Office Assistant

2 mesi fa

Lazio, Italia Fao A tempo pieno

Organizational SettingFAO's Human Resources Division (CSH) provides human resources (HR) strategies, policies, tools, guidance and oversight to FAO Offices worldwide to ensure that the Organization attracts, develops and retains a diverse, skilled and highly motivated workforce, delivering on the mandate of the Organization.
Over the next years, the Human Resources Division (CSH) will focus on developing and implementing a people centered strategy, and positioning HR as a strategic partner contributing to the achievement of the mandate of FAO.CSH is composed of two main clusters, namely (i) the Integrated Talent Management providing advice and managing position management, recruitment, mobility, staff development - training, performance management and social security; and (ii) the HR Strategy and Policy, providing HR strategic guidance, policy and oversight.The position is located in the Office of the Director, Human Resources Division (CSH) at FAO headquarters in Rome, Italy.
Main PurposeThe Office Assistant performs a large variety of routine administrative transactions and office support functions contributing to the smooth and efficient running of the work unit.
Supervision Received/ExercisedThe Office Assistant reports to and receives guidance from the senior General Service staff in the Office of the Director, Human Resources Division.
He/she acts independently in routine matters.
Supervision received is focused on the quality of the work performed and provides for on-the-job learning.
Working RelationshipsThe Office Assistant usually interacts with a wide variety of colleagues within the work unit and with immediate clients within the Organization, providing routine administrative and office support services.
Key Functions/Results• Arrange appointments for the supervisor, receive visitors, screen and send e-mails and respond to routine requests for information.• Provide office, protocol, administrative and logistics support to meetings, committees, conferences, etc.• Review, record, distribute and process incoming mail and correspondence; follow-up on pending actions.• Respond or draft responses to standard/routine correspondence and other communications; use word processing package to produce a wide variety of large, complex documents and reports.• Proofread documents and format texts for accuracy, grammar, punctuation and style, as well as for adherence to established standards.• Initiate general administrative tasks in the computerized general administration/procurement/financial/travel/human resources system.• Prepare purchase orders, purchase requisitions and support the preparation of Letters of Agreement (LoA), obtain clarification and follow up, when necessary.• Make travel and hotel arrangements and prepare travel authorizations/claims for staff and affiliate workforce as required.• Provide assistance in the administrative processing of vacancy announcements and consultants' contracts.• Research, compile and organize information and reference materials from various sources for reports; create spreadsheets and presentations; manage and update databases for mailing lists and other information; and maintain electronic and paper files.• Perform other duties as required.
Impact Of WorkThe incumbent's work impacts the timely and efficient delivery of office support services and on the overall output of the work unit.
CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING Minimum RequirementsEducation: Secondary School Education.Experience: Three years of relevant experience in office support work.Languages: Working knowledge (proficient - level C) of English.IT Skills: Good knowledge of MS Office applications, Internet and office technology equipment.Residency: General Service Staff are recruited locally.
To be eligible for this position, candidates must be nationals of the country of the duty station or possess an existing visa/work permit and reside within commuting distance of the duty station at the time of the application.
"Commuting distance" means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.
Competencies• Results Focus• Teamwork• Communication• Building Effective Relationships• Knowledge Sharing and Continuous Improvement Technical Skills• Good knowledge of communication and documentation standards.• Good knowledge of corporate computerized administration, procurement, finance, travel, human resources systems and administrative procedures and policies.• Very good knowledge of FAOSTYLE (editorial and formatting guidelines of FAO).
Desirable Qualifications and Skills• Good knowledge of the organizational structure.• Experience of working in a front office.• Ability to handle and document confidential and strictly confidential information appropriately.• Limited knowledge (intermediate - level B) of one of the other working languages of the Organization (Arabic, Chinese, French, Russian or Spanish).• Ability to work under pressure and to handle sensitive issues with tact and utmost confidentiality._______________________________________________________________________________________FAO staff are expected to adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency _______________________________________________________________________________________ADDITIONAL INFORMATION• FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)• Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO).
The list can be accessed at • The length of the appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to extension of appointments• Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.
• General Service Staff are recruited locally.
To be eligible for this position, candidates must be nationals of the country of the duty station or possess an existing visa/work permit, and reside within commuting distance of the duty station at the time of the application.
"Commuting distance" means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.• No international benefits will be payable as selected candidates are recruited locally and paid in the local currency of the office location• For additional information visit the FAO employment website: REMUNERATIONA competitive compensation and benefits package is offered.
For information on UN salaries, allowances and benefits, click on the following link:

  • Office Assistant

    2 giorni fa

    Lazio, Italia Iccrom A tempo pieno

    Type of contract: Fixed-term (with the possibility of renewal only subject to the availability of voluntary contributions)Term: One year (six-month probation period)Overview of the Functions of the PostThe Office of the Director-General is responsible for overall accountability for implementing the mission and vision of ICCROM. The Office of the...

