Admin & Operations Coordinator - L.68/99

6 mesi fa

Bologna, Italia Alira Health A tempo pieno

Join our global team dedicated to innovation and initiative, where physical walls and different time zones don’t limit, but encourage, collaboration. Where all contributions and new ideas are explored with an open mind and work is driven by our shared values: be courageous, be accountable, be honest, be inclusive and elevate others.

Job Description Summary

**Job Description**:

- THE ADMIN & OPERATIONS COORDINATOR ROLE
- The Admin & Operations Coordinator will provide overall support to the Alira Health team and more specifically to the Director of Global Administration on various projects. They will report directly to the line manager for specific projects within their respective areas, while maintaining general oversight from the Director of Global Administration.
- ESSENTIAL JOB FUNCTIONS
- The role of Admin & Operations Coordinator requires close collaboration with other departments and line managers to ensure the proper execution of company activities. Below are the main functions of the role.
- Project Data Collection and Update in PSA
- o New Client Creation
- o Project Creation
- o Tasks Creation
- o Project Plan Templates management
- Contracts Signature Monitoring
- o Make sure the projects have the contracts signed
- o Inform the right stakeholders about a contract signature
- o Alert Project Managers in case contract related issues arise
- o Liaise with Customer Support Team to ensure contracts are signed
- o Deliver KPIs for singed contracts vs “work at risk”
- Data Quality Management
- o Regular check the Data Quality reports to make sure the data is correctly entered in the systems
- o Corrects the missing or incorrect data
- o Does regular follow-ups with Project Managers/Team members for any data related issues
- o Liaise with Accounting to address any issue that would prevent seamless integration into the Financial ERP
- Operational Reporting Review & Consolidation
- o Project Status & Health
- o Workloads
- o Resource Allocation
- o Resource Planning
- o Invoicing Follow-up
- Documentation & Training
- o Define and document procedures according with agreed methodology
- Other projects such as
- o Deployment of the AH global phone fleet
- o Migration of the contractor population to the HRIS system
- o Helpdesk improvement project
- Global Administration Projects
- In this role, The Admin & Operations Coordinator works closely with the Global Director of Administration to achieve company objectives and oversee specific projects. The main functions may include:

- o Facility Management:

- Oversee facilities, office management services, and vendor relationships, providing support to local FM teams.
- Support the implementation and maintenance of the Global Facility Management Plan, including monitoring the effectiveness of security measures and processes.
- o Insurance:

- Support the management of the global insurance plan, including collaboration with brokers and assistance with renewal processes.
- Develop necessary reports on an ongoing basis.
- PREPARATION, KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES
- High school diploma or equivalent.
- Proficiency in English language.
- Previous experience as an administrative assistant or in a similar role.
- Proficiency in using Office software (Word, Excel, Power Point ).
- Organizational and time management skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Ability to prioritize tasks and work independently.
- Location: Italy (Remote)

Languages

Education

Contract Type

Regular

  • Responsabile Gestione Commesse

    21 ore fa

    BOLOGNA, Italia Buscojobs A tempo pieno

    Responsabile gestione commesse - Categorie protette (L. 68/99) Aira SpA è un'azienda svedese fondata nel 2022 dal Gruppo Vargas , con sede a Stoccolma. Siamo un'eccellenza nel campo dell'energia domestica di nuova generazione e operiamo in Italia , Germania e Regno Unito . Ci concentriamo su soluzioni innovative per il riscaldamento e l'acqua calda...

  • Impiegato/a Spedizioni Categorie Protette L.68/99

    3 settimane fa

    Bologna, Emilia-Romagna, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione "Beyond" Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: Impiegato/a Spedizioni Categorie Protette L.68/99.Requisiti: la risorsa ricercata deve aver maturato seppur breve esperienza come impiegata/o di magazzino e...

  • Impiegato\A Spedizioni Categorie Protette L.68/99

    4 mesi fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione " Beyond " Categorie Protette (L.68/99),  specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99,  per importante azienda cliente ricerca: IMPIEGATO\A SPEDIZIONI CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Requisiti: La risorsa ricercata deve aver maturato seppur breve esperienza come impiegata\o di...

