Executive & Personal Assistant
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Cantieri Commerciali S.r.l. società operativa del Gruppo ImmobiliarEuropea, attiva nel settore dell'edilizia con un focus particolare su interventi in ambito commerciale, ricerca un/una Executive Assistant per il supporto diretto al CEO e, in parte, al team di struttura. Il ruolo richiede riservatezza assoluta, capacità di gestire priorità in continuo cambiamento e autonomia decisionale su questioni organizzative.
Principali responsabilità
- Gestione completa dell'agenda professionale e personale del CEO: appuntamenti, call, riunioni interne ed esterne, con gestione delle priorità e delle sovrapposizioni
- Organizzazione end-to-end delle trasferte del CEO e dei colleghi della struttura: voli, hotel, transfer, visti, note spese e riconciliazione costi
- Gestione del parco auto: contratti di noleggio e leasing, scadenze assicurative e di bollo, revisioni e tagliandi, manutenzioni, sinistri, multe, assegnazione veicoli e rapporti con fornitori
- Organizzazione di pranzi, cene e meeting: prenotazioni, sale riunioni, catering, accoglienza ospiti
- Preparazione e gestione della documentazione per riunioni: agende, materiali, verbali, follow-up sulle azioni
- Filtro e gestione di corrispondenza, telefonate e richieste in ingresso
- Interfaccia con consulenti esterni, studi professionali, commercialisti, banche e assicurazioni
- Gestione delle scadenze e dell'archivio documentale, incluse pratiche amministrative e fiscali riferite al CEO
- Attività di segreteria generale e supporto operativo su richieste ad hoc, anche di natura personale
- Supporto nella gestione di pratiche personali e organizzative, nel rispetto della massima riservatezza
- Esperienza tra i 5-10 anni come Assistente del CEO o di prima linea direzionale, preferibilmente in contesti strutturati o imprenditoriali
- Inglese scritto e parlato almeno C1
- Padronanza di Outlook, pacchetto Office e strumenti di calendar/travel management
- Comprovata esperienza nella gestione di trasferte
- Metodo e rigore nella gestione di scadenze e archivi documentali
- Riservatezza, discrezione e affidabilità assolute
- Ottime capacità organizzative, gestione dello stress e problem solving proattivo
- Flessibilità oraria e disponibilità a reperibilità in caso di necessità
- Presenza e forma professionali nei rapporti con interlocutori esterni di alto livello
Requisiti preferenziali
- Esperienza in ambito immobiliare, costruzioni o finanza
- Familiarità con contesti internazionali
- Esperienza pregressa nella gestione di flotte aziendali
- Ruolo centrale e ad ampia visibilità, a contatto diretto con la proprietà
- Contesto imprenditoriale dinamico con progetti nazionali e internazionali
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Executive & Personal Assistant
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