Segretaria/Segretario Amministrativa e Contabile
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Per il nostro hotel, situato nel centro di Roma, ricerchiamo una figura amministrativa con comprovata esperienza nella gestione di attività di segreteria, contabilità di base e supporto gestionale.
La risorsa lavorerà a stretto contatto con la Direzione e con i reparti interni, garantendo precisione, organizzazione e rispetto delle scadenze amministrative.
Responsabilità principali
Attività di Segreteria Generale
- Gestione e controllo quotidiano della PEC di tutte le società del gruppo.
- Controllo delle fatture emesse dall’Hotel.
- Invio e gestione pratiche relative alle utenze (volture, attivazioni, aumenti di potenza, cessioni/rimozioni contatori).
- Verifica delle chiusure giornaliere dell’Hotel.
- Controllo entrate tramite bonifici e monitoraggio storni.
- Richiesta e verifica documentazione per pratiche bancarie (Ufficio Dispute – Banca Sella).
- Invio presenze mensili al consulente del lavoro per l’elaborazione delle buste paga.
- Pagamento stipendi, affitti e fornitori.
- Verifica e compilazione dei contratti e documentazione amministrativa.
- Predisposizione file Excel per la riconciliazione pagamenti, monitoraggio insoluti e analisi varie.
- Prenotazione hotel e acquisto biglietti aerei/treno.
- Gestione pagamenti multe.
- Aggiornamento e modifica periodica delle password (email, Booking.com, Expedia, Kross).
- Risoluzione di problematiche gestionali in collaborazione con i reparti interni.
- Gestione, risposta e smistamento della mail aziendale quotidiana.
- Predisposizione pratiche notarili (apertura nuova società, cessione quote, documentazione societaria).
- Contatto con i fornitori per problematiche amministrative o contabili.
Attività di Contabilità
- Inserimento della prima nota e registrazioni amministrative di base.
- Gestione e pagamento F24.
- Controllo correttezza delle buste paga.
- Verifica dei saldi fornitori da liquidare.
- Monitoraggio degli incassi clienti.
- Invio delle fatture estere al commercialista per emissione autofatture.
- Invio estratti conto bancari e carte di credito alla commercialista.
- Invio mensile della prima nota per verifica centri di costo.
- Quadrature periodiche con il commercialista (IVA, ritenute, fornitori, clienti, ecc.).
- Aggiornamento giornaliero o settimanale dei pagamenti effettuati per riconciliazione interna.
- Esperienza pregressa in ruoli amministrativi e di segreteria, preferibilmente in ambito Hospitality o strutture ricettive.
- Ottima capacità organizzativa e precisione.
- Conoscenza dei principali strumenti informatici (Pacchetto Office, Excel avanzato).
- Capacità di gestione delle scadenze e autonomia operativa.
- Buone doti comunicative e attitudine al problem solving.
- Riservatezza, affidabilità e capacità di lavorare in contesti dinamici.
- Contratto commisurato all’esperienza.
- Inserimento in una realtà strutturata, situata in una delle zone più prestigiose di Roma.
- Possibilità di crescita professionale all’interno del gruppo.
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