Office manager e assistente amministrativo

Come Office Manager e assistente amministrativo, sarai il punto di riferimento per la vita quotidiana di Giga Design Studio.Cerchiamo una persona affidabile, puntuale, curiosa e proattiva, che desideri contribuire al miglioramento della vita dello studio. Sarà nostra premura formarti sulle procedure amministrative interne e sugli standard operativi di Giga, la cosa importante è che la tua attitudine sia in linea con quella dello studio.Il tuo ruolo sarà quello di garantire che lo studio funzioni in modo efficiente e armonioso, coordinando le attività operative e supportando il team in tutto ciò che serve per lavorare al meglio. Collaborerai a stretto contatto con i partner e con il resto del team, occupandoti degli aspetti pratici, organizzativi e amministrativi che permettono allo studio di dedicarsi serenamente ai propri progetti.Mansioni previsteOffice Management- Supervisione quotidiana dello spazio di lavoro (forniture, manutenzioni, pulizie, ordine generale). - Gestione degli ordini di acquisto e monitoraggio delle forniture. - Gestione dei rapporti con fornitori, tecnici e servizi esterni. - Gestione delle necessità pratiche del team (dotazioni, chiavi, accessi, postazioni). - Supporto all'organizzazione di meeting, eventi interni e viaggi di lavoro.Segreteria Generale- Accoglienza di clienti, ospiti e collaboratori esterni. - Gestione della casella di posta dell'amministrazione dello studio. - Gestione delle comunicazioni telefoniche indirizzate allo studio. - Compilazione di moduli e documentazione per clienti e fornitori. - Supporto operativo per commissioni e attività quotidiane connesse al funzionamento dello studio.Amministrazione- Gestione della contabilità tramite Fatture In Cloud. - Invio e registrazione di fatture, note spese e riconciliazioni bancarie. - Coordinamento con il commercialista per la supervisione delle pratiche contabili. - Gestione dell'archivio documentale di documenti e scontrini da trasferire al commercialista. - Coordinamento con il consulente del lavoro per nuove assunzioni e rilevazione presenze. - Monitoraggio di ferie, permessi e ore lavorative. - Gestione dell'onboarding dei nuovi collaboratori.Cosa chiediamoAttitudine- Esperienza pregressa in ruoli di office management, segreteria organizzativa o amministrazione. - Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli. - Spirito pratico, autonomia e capacità di problem solving. - Proattività e attitudine collaborativa in un contesto dinamico e multidisciplinare. - Disponibilità a lavorare in presenza nel nostro ufficio in Via Tonale 22, Milano.Software richiesti- Google Workspace (Sheets, Gmail, Drive, Calendar, Chat, Meet) - Fatture in Cloud per la contabilità ordinaria. - Home Banking (Fineco e Qonto) per operazioni bancarie e riconciliazione. - Lingue richiesteLingue richieste- Italiano. - Inglese a livello B1, per comunicazioni amministrative. - Eventuali altre lingue sono un nice to have.Cosa offriamo- Un ambiente di lavoro stimolante, creativo, amichevole e informale con un team multidisciplinare di circa venti persone. - Una struttura amministrativa snella, con processi già ben rodati e ottimizzati. - Un contratto a tempo determinato, con possibilità di trasformazione a tempo indeterminato. - Un impegno di 30 o 40 ore settimanali (da concordare in base alla tue disponibilità). - Il pranzo, con possibilità di consumarlo in studio insieme al resto del team. - Una RAL a partire da 24.000 € (per 40 ore settimanali) basata sulla tua esperienza lavorativa.Chi SiamoGiga Design Studio è uno studio creativo con sede a Milano.Dal 2017 sviluppa identità visive, piattaforme digitali ed esperienze interattive, offrendo servizi che spaziano dalla direzione creativa al branding, alla UX/UI, al motion design, allo sviluppo di siti web e app, fino a esperienze in realtà aumentata e ambienti Unity.Giga collabora con clienti internazionali in vari settori, in particolare moda, arte, design e cultura. Lo studio dedica una parte significativa del proprio tempo alla ricerca indipendente, esplorando estetiche computazionali, ambienti interattivi e media emergenti, fungendo da pipeline di ricerca e sviluppo per la produzione commerciale e istituzionale.Con un team di circa venti persone, Giga Design Studio è un ambiente giovane e stimolante, ideale per persone che con la loro proattività possano contribuire alla gestione e alla crescita operativa dello studio.