Personal Assistant/ Secretary

Addetto Front Office (Receptionist)
L’addetto al Front Office (Receptionist) rappresenta il primo contatto tra i le famiglie, i fornitori ed, in generale, il personale esterno e l'Istituto. Gioca un ruolo essenziale nell'esperienza del cliente e deve pertanto seguire rigide norme aziendali riguardo al proprio comportamento, all'abbigliamento e alle mansioni.

Job Description
Addetto Front Office (Receptionist)
L’addetto al Front Office (Receptionist) rappresenta il primo contatto tra i le famiglie, i fornitori ed, in generale, il personale esterno e l'Istituto. Gioca un ruolo essenziale nell'esperienza del cliente e deve pertanto seguire rigide norme aziendali riguardo al proprio comportamento, all'abbigliamento e alle mansioni.
Responsabilità principali

• Accogliere l’utenza che necessita di informazioni o prestazioni, sia in presenza che telefoniche.
• Fornire informazioni a ospiti e clienti;
• Rispondere alle chiamate e alle email;
• Smistare la posta;
• Redigere comunicazioni e lettere;
• Archiviare documentazione;
• Offrire supporto alle segreterie;
• Fornire cartellini identificativi ai visitatori;
• Sorvegliare gli ingressi alla struttura.

Competenze, qualifiche ed esperienza

• Doti comunicative e relazionali
  

Trattandosi di un lavoro a stretto contatto con il pubblico e rappresentando il primissimo contatto dei clienti con l'Istituto, è indispensabile che l'addetto alla reception abbia eccellenti doti relazionali e comunicative.
Questo significa essere cordiale, gentile, paziente, disponibile, avere un'educazione impeccabile e vestirsi secondo il codice aziendale.

• Doti informatiche
  

Lavorare al front office significa gestire telefonate, email, comunicazioni, prenotazioni, usare calendari, archiviare dati e file, usare fogli di calcolo, usare tool informatici per la creazione di riunioni, conoscere il pacchetto Microsoft Office e altri strumenti informatici. Insomma, bisogna svolgere varie attività su PC, tablet o altri dispositivi in modo sicuro e veloce.
Per questo è importante avere buone competenze informatiche e un'ottima conoscenza dei principali dispositivi e programmi informatici, magari attestata da una certificazione riconosciuta.

• Capacità organizzative e multitasking
  

La persona addetta al front office deve saper gestire efficacemente più compiti contemporaneamente, ad esempio rispondere al telefono e prendere appunti allo stesso tempo, per inoltrarli immediatamente al destinatario all’interno dell’Istituto tramite email.

• Conoscenza di almeno una lingua straniera (Inglese preferibile)
• Problem solving
  

Il problem solving è fondamentale per svolgere al meglio questo ruolo.
Chi lavora al front office deve essere in grado di gestire ogni tipo di imprevisto, da una consegna sbagliata a un blackout, a un ritardo per un appuntamento importante.

• Puntualità e precisione
  

La persona addetta al front office deve essere puntuale, poiché si occupa di aprire la reception, accogliere la clientela e gestire le scadenze.
International Schools Partnership
ISP sta creando una famiglia internazionale leader di scuole private incentrate sull'apprendimento che offrono un'istruzione di alta qualità per bambini dai 2 ai 18 anni. ISP è cresciuta rapidamente negli ultimi 9 anni ed è ora uno dei più grandi gruppi scolastici a livello globale; attualmente conta circa 120 scuole, che offrono diversi programmi di studio e si basano su marchi e reputazioni locali, operando in 9 regioni. Con oltre 50.000 studenti e 9.000 dipendenti, si tratta di un gruppo complesso che sta crescendo molto rapidamente sia attraverso investimenti nelle scuole esistenti, sia attraverso l'apertura di nuove scuole e l'acquisizione di scuole.
La nostra visione è quella di essere un gruppo di scuole internazionali di qualità e dimensioni riconosciute nelle comunità locali e nel settore dell'istruzione per l'apprendimento, l'ambizione e la crescita sorprendenti. Crediamo che le scuole di successo siano quelle che mettono l'apprendimento al primo posto, puntando sempre a creare individui completi in grado di costruire carriere e vite di successo in un mondo in rapida evoluzione. Progressivamente, il nostro obiettivo è quello di posizionare le nostre scuole come scuola di prima scelta nella loro area locale.
Principi ISP
Iniziare con i nostri bambini e studenti. I nostri bambini e studenti sono al centro di ciò che facciamo. Semplicemente, il loro successo è il nostro successo. Il benessere e la sicurezza sono entrambi essenziali per gli studenti e l'apprendimento. Pertanto, siamo coerenti nell'identificare potenziali problemi di salvaguardia e nell'agire e dare seguito a tutte le preoccupazioni in