Back Office Coordinator

Situata tra Pisa, Firenze e Siena, Castelfalfi è una tenuta immersa nel verde, dove un borgo medievale incontra l’ospitalità di lusso contemporaneo.

Il progetto di Castelfalfi si esprime attraverso tre anime connesse tra loro e integrate nel paesaggio e nella cultura del territorio: l’hotellerie d’eccellenza, l’agricoltura biologica e lo sviluppo immobiliare.

Al centro di tutto c’è un'attenzione autentica per le persone, per gli spazi e per la storia del luogo, che rende Castelfalfi una comunità viva e accogliente.

Certificata Great Place to Work ®, Castelfalfi conferma ogni giorno la propria attenzione al benessere delle persone, creando un ambiente in cui autenticità, eccellenza e cura reciproca convivono in armonia.

Se desideri far parte del nostro team, stiamo cercando un/a Back Office Coordinator del reparto Landscape.

Principali compiti e responsabilità

• Supportare il Landscape Manager nella gestione amministrativa e organizzativa del reparto, assicurando il corretto flusso delle informazioni e della documentazione.
• Raccogliere e predisporre le informazioni tecniche e operative necessarie alla formalizzazione dei contratti relativi alla fornitura di servizi e materiali, in coordinamento con Procurement e Legal.
• Predisporre le richieste di acquisto, raccogliere i preventivi e monitorare ordini, consegne e servizi, mantenendo i contatti operativi con i fornitori e segnalando eventuali criticità.
• Raccogliere e organizzare i dati relativi ai costi del reparto, supportandone la corretta ripartizione tra Tenuta Toscana, Tenuta di Castelfalfi, Condominio e Consorzio secondo le indicazioni condivise con Finance.
• Aggiornare i file di monitoraggio del budget Landscape e predisporre report periodici relativi a spese, impegni di costo ed eventuali scostamenti.
• Tenere aggiornato l’inventario dei mezzi e delle attrezzature del reparto, monitorandone scadenze e necessità di manutenzione e coordinando gli interventi con i fornitori o le funzioni competenti.
• Monitorare le dotazioni e le scadenze relative ai dispositivi di protezione individuale, supportandone la gestione amministrativa e organizzativa in coordinamento con HSE.
• Supportare la comunicazione tra il reparto Landscape e Security per la gestione degli accessi dei fornitori, delle consegne e degli interventi programmati nelle diverse aree della proprietà.
• Supportare la pianificazione delle attività ordinarie e straordinarie del reparto, mantenendo aggiornati calendari, scadenze e documentazione operativa.
• Predisporre report, riepiloghi e documentazione a supporto delle riunioni del reparto e del coordinamento con le altre funzioni aziendali.

Competenze richieste

• Ottime capacità organizzative e di pianificazione, con attenzione alle scadenze e alla gestione simultanea di attività amministrative e operative.
• Capacità di coordinare e monitorare processi di acquisto, contratti, forniture e servizi.
• Buona conoscenza dei processi amministrativi e della documentazione contrattuale.
• Capacità di raccolta, analisi e monitoraggio dei dati economici e di budget.
• Competenza nella predisposizione di reportistica, dashboard e file di monitoraggio.
• Precisione nella gestione di inventari, attrezzature, mezzi e documentazione tecnica.
• Capacità di interfacciarsi efficacemente con fornitori e funzioni aziendali trasversali (Procurement, Finance, Legal, HSE, Security).
• Attitudine al problem solving e alla gestione delle priorità.
• Ottime capacità relazionali e di comunicazione scritta e verbale.
• Capacità di lavorare in autonomia mantenendo un elevato livello di affidabilità e riservatezza.
• Approccio proattivo e orientato al miglioramento continuo dei processi.
• Esperienza di almeno 2-3 anni in ruoli di back office, coordinamento amministrativo o supporto operativo.
• Esperienza nella gestione di budget, reportistica amministrativa e controllo dei costi.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel.
• Familiarità con software gestionali aziendali ed ERP.
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.
• Capacità di elaborare e interpretare dati economici e operativi.
• Disponibilità a collaborare con diversi stakeholder interni ed esterni in un contesto dinamico e multidisciplinare.

Condizioni contrattuali

• Contratto CCNL Turismo – Full Time.
• Retribuzione mensile lorda a partire da €2.000,00.

Benefit e vantaggi

• Accesso alla mensa aziendale anche nei giorni di riposo.
• Accesso a eventi riservati al personale Castelfalfi.
• Esperienze formative mirate, in base alle esigenze del ruolo e del team.
• Agevolazi