Coordinatore di ufficio back office

3 giorni fa

Belforte del Chienti, Marche, Italia Eneretica Spa Tempo pieno 26.000 € - 42.000 € Contratto

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Assicurare il corretto funzionamento della sede, coordinando le attività organizzative, logistiche e amministrative connesse.
Pianificare e organizzare le attività formative svolte presso la sede, garantendo un'accoglienza professionale e un'esperienza positiva per corsisti e docenti.
Gestire i rapporti con i fornitori coinvolti nella manutenzione della struttura e nell'erogazione dei servizi di sede.
Curare la gestione documentale e amministrativa relativa alla sicurezza e al rispetto delle procedure aziendali.
Gestire le attività di back office relative alle vendite occasionali con ritiro diretto presso la sede.
Garantire ordine, efficienza e corretto utilizzo degli spazi aziendali.

Coordinamento delle attività quotidiane necessarie al corretto funzionamento della sede.
Gestione dei fornitori relativi a pulizie, manutenzioni, servizi generali e approvvigionamenti.
Supervisione degli spazi comuni, delle sale riunioni e delle aule formative.
Organizzazione degli interventi di manutenzione ordinaria e segnalazione delle necessità straordinarie.

Pianificazione e gestione logistica dei corsi tecnici organizzati presso la sede.
Predisposizione delle aule e verifica delle dotazioni necessarie allo svolgimento delle attività formative.
Coordinamento dell'accoglienza di docenti, relatori e partecipanti.
Organizzazione di coffee break, catering e servizi di ristorazione collegati agli eventi formativi.
Gestione delle prenotazioni alberghiere e dei pernottamenti dei corsisti, quando necessari.
Supporto operativo durante lo svolgimento dei corsi e degli eventi aziendali.

Gestione e archiviazione della documentazione amministrativa di competenza.
Emissione e gestione di bolle e documentazione relativa alle consegne occasionali con ritiro diretto presso la sede.
Gestione dei fornitori di servizi e relativamente alla sede.
Aggiornamento e monitoraggio della documentazione necessaria alle attività operative.

Supporto alla gestione della documentazione relativa alla sicurezza sul lavoro.
Monitoraggio delle scadenze documentali e coordinamento con consulenti e fornitori esterni.
Supporto nell'organizzazione di visite ispettive, verifiche e attività periodiche previste dalle procedure applicabili.

Ottime capacità organizzative e di pianificazione.
Precisione nella gestione amministrativa e documentale.
Buone capacità relazionali con fornitori, clienti e collaboratori interni.
Autonomia operativa e capacità di gestire priorità e imprevisti.
Buona padronanza degli strumenti informatici e del pacchetto Microsoft Office.
Attitudine al problem solving e all'organizzazione di eventi e attività formative.