  • Office Assistant

    5 mesi fa

    Lazio, Italia Fao A tempo pieno

    IMPORTANT NOTICE: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device • FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture • Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and persons with...

  • Service Back Office Assistant

    2 mesi fa

    Lazio, Italia Nordex Group A tempo pieno

    Do you want to give meaning to your career and help shape a sustainable future? Join a leading, young, dynamic and highly committed wind energy company with human and responsible values To support its strong and rapid growth, Nordex Italy is looking for a Service Back Office Assistant for a 6-month internship for the Roma Head Quarter. The Service Back...

  • Segretaria/O – Front Office Assistant

    2 mesi fa

    Lazio, Italia Lca Studio Legale A tempo pieno

    LCA è uno studio legale indipendente e full service, specializzato nell'assistenza legale e fiscale d'impresa, con sedi in Italia, a Milano, Genova, Roma e Treviso (all'interno dell'incubatore tecnologico H-Farm), in Belgio (Bruxelles) e negli Emirati Arabi Uniti (Dubai), dove opera in International Partnership con IAA Law Firm.LCA è alla ricerca di una...

  • Executive Assistant

    3 settimane fa

    Lazio, Italia Page Personnel Italia Spa A tempo pieno

    Categoria: Technology & TelecomsLuogo di lavoro: RomaPer nostro cliente siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Executive Assistant.La risorsa sarà inserita come Executive Assistant dell'Amministratore. Sarà una risorsa di raccordo tra l'amministratore e l'azienda, lo supporterà quindi in tutte le attività di business (partecipazione a...

  • Executive Assistant

    3 settimane fa

    Lazio, Italia Page Personnel Italia Spa A tempo pieno

    Categoria: Technology & Telecoms Luogo di lavoro: Roma Per nostro cliente siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Executive Assistant.La risorsa sarà inserita come Executive Assistant dell'Amministratore.Sarà una risorsa di raccordo tra l'amministratore e l'azienda, lo supporterà quindi in tutte le attività di business (partecipazione a...

  • Executive Assistant

    3 settimane fa

    Lazio, Italia Page Personnel A tempo pieno

    La risorsa sarà inserita come Executive Assistant dell'Amministratore.Sarà una risorsa di raccordo tra l'amministratore e l'azienda , lo supporterà quindi in tutte le attività di business (partecipazione a riunioni, realizzazione di documenti e report, etc....).Si occuperà inoltre della gestione della sua agenda, mail e trasferte.La risorsa ideale ha...

  • Executive Assistant

    3 settimane fa

    Lazio, Italia Page Personnel Italia Spa A tempo pieno

    Categoria: Technology TelecomsLuogo di lavoro: RomaPer nostro cliente siamo alla ricerca di una risorsa da inserire come Executive Assistant.La risorsa sarà inserita come Executive Assistant dell'Amministratore.Sarà una risorsa di raccordo tra l'amministratore e l'azienda, lo supporterà quindi in tutte le attività di business (partecipazione a riunioni,...

  • Office Assistant Studio Legale Internazionale

    3 settimane fa

    Lazio, Italia W Executive S.R.L. A tempo pieno

    Prestigioso studio legale internazionale è alla ricerca di una figura di Office Assistant. Inserimento a tempo indeterminato con il seguente pacchetto retributivo: Ral fino a 25k + ticket da 8€ + bonus 1 mensilità Possibilità di smartworkingLa risorsa selezionata, in collaborazione con una collega, avrà la responsabilità di gestire gli aspetti...

  • Office Assistant Studio Legale Internazionale

    6 giorni fa

    Lazio, Italia W Executive S.R.L. A tempo pieno

    Prestigioso studio legale internazionale è alla ricerca di una figura di Office Assistant. Inserimento a tempo indeterminato con il seguente pacchetto retributivo: Ral fino a 25k + ticket da 8€ + bonus 1 mensilità Possibilità di smartworkingLa risorsa selezionata, in collaborazione con una collega, avrà la responsabilità di gestire gli aspetti...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Lazio, Italia Page Personnel A tempo pieno

    Il nostro cliente Importante azienda con sede in zona Garbatella La figura ricercata La risorsa sarà inserita come Executive Assistant dell'Amministratore. Sarà una risorsa di raccordo tra l'amministratore e l'azienda , lo supporterà quindi in tutte le attività di business (partecipazione a riunioni, realizzazione di documenti e report, etc....). Si...

