Event Specialist

3 giorni fa

Firenze, Italia Cwt A tempo pieno

Event Specialist
- (230000IU)
**CWT Meetings & Events** is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes.
We're a community of 1,400 meetings and event experts spanning 68 countries and we are continuing to grow. We are always on the lookout for talented people to join us on our journey and help us to exceed both our own expectations, and those of our clients.
CWT Meetings & Events is seeking an** Event Specialist** to support one of our largest global strategic client, SMM Pharma.
In this exciting role, the Event Specialist, will completely own the overall project management, from the early pre-planning phase, through execution until final reconciliation of costs, for different size and complexity level meetings, with a specific focus on Medical Meetings (International congresses, Ad Boards, Investigator Meetings, Roundtables, Corporate Company Meetings).
Managing project timelines as indicated in MSA and contract negotiations with suppliers (either in collaboration with a sourcing specialist or on their own) will be part of her/his duties, as well as utilizing the CWT standard processes and specific operating procedures to achieve client satisfaction.
We are looking for highly organized, detail oriented individuals, who are flexible, have the ability to thrive in a fast-paced environment and handle multiple projects with tight deadlines. This role requires a high level of initiative, self-motivation, flexibility, creativity, and collaboration to be able to assists in the development, planning and execution of successful meetings and events.
- This is an opportunity to get involved in our rapidly growing Meeting & Events team and grow professionally along with the business. If you are an enthusiastic event Event Specialist who thrives in an environment where communication, creativity, and teamwork are encouraged, this may be the opportunity for you.
**Main responsibilities**:
- **Project Management**:
- Identifies stakeholder needs, designs program details to meet needs of participants, identifies successful criteria for evaluation of meeting, in cooperation with other functions
- Ensures customer requirements according to compliance requirements and SLAs
- Works with CWT team, and other identified resources to execute the project plan and monitor results to ensure project timeline and deliverables meet client expectations
- Documents and continuously provides input to refine and implement best practices across all projects for consistency and optimization
- Promptly reports and escalates to management as needed and fully informs of any significant problems or unusual matters related to project management activity
- Ensures all projects are delivered on-time, within scope, and within budget
- Conducts a pre-meeting briefing and post-con with suppliers and facility providers
- Plans/creates agendas for site inspections
- Manages the relationship with the team leader and all respective stakeholders, as well as suppliers
- Performs time tracks as requested by management
- **Financial & Contract Management**:
- Develops budget for meeting which may include vendor contract negotiations
- Ensures completion of payment and/or billing process
- Manages according to the budget
- Responsible for group reporting requirements
- Ensures adherence to standard or client specific deposit terms, terms and conditions of client contract, and billing guidelines
- Responsible for group reporting requirements and capture of required information to ensure accuracy
- **Logistics**:
- Establishes invitation/registration/confirmation procedures for attendees
- Oversees and/or organizes attendee management and communications
- Secures and communicates transportation/travel arrangements
- Determines setup for function rooms including seating and AV
- Manages all F&B needs
- Prepares and reviews reports requested by client or internally in a timely manner
- Coordinates shipping of materials
- Complies with M&E technology usage as required
- **Program**:
- Provides program feedback to all stakeholders through summary and distribution program debrief notes
- Travels onsite for assigned programs acting as the business lead meeting owner as required
- Proactively escalates potential client, program, or delivery issues for timely resolution
- Performs time tracks as requested by management
- Increases Meeting and Events industry knowledge by attending internal training, external events supplier presentations, and team meetings.
- Identifies upselling opportunities and action or informs manager
LI-HYBRID
- Qualifications
**Experience & education**:
- College diploma or degree in related field preferred
- 3-5 years of meeting and event management experience including at least 2 year of suppo

  • Event Specialist

    7 mesi fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    Event Specialist - (230000IU) **CWT Meetings & Events** is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes. We’re a...

  • Event Specialist

    2 settimane fa

    Firenze, Italia PASKOWSKI A tempo pieno

    _About Caffè Paszkowski _ Opened in 1903, Caffè Concerto Paszkowski is one of the Florence most authentic venues with a wonderful selection of cocktails, fine dining and great music. Guarantees guests satisfaction and comfort, taking responsibility for duties and tasks assigned to the role. Always delivering a positive and timely response to our guests...

