Order Management Specialist

GENERAL QUALIFICATIONS

• Bachelor's or Master's degree.
• Advanced proficiency in English and Italian.
• Experience in order management, sales operations, project coordination, or contract management.
• Preferably, experience in the automotive, commercial vehicle, or public transportation industry.
• Knowledge of Italian public procurement legislation and Consip procedures is an asset.
• Ability to read and interpret technical specifications and commercial contracts.
• Basic operational knowledge of production, vehicle configuration, acceptance, and delivery processes.
• Advanced proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel.
• Experience with ERP, CRM, and project tracking systems.

REQUISITI GENERALI

• Laurea triennale, laurea magistrale o titolo equivalente.
• Conoscenza avanzata della lingua inglese e italiana.
• Esperienza nella gestione degli ordini, nelle operazioni di vendita, nel coordinamento dei progetti o nella gestione dei contratti.
• Preferibile esperienza nei settori automobilistico, dei veicoli commerciali o del trasporto pubblico.
• La conoscenza della normativa italiana in materia di appalti pubblici e delle procedure Consip costituisce un titolo preferenziale.
• Capacità di leggere e interpretare capitolati tecnici e contratti commerciali.
• Conoscenze operative di base dei processi di produzione, configurazione dei veicoli, accettazione e consegna.
• Ottima padronanza degli applicativi Microsoft Office, in particolare Excel.
• Esperienza nell'utilizzo di sistemi ERP, CRM e strumenti di monitoraggio dei progetti.

JOB DESCRIPTION

• Manage customer orders and contracts, ensuring compliance with tender specifications and contractual requirements.
• Coordinate vehicle configuration processes with customers and factory departments.
• Monitor production schedules, project milestones, and delivery timelines.
• Coordinate customer relations and operational activities from order confirmation through vehicle acceptance and delivery.
• Ensure the timely completion of vehicle acceptance, registration, and delivery documentation.
• Monitor contractual payment schedules and collection processes in coordination with the Finance and Sales Departments.
• Manage official correspondence, project documentation, and customer reference letters.
• Coordinate the resolution of customer complaints and operational issues with relevant departments.
• Maintain order tracking systems, prepare operational reports, and monitor project risks and deadlines.

DESCRIZIONE DELLA POSIZIONE

• Gestire gli ordini dei clienti e i contratti, garantendo la conformità ai capitolati di gara e ai requisiti contrattuali.
• Coordinare i processi di configurazione dei veicoli con i clienti e i dipartimenti di fabbrica.
• Monitorare i programmi di produzione, le tappe fondamentali dei progetti e le tempistiche di consegna.
• Coordinare le relazioni con i clienti e le attività operative dalla conferma dell'ordine fino all'accettazione e alla consegna dei veicoli.
• Garantire il completamento tempestivo della documentazione relativa all'accettazione, all'immatricolazione e alla consegna dei veicoli.
• Monitorare le scadenze contrattuali di pagamento e i processi di incasso in collaborazione con i dipartimenti Finance e Sales.
• Gestire la corrispondenza ufficiale, la documentazione di progetto e le lettere di referenza dei clienti.
• Coordinare la risoluzione dei reclami dei clienti e delle problematiche operative con i dipartimenti competenti.
• Mantenere aggiornati i sistemi di monitoraggio degli ordini, predisporre report operativi e monitorare i rischi e le scadenze dei progetti.