  • Impiegatoa Spedizioni Categorie Protette L.68/99

    4 mesi fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: IMPIEGATOA SPEDIZIONI CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Requisiti: La risorsa ricercata deve aver maturato seppur breve esperienza come impiegatao di magazzino e...

  • Receptionist, cat. prot. L.68/99

    3 mesi fa

    Bologna, Italia Randstad A tempo pieno

    La divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per solida realtà del settore metalmeccanico un receptionist, iscritto alle categorie protette L.68/99.La risorsa si occuperà di:• Accogliere i clienti e i visitatori;• Effettuare Check-in e Check-out ospiti;•...

  • Assistente Amministrativao Categorie Protette L.68/99

    4 mesi fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: ASSISTENTE AMMINISTRATIVAO CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Descrizione della mansione: La risorsa possiede un titolo di studio ad indirizzo economico ed ha...

  • Receptionist, cat. prot. L.68/99

    4 settimane fa

    Bologna, Emilia-Romagna, Italia Randstad A tempo pieno

    Descrizione del ruoloLa divisione HOpportunities di Randstad ricerca un Receptionist iscritto alle categorie protette L.68/99 per una solida realtà del settore metalmeccanico.Compiti e responsabilitàAccogliere i clienti e i visitatori;Effettuare Check-in e Check-out ospiti;Rispondere al telefono e smistare le chiamate;Archiviare documenti;Attività di back...

  • Amministrativo Specializzato Categorie Protette L.68/99

    3 settimane fa

    Bologna, Emilia-Romagna, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione Beyond, Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: ASSISTENTE AMMINISTRATIVO CATEGORIE PROTETTE L.68/99.Descrizione della mansione: La risorsa possiede un titolo di studio ad indirizzo economico e ha maturato...

  • Responsabile Gestione Commesse

    2 mesi fa

    BOLOGNA, Italia Airahome A tempo pieno

    CHI SIAMOAira SpA è un'azienda svedese fondata nel 2022 dal Gruppo Vargas, con sede a Stoccolma.Siamo un'eccellenza nel campo dell'energia domestica di nuova generazione e operiamo in Italia, Germania e Regno Unito.Ci concentriamo su soluzioni innovative per il riscaldamento e l'acqua calda utilizzando tecnologia avanzata.Nel 2024, inizieremo a produrre i...

  • Responsabile Gestione Commesse

    2 mesi fa

    BOLOGNA, Italia Airahome A tempo pieno

    CHI SIAMO Aira SpA è un'azienda svedese fondata nel 2022 dal Gruppo Vargas, con sede a Stoccolma. Siamo un'eccellenza nel campo dell'energia domestica di nuova generazione e operiamo in Italia, Germania e Regno Unito. Ci concentriamo su soluzioni innovative per il riscaldamento e l'acqua calda utilizzando tecnologia avanzata. Nel 2024, inizieremo a produrre...

  • Economista Cat. Prot. L.68/99

    1 settimana fa

    Bologna, Emilia-Romagna, Italia Randstad A tempo pieno

    La divisione HOpportunities di Randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99, ricerca una persona appartenente alle Categorie Protette L.68/99 laureata in Economia per importante azienda cliente operante nel settore finanziario sul territorio di Bologna.Compiti e ResponsabilitàSupportare la divisione in...

  • Montatore meccanico, cat. prot. L.68/99

    2 mesi fa

    Bologna, Italia Randstad Italia spa A tempo pieno

    Montatore meccanico, cat. prot. L.68/99 Settore: manifatturiero & produzioneCategoria: Tecnici specializzati, qualitàOrario di lavoro: 2 TurniContratto: DeterminatoNumero posti: 1Luogo di lavoro: Casalecchio Di RenoLa divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per solida...