  • Event Specialist

    1 mese fa

    Firenze, Italia Buscojobs A tempo pieno

    Knowità, per accelerare la crescita aziendale che sta realizzando, intende rafforzare lo sviluppo della struttura inserendo alcune posizioni ritenute centrali ai fini dell'esecuzione del Piano Industriale 2024-2026. In linea con ciò, siamo alla ricerca di nuove risorse dinamiche e motivate da inserire nella propria Business Unit "Education" nell'ambito...

  • Event Specialist

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Paskowski A tempo pieno

    About Caffè Paszkowski Opened in 1903, Caffè Concerto Paszkowski is one of Florence's most authentic venues with a wonderful selection of cocktails, fine dining, and great music.We guarantee guest satisfaction and comfort, taking responsibility for duties and tasks assigned to the role, while always delivering a positive and timely response to our guests'...

  • Event & Sourcing Specialist Cat. Protetta L. 68/99

    1 settimana fa

    Firenze, Italia Adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Orienta Spa- Società Benefit, filiale di Firenze, ricerca per società che si occupa di organizzare eventi e congressi in ambito medico scientifico un/a EVENT and SOURCING SPECIALIST CAT. PROTETTA L.68/99 ART. 1. La risorsa si occuperà della progettazione e della gestione di eventi e corsi di formazione, volti principalmente all'aggiornamento del personale...

  • Event & Sourcing Specialist Cat. Protetta L. 68/99

    7 giorni fa

    Firenze, Italia Adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Orienta Spa- Società Benefit, filiale di Firenze, ricerca per società che si occupa di organizzare eventi e congressi in ambito medico scientifico un/a EVENT and SOURCING SPECIALIST CAT. PROTETTA L.68/99 ART. 1. La risorsa si occuperà della progettazione e della gestione di eventi e corsi di formazione, volti principalmente all'aggiornamento del personale...

  • Event & Sourcing Specialist Cat. Protetta L. 68/99

    4 giorni fa

    Firenze, Italia Adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Orienta Spa- Società Benefit, filiale di Firenze, ricerca per società che si occupa di organizzare eventi e congressi in ambito medico scientifico un/a EVENT and SOURCING SPECIALIST CAT.PROTETTA L.68/99 ART.1.La risorsa si occuperà della progettazione e della gestione di eventi e corsi di formazione, volti principalmente all'aggiornamento del personale...

  • Event Specialist

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Paskowski A tempo pieno

    About Caffè Paszkowski Opened in 1903, Caffè Concerto Paszkowski is one of Florence's most authentic venues with a wonderful selection of cocktails, fine dining, and great music. We guarantee guest satisfaction and comfort, taking responsibility for duties and tasks assigned to the role, while always delivering a positive and timely response to our guests'...

  • Event & Sourcing Specialist Cat. Protetta L. 68/99

    1 settimana fa

    Firenze, Italia Adh Personal Thüringen A tempo pieno

    Orienta Spa- Società Benefit, filiale di Firenze, ricerca per società che si occupa di organizzare eventi e congressi in ambito medico scientifico un/a EVENT and SOURCING SPECIALIST CAT. PROTETTA L.68/99 ART. 1.La risorsa si occuperà della progettazione e della gestione di eventi e corsi di formazione, volti principalmente all'aggiornamento del personale...

  • Event Specialist

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Paskowski A tempo pieno

    About Caffè Paszkowski Opened in 1903, Caffè Concerto Paszkowski is one of Florence's most authentic venues with a wonderful selection of cocktails, fine dining, and great music.We guarantee guest satisfaction and comfort, taking responsibility for duties and tasks assigned to the role, while always delivering a positive and timely response to our guests'...

  • Event Specialist

    1 settimana fa

    Firenze, Italia Paskowski A tempo pieno

    About Caffè PaszkowskiOpened in 1903, Caffè Concerto Paszkowski is one of Florence's most authentic venues with a wonderful selection of cocktails, fine dining, and great music.We guarantee guest satisfaction and comfort, taking responsibility for duties and tasks assigned to the role, while always delivering a positive and timely response to our guests'...

