonomia e capacità di problem solving. Proattività e attitudine collaborativa in un contesto dinamico e multidisciplinare. Disponibilità a lavorare in presenza nel nostro ufficio in Via Tonale 22, Milano. Software richiesti Google Workspace (Sheets, Gmail, Drive, Calendar, Chat, Meet) Fatture in Cloud per la contabilità ordinaria. Home Banking (Fineco e Qonto) per operazioni bancarie e riconciliazione. Lingue richieste Lingue richieste Italiano. Inglese a livello B1, per comunicazioni amministrative. Eventuali altre lingue sono un nice to have. Cosa offriamo Un ambiente di lavoro stimolante, creativo, amichevole e informale con un team multidisciplinare di circa venti persone. Una struttura amministrativa snella, con processi già ben rodati e ottimizzati. Un contratto a tempo determinato, con possibilità di trasformazione a tempo indeterminato. Un impegno di 30 o 40 ore settimanali (da concordare in base alla tue disponibilità). Il pranzo, con possibilità di consumarlo in studio insieme al resto del team. Una RAL a partire da 24.000 € (per 40 ore settimanali) basata sulla tua esperienza lavorativa. Chi Siamo Giga Design Studio è uno studio creativo con sede a Milano. Dal 2017 sviluppa identità visive, piattaforme digitali ed esperienze interattive, offrendo servizi che spaziano dalla direzione creativa al branding, alla UX/UI, al motion design, allo sviluppo di siti web e app, fino a esperienze in realtà aumentata e ambienti Unity. Giga collabora con clienti internazionali in vari settori, in particolare moda, arte, design e cultura. Lo studio dedica una parte significativa del proprio tempo alla ricerca indipendente, esplorando estetiche computazionali, ambienti interattivi e media emergenti, fungendo da pipeline di ricerca e sviluppo per la produzione commerciale e istituzionale. Con un team di circa venti persone, Giga Design Studio è un ambiente giovane e stimolante, ideale per persone che con la loro proattività possano contribuire alla gestione e alla crescita operativa dello studio.