  • Contabile Senior L.68/99

    4 settimane fa

    Bologna, Emilia-Romagna, Italia E-Work Spa A tempo pieno

    La nostra azienda, E-Work Spa, cerca un Contabile Senior L.68/99 per il suo team di vendita a Bologna. La risorsa sarà responsabile della gestione della contabilità ordinaria e della gestione dei cespiti. Le competenze richieste includono: Esperienza pregressa nella mansione di Contabile L.68/99; Diploma di ragioneria o equipollenti o Laurea Triennale;...

  • Addetto/a Reception L.68/99

    5 mesi fa

    Bologna, Italia Adhr A tempo pieno

    Il nostro cliente è una società specializzata nella progettazione, realizzazione e conduzione di grandi impianti dislocati in tutto il territorio italiano. per la sede di Forlì, stiamo ricercando un/a **ADDETTO/A RECEPTION L.68/99** La risorsa, inserita nel Reparto Amministrativo, si occuperà di - gestione del centralino con attività di filtraggio e...

  • Tecnico di Qualità Cat. Prot. L.68/99

    4 settimane fa

    Bologna, Emilia-Romagna, Italia Randstad Italia Spa A tempo pieno

    La nostra azienda, Randstad Italia Spa, cerca un Tecnico di Qualità Cat. Prot. L.68/99 per il suo team di produzione e qualità. La risorsa selezionata si occuperà di controllare la qualità dei materiali e dei semilavorati in ingresso, redigere piani di controllo qualità e migliorare il sistema ISO 9001/IATF. Requisiti: esperienza nell'ambito automotive,...

  • E Commerce Specialist Categorie Protette L.68/99

    2 mesi fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente di Bologna ricerca: E COMMERCE SPECIALIST Categorie Protette L.68/99 Sei un esperto di e-commerce alla ricerca di una nuova sfida? Sei appassionato di tecnologia e vuoi...

  • Addetti/e Pulizie L.68/99

    5 mesi fa

    Bologna, Italia Euro&Promos FM S.p.A. A tempo pieno

    Euro&Promos FM spa - azienda leader nel settore Facility Management - è alla ricerca di **Posizione**: **ADDETTI/E PULIZIE APPARTENENTI alle CATEGORIE PROTETTE L.68/99 **da inserire presso Aziende Clienti in zona Bologna **Requisiti**: Si richiede: - appartenenza alle liste di collocamento mirato L.68/99 - CATEGORIA PROTETTA - mínima esperienza nella...

  • Operaio Categorie Protette L. 68/99

    6 giorni fa

    BOLOGNA, Italia Relizont A tempo pieno

    OPERAIO CATEGORIE PROTETTE L. 68/99 Categoria: ProduzioneLuogo di lavoro: BOLOGNAAzienda con sede in provincia di BOLOGNA cerca un OPERAIO APPARTENENTE ALLE CATEGORIE PROTETTE L. 68/99.Le attività principali saranno svolte nel reparto produttivo dell'azienda.Per ricoprire tale ruolo è necessario:APPARTENENZA ALLE CATEGORIE PROTETTE L. 68/99;avere...

  • Responsabile gestione commesse

    2 settimane fa

    Bologna, Italia Airahome A tempo pieno

    CHI SIAMO Aira SpA è un'azienda svedese fondata nel 2022 dal Gruppo Vargas , con sede a Stoccolma. Siamo un’eccellenza nel campo dell’energia domestica di nuova generazione e operiamo in Italia , Germania e Regno Unito . Ci concentriamo su soluzioni innovative per il riscaldamento e l'acqua calda utilizzando tecnologia avanzata. Nel 2024, inizieremo a...

  • Customer Care Categorie Protette L.68/99

    1 mese fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Customer Care Categorie Protette L.68/99 - Bologna Job Description Cerchiamo un candidato motivato e appassionato per il ruolo di Customer Care Categorie Protette L.68/99.Il candidato ideale sar responsabile di fornire assistenza ai clienti tramite telefono, email e chat.Inoltre, il candidato dovr gestire le richieste di assistenza e risolvere i problemi dei...