  • Mch Sales

    6 mesi fa

    Firenze, Italia Mercato Centrale Holding srl A tempo pieno

    Il Gruppo Mercato Centrale è fatto di persone che hanno un progetto dove poter fare, partecipare, crescere. È una piazza viva e attiva, dove l’impegno, il sorriso, la passione ed il rispetto non mancano mai. Da Firenze a Roma, passando per Torino fino a Milano. **MCH SALES & EVENT MANAGER**: Il Sales & Event Manager si colloca in staff all’ufficio...

  • Specialista Di Comunicazione E Relazioni Pubbliche

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Adami & Associati A tempo pieno

    Località : Firenze, Toscana Settore : Moda e Lusso Descrizione del Ruolo : Per una delle più prestigiose case di moda italiane, stiamo selezionando uno Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche. La figura si occuperà di definire e attuare le strategie di comunicazione del brand, garantendo una presenza forte e coerente sia a livello nazionale sia...

  • Marketing&communication Specialist

    6 mesi fa

    Firenze, Italia Mercato Centrale Holding srl A tempo pieno

    Il Mercato Centrale è uno spazio da vivere e condividere, un contenitore che diventa contenuto culturale e sociale, senza perdere spontaneità e semplicità. É un progetto che nasce dalle persone, con le persone, per le persone, grazie a un metodo di lavoro orizzontale che promuove e incentiva la spinta verso creatività e innovazione a tutti i...

  • Specialista Di Comunicazione E Relazioni Pubbliche

    3 settimane fa

    Firenze, Italia Adami & Associati A tempo pieno

    Località: Firenze, ToscanaSettore: Moda e LussoDescrizione del Ruolo:Per una delle più prestigiose case di moda italiane, stiamo selezionando uno Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche.La figura si occuperà di definire e attuare le strategie di comunicazione del brand, garantendo una presenza forte e coerente sia a livello nazionale sia...

  • Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche

    3 settimane fa

    Firenze, Italia ADAMI & ASSOCIATI A tempo pieno

    Località : Firenze, Toscana Settore : Moda e Lusso Descrizione del Ruolo : Per una delle più prestigiose case di moda italiane, stiamo selezionando uno Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche. La figura si occuperà di definire e attuare le strategie di comunicazione del brand, garantendo una presenza forte e coerente sia a livello nazionale...

  • Specialista Di Comunicazione E Relazioni Pubbliche

    3 settimane fa

    Firenze, Italia Adami & Associati A tempo pieno

    Località : Firenze, ToscanaSettore : Moda e LussoDescrizione del Ruolo :Per una delle più prestigiose case di moda italiane, stiamo selezionando uno Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche. La figura si occuperà di definire e attuare le strategie di comunicazione del brand, garantendo una presenza forte e coerente sia a livello nazionale sia...

  • Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche

    3 settimane fa

    Firenze, Italia ADAMI & ASSOCIATI A tempo pieno

    Località : Firenze, Toscana Settore : Moda e Lusso Descrizione del Ruolo : Per una delle più prestigiose case di moda italiane, stiamo selezionando uno Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche. La figura si occuperà di definire e attuare le strategie di comunicazione del brand, garantendo una presenza forte e coerente sia a livello nazionale...

  • Specialista Di Comunicazione E Relazioni Pubbliche

    3 settimane fa

    Firenze, Italia Adami & Associati A tempo pieno

    Località: Firenze, ToscanaSettore: Moda e LussoDescrizione del Ruolo:Per una delle più prestigiose case di moda italiane, stiamo selezionando uno Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche. La figura si occuperà di definire e attuare le strategie di comunicazione del brand, garantendo una presenza forte e coerente sia a livello nazionale sia...

  • Facility Specialist

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Michael Page International Italia S.R.L. A tempo pieno

    Importante realtà del territorioattività di facilityAzienda Importante realtà del territorio con attività inerenti a struttura ricettiva.Offerta Per importante struttura ricettiva del territorio stiamo cercando un Facility Specialist. La risorsa sarà responsabile della supervisione quotidiana dei servizi, garantendo elevati standard di efficienza,...