Junior Administrative Assistant

Firenze Centro, Via dei Calzaiuoli

Full-time | In presenza |

My Mancini è un brand italiano in forte crescita, con una clientela internazionale e un modello di business che unisce fashion, luxury retail, artigianalità, tecnologia e personalizzazione.

Per il nostro Showroom & Atelier nel cuore di Firenze stiamo cercando una nuova figura junior da inserire principalmente a supporto delle attività amministrative e di controllo quotidiano dell'azienda.

La persona si occuperà concretamente di fatture, documentazione, controllo ore e presenze, email, scadenze, Excel, planning e gestione delle informazioni, lavorando a stretto contatto con la figura responsabile del coordinamento aziendale.

Accanto a questa attività principale, avrà modo di conoscere progressivamente anche la parte organizzativa e operativa dell'azienda, entrando in contatto con store, Atelier, HQ e diversi reparti.

La posizione è pensata anche per studenti universitari, neolaureati e profili alla prima esperienza professionale, in particolare provenienti da percorsi legati a Economia, Management, Fashion Business, Luxury Management e discipline affini.

Non cerchiamo qualcuno che sappia già fare tutto.

Possiamo insegnare un processo amministrativo, l'utilizzo di un gestionale o il funzionamento interno dell'azienda.

Quello che cerchiamo è più difficile da insegnare: organizzazione, precisione, velocità mentale, memoria, problem solving, affidabilità e capacità di tenere sotto controllo molte piccole attività contemporaneamente.

IL RUOLO

Il ruolo ha una forte componente amministrativa, di controllo e di follow-up.

La persona diventerà un supporto quotidiano nella gestione di tutte quelle attività che richiedono precisione, continuità e attenzione ai dettagli.

RESPONSABILITÀ

AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO

• controllo quotidiano delle ore e delle presenze del personale
• verifica di assenze, ferie, permessi e anomalie
• aggiornamento e controllo dei planning delle diverse sedi
• raccolta, controllo e organizzazione della documentazione relativa al personale
• controllo e organizzazione di fatture attive e passive
• verifica della presenza e correttezza dei documenti amministrativi
• controllo di pagamenti, documenti e scadenze
• archiviazione e organizzazione della documentazione aziendale
• aggiornamento quotidiano di Excel, database e gestionali aziendali
• raccolta e organizzazione di dati relativi a vendite, performance e KPI
• preparazione di report e riepiloghi per il management

CLIENTI E COMUNICAZIONI

• gestione e controllo delle caselle email aziendali
• contatto con una clientela/fornitori internazionali
• controllo che ogni richiesta venga effettivamente presa in carico e risolta
• gestione dei relativi follow-up, assicurandosi che nessuna richiesta importante rimanga senza risposta
• gestione delle segnalazioni, problematiche, reclami e richieste post-vendita dei clienti, prendendo in carico ogni caso e seguendolo dall'apertura fino alla completa risoluzione
• coordinamento con i reparti coinvolti, come store, Atelier, produzione, logistica e amministrazione, per raccogliere le informazioni necessarie, individuare la soluzione e assicurarsi che venga effettivamente attuata
• gestione diretta dei follow-up con il cliente durante tutto il processo, mantenendolo aggiornato e verificando che riceva risposte chiare e tempestive
• monitoraggio dei casi aperti fino alla loro effettiva chiusura, con l'obiettivo di evitare che una segnalazione venga semplicemente inoltrata o rimanga in sospeso

LOGISTICA E OPERATIONS

• monitoraggio di ordini, spedizioni e consegne in Italia e all'estero
• controllo dello stato delle spedizioni e gestione delle eventuali anomalie insieme ai reparti coinvolti
• coordinamento delle movimentazioni di prodotti e materiali tra HQ, Atelier e store
• supporto nella gestione di fornitori e ordini di acquisto
• verifica delle scadenze relative a ordini, produzioni e consegne
• supporto nelle necessità operative quotidiane dei diversi punti vendita

DENTRO IL MONDO MY MANCINI

La posizione permette di entrare concretamente nella quotidianità di un brand fashion e luxury e di vedere cosa succede dietro le quinte di un prodotto personalizzato, dalla richiesta del cliente fino alla consegna finale.

La persona avrà quindi modo di:

• seguire il percorso di alcuni ordini, dalla vendita alla personalizzazione, produzione e spedizione
• entrare in contatto quotidianamente con Atelier, store, designer, produzione e team commerciale
• vedere da vicino l'organizzazione delle Live Customization e delle experience dedicate a