Office Manager Junior | Servizi Generali e Reception

SIGEMI è una realtà specializzata nella gestione e nell'innovazione dei servizi IT, cloud, infrastrutture tecnologiche, cybersecurity e modern workplace. Affianchiamo le aziende nel loro percorso di trasformazione digitale attraverso soluzioni tecnologiche integrate, supporto specialistico e servizi gestiti, con l'obiettivo di semplificare la complessità tecnologica e migliorare la continuità operativa dei nostri clienti.

La nostra sede operativa si trova in Via Valsugana 15 a Milano.

Posizione:

Siamo alla ricerca di un Office Manager Junior | Servizi Generali e Reception che garantisca il corretto funzionamento delle attività quotidiane dell'ufficio, assicurando un ambiente di lavoro efficiente, organizzato e accogliente per dipendenti, clienti e visitatori.

La risorsa rappresenterà un punto di riferimento per le attività di facility management, office management e supporto amministrativo, collaborando trasversalmente con tutte le funzioni aziendali.

Requisiti

• Garantire l'efficienza e l'organizzazione delle attività quotidiane dell'ufficio.
• Gestire i servizi generali e coordinare i fornitori esterni.
• Supportare operativamente le funzioni HR, Amministrazione e Marketing.
• Curare i rapporti con clienti, fornitori e stakeholder esterni.
• Assicurare un ambiente di lavoro funzionale, ordinato e professionale.
• Supportare la gestione amministrativa e documentale.

Attività

• Gestione della corrispondenza, delle comunicazioni interne e dell'archiviazione documentale.
• Smistamento delle telefonate e accoglienza di clienti, fornitori e visitatori.
• Supporto all'onboarding dei nuovi dipendenti, predisponendo postazioni di lavoro, PC, accessori e welcome kit.
• Coordinamento dei servizi di pulizia, manutenzione e gestione degli spazi aziendali.
• Organizzazione e prenotazione delle sale riunioni.
• Supporto nell'organizzazione di meeting, eventi aziendali e trasferte.
• Gestione delle forniture d'ufficio, acquisti, spedizioni e servizi generali.
• Supervisione dell'utilizzo delle attrezzature aziendali e coordinamento con il team IT per la risoluzione di problematiche operative.
• Coordinamento operativo della flotta aziendale, monitorando manutenzioni, revisioni, assicurazioni e relative scadenze.
• Presidio delle attività di reception e coordinamento logistico degli spazi dedicati agli ospiti.
• Supporto nella gestione delle fatture passive, verifica della documentazione amministrativa e monitoraggio delle scadenze.
• Gestione operativa dei rapporti con fornitori e clienti per aspetti organizzativi, amministrativi e logistici

Requisiti

• Esperienza da 1 a 3 anni in ruoli di Facility Management, Office Management, Servizi Generali, Reception o Segreteria Organizzativa.
• Buona conoscenza dei principali strumenti informatici e del pacchetto Microsoft Office.
• Capacità organizzative e di pianificazione.
• Precisione e attenzione ai dettagli.
• Ottime doti comunicative e relazionali.
• Attitudine al problem solving e alla gestione delle priorità.
• Capacità di lavorare in autonomia e in collaborazione con funzioni aziendali differenti

Completano il profilo

• Proattività e spirito d'iniziativa.
• Flessibilità e capacità di adattamento.
• Orientamento al servizio e alla soddisfazione degli stakeholder interni ed esterni.
• Affidabilità, riservatezza e senso di responsabilità.

Altre informazioni

Pacchetto retributivo: Contratto tempo determinato, RAL compresa tra € 24.000 e € 26.000 su 14 mensilità, con possibilità di crescita professionale all'interno di un contesto dinamico e in continua evoluzione.