Specialista Operativo Formazione Finanziata RIF 100455

Il nostro cliente è una realtà palermitana operante nel settore della formazione professionale, specializzata nella progettazione e gestione di percorsi formativi finanziati per aziende pubbliche e private.

In un contesto di crescita e ampliamento delle attività, la realtà è impegnata nel consolidamento della propria struttura operativa e nell'ottimizzazione dei processi interni, con l'obiettivo di garantire qualità, efficienza e rispetto delle tempistiche nella gestione dei progetti.

Posizione

La risorsa, riportando direttamente alla Direzione, avrà la responsabilità di supportare operativamente le attività legate alla gestione dei progetti di formazione finanziata e consulenziali, assicurando il corretto avanzamento dei processi, l'organizzazione delle attività e il rispetto delle scadenze previste. La figura rappresenterà un punto di riferimento operativo per la Direzione, per le aziende clienti e per gli interlocutori coinvolti nelle diverse fasi progettuali, con un focus particolare sulla gestione amministrativa e documentale, sul coordinamento organizzativo e sul monitoraggio delle attività, fino alla predisposizione della documentazione necessaria alla rendicontazione.

Nello specifico, si occuperà di:

• Gestione operativa dei progetti: monitorare l'avanzamento delle attività, coordinare le fasi operative e garantire il rispetto delle tempistiche, delle procedure e degli standard qualitativi previsti.
• Supporto alla progettazione formativa: collaborare alla predisposizione della documentazione progettuale, raccogliere e organizzare i documenti necessari alla partecipazione ad avvisi e bandi e supportare la presentazione delle domande di finanziamento.
• Gestione amministrativa e documentale: raccogliere, verificare e archiviare la documentazione amministrativa e progettuale, curare l'inserimento dei dati, aggiornare i file gestionali e predisporre contratti, lettere d'incarico e modulistica.
• Gestione delle candidature e delle piattaforme: curare il caricamento della documentazione sui portali dedicati, monitorare le scadenze degli avvisi e assicurare la completezza delle pratiche nel rispetto delle tempistiche previste.
• Coordinamento degli interlocutori: interfacciarsi con le aziende clienti, i consulenti del lavoro, i commercialisti, i partner e gli altri soggetti coinvolti, fornendo indicazioni operative, raccogliendo le informazioni necessarie e sollecitando eventuali integrazioni documentali.
• Rapporti con le parti sociali: supportare la predisposizione degli accordi sindacali e dei verbali necessari, seguendone l'iter di sottoscrizione e monitorando il completamento degli adempimenti richiesti.
• Avvio e monitoraggio dei progetti finanziati: seguire le attività successive all'approvazione dei finanziamenti, contribuire al coordinamento delle attività formative e monitorare calendari, registri e documentazione di progetto.
• Coordinamento organizzativo e front office: gestire il calendario delle attività, gli appuntamenti e le riunioni, fornendo supporto organizzativo e logistico per corsi ed eventi e mantenendo i contatti operativi con aziende clienti, docenti e fornitori.
• Gestione della corrispondenza: presidiare le comunicazioni operative e amministrative, comprese e-mail e PEC, assicurando la tempestiva gestione delle richieste e il corretto flusso delle informazioni.
• Preparazione alla rendicontazione: verificare e organizzare la documentazione prodotta durante lo svolgimento dei progetti, predisponendo il materiale necessario alle successive attività di rendicontazione, senza esserne direttamente responsabile.
• Supporto alle verifiche: collaborare alla predisposizione della documentazione richiesta in occasione di eventuali controlli e ispezioni.
• Monitoraggio e miglioramento dei processi: utilizzare gli strumenti gestionali e le piattaforme aziendali per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, individuare eventuali criticità e contribuire all'ottimizzazione dei flussi operativi e documentali.

Requisiti

• Esperienza pregressa in ruoli di gestione operativa e amministrativa, preferibilmente nell'ambito della formazione finanziata, presso enti di formazione, società di consulenza o organizzazioni che gestiscono progetti complessi.
• Conoscenza dei processi legati alla partecipazione ad avvisi e bandi, alla predisposizione delle candidature e alla gestione operativa delle attività formative.
• Competenze nella gestione amministrativa e documentale, con capacità di verificare la completezza delle informazioni, aggiornare gli archivi e monitorare lo stato di avanzamento delle pratiche.
• Dimestichezza con piattaforme digitali, portali per la presentazione delle candidature e strumenti informatici e gestionali.
• Ottima co