  • Assistant Housekeeper

    2 mesi fa

    Lazio, Italia Baglioni Hotels S.P.A. A tempo pieno

    Il Baglioni Hotel Regina di Roma è alla ricerca di 1 ASSISTANT HOUSEKEEPER.Il profilo supporterà l'Executive Housekeeper nell'organizzare e mantenere il livello di eccellenza in tutte le aree dell'Hotel, camere ed ambienti comuni, nel rispetto degli standard Pellicano Hotels.Gestirà il reparto Housekeeping assicurando una buona comunicazione interna ed...

  • Assistant Housekeeper

    2 mesi fa

    Lazio, Italia Baglioni Hotels S.P.A. A tempo pieno

    Il Baglioni Hotel Regina di Roma è alla ricerca di 1 ASSISTANT HOUSEKEEPER.Il profilo supporterà l'Executive Housekeeper nell'organizzare e mantenere il livello di eccellenza in tutte le aree dell'Hotel, camere ed ambienti comuni, nel rispetto degli standard Pellicano Hotels.Gestirà il reparto Housekeeping assicurando una buona comunicazione interna ed...

  • Office Assistant

    4 settimane fa

    Lazio, Italia Manpower Mp Perm Cons Lomb Orien A tempo pieno

    HorecaManpower ricerca per nota società spagnola del settore Horeca con sede a Milano, zona Sud la figura di:OFFICE ASSISTANTLa risorsa inserita si occuperà di gestire l'ufficio, l'agenda dei manager, attività amministrative.Requisiti: Ottimo utilizzo del pacchetto Office, in particolar modo Power PointConoscenza fluente delle lingue inglese e...

  • Executive Assistant

    5 mesi fa

    Lazio, Italia Confidenziale A tempo pieno

    Mansione Confidenzialealent Selection è la divisione focalizzata sulla Ricerca & Confidenzialedi profili qualificati e altamente specializzati. Confidenzialeffice Talent Selection ricerca, per importante Confidenzialecliente operante nel settore del credito, un/a Executive Assistant Responsabilità La risorsa sarà inserita come Executive Assistant presso...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Lazio, Italia Adecco Italia S.P.A. A tempo pieno

    Adecco, per importante azienda cliente operante nel settore dell'industria ferroviaria, ricerca un/una EXECUTIVE ASSISTANT La risorsa ricercata dovrà affiancare e supportare il Vice President nell'organizzazione delle attività amministrative e gestionali.Responsabilità: Nello specifico, le principali responsabilità saranno le seguenti: Pianificare ed...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Lazio, Italia Adecco A tempo pieno

    Adecco, per importante azienda cliente operante nel settore dell'industria ferroviaria, ricerca un/una EXECUTIVE ASSISTANT La risorsa ricercata dovra affiancare e supportare il Vice President nell'organizzazione delle attivita amministrative e gestionali.Responsabilita: Nello specifico, le principali responsabilita saranno le seguenti: - Pianificare ed...

  • Executive Assistant

    1 settimana fa

    Lazio, Italia Adecco Italia S.P.A. A tempo pieno

    Adecco, per importante azienda cliente operante nel settore dell'industria ferroviaria, ricerca un/una EXECUTIVE ASSISTANT La risorsa ricercata dovrà affiancare e supportare il Vice President nell'organizzazione delle attività amministrative e gestionali. Responsabilità: Nello specifico, le principali responsabilità saranno le seguenti: Pianificare...

  • Office Assistant Studio Legale Internazionale

    3 giorni fa

    Lazio, Italia Buscojobs A tempo pieno

    Prestigioso studio legale internazionale è alla ricerca di una figura di Office Assistant. Inserimento in apprendistato.Pacchetto retributivo in linea con il CCNL Studi Professionali : 1 anno : indicativamente 1000€ al mese, per 14 mensilità Ticket restaurant da 8€ + bonus 1 mensilità Possibilità di smartworking La risorsa selezionata, in...

  • Executive Assistant

    2 settimane fa

    Lazio, Italia Adecco Filiale Di Bari Industrial A tempo pieno

    Adecco, per importante azienda cliente operante nel settore dell'industria ferroviaria, ricerca un/una EXECUTIVE ASSISTANT La risorsa ricercata dovrà affiancare e supportare il Vice President nell'organizzazione delle attività amministrative e gestionali.Responsabilità: Pianificare ed organizzare l'agenda Gestione della corrispondenza, interna ed esterna,...