Admin & Operations Coordinator - L.68/99

3 settimane fa

Bologna, Italia Alira Health A tempo pieno

Join our global team dedicated to innovation and initiative, where physical walls and different time zones don’t limit, but encourage, collaboration. Where all contributions and new ideas are explored with an open mind and work is driven by our shared values: be courageous, be accountable, be honest, be inclusive and elevate others.

Job Description Summary

**Job Description**:

- THE ADMIN & OPERATIONS COORDINATOR ROLE
- The Admin & Operations Coordinator will provide overall support to the Alira Health team and more specifically to the Director of Global Administration on various projects. They will report directly to the line manager for specific projects within their respective areas, while maintaining general oversight from the Director of Global Administration.
- ESSENTIAL JOB FUNCTIONS
- The role of Admin & Operations Coordinator requires close collaboration with other departments and line managers to ensure the proper execution of company activities. Below are the main functions of the role.
- Project Data Collection and Update in PSA
- o New Client Creation
- o Project Creation
- o Tasks Creation
- o Project Plan Templates management
- Contracts Signature Monitoring
- o Make sure the projects have the contracts signed
- o Inform the right stakeholders about a contract signature
- o Alert Project Managers in case contract related issues arise
- o Liaise with Customer Support Team to ensure contracts are signed
- o Deliver KPIs for singed contracts vs “work at risk”
- Data Quality Management
- o Regular check the Data Quality reports to make sure the data is correctly entered in the systems
- o Corrects the missing or incorrect data
- o Does regular follow-ups with Project Managers/Team members for any data related issues
- o Liaise with Accounting to address any issue that would prevent seamless integration into the Financial ERP
- Operational Reporting Review & Consolidation
- o Project Status & Health
- o Workloads
- o Resource Allocation
- o Resource Planning
- o Invoicing Follow-up
- Documentation & Training
- o Define and document procedures according with agreed methodology
- Other projects such as
- o Deployment of the AH global phone fleet
- o Migration of the contractor population to the HRIS system
- o Helpdesk improvement project
- Global Administration Projects
- In this role, The Admin & Operations Coordinator works closely with the Global Director of Administration to achieve company objectives and oversee specific projects. The main functions may include:

- o Facility Management:

- Oversee facilities, office management services, and vendor relationships, providing support to local FM teams.
- Support the implementation and maintenance of the Global Facility Management Plan, including monitoring the effectiveness of security measures and processes.
- o Insurance:

- Support the management of the global insurance plan, including collaboration with brokers and assistance with renewal processes.
- Develop necessary reports on an ongoing basis.
- PREPARATION, KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES
- High school diploma or equivalent.
- Proficiency in English language.
- Previous experience as an administrative assistant or in a similar role.
- Proficiency in using Office software (Word, Excel, Power Point ).
- Organizational and time management skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Ability to prioritize tasks and work independently.
- Location: Italy (Remote)

Languages

Education

Contract Type

Regular

  • Closing Orders Clerk, Categoria Protetta L.68/99

    1 mese fa

    BOLOGNA, Italia Randstad A tempo pieno

    La divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per azienda  realizza prodotti, servizi e sistemi per l'approvvigionamento di aria compressa, un Closing Orders Clerk appartenente alle Categorie protette (Legge 68/99 art.1). La mansione prevede queste attività: - Supporta...

  • Closing orders Clerk, categoria protetta L.68/99

    1 mese fa

    Bologna, Italia Randstad A tempo pieno

    La divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per azienda  realizza prodotti, servizi e sistemi per l'approvvigionamento di aria compressa, un Closing Orders Clerk appartenente alle Categorie protette (Legge 68/99 art.1).La mansione prevede queste attività:- Supporta i...

  • Closing orders Clerk, categoria protetta L.68/99

    1 settimana fa

    Bologna, Italia Randstad A tempo pieno

    La divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per azienda  realizza prodotti, servizi e sistemi per l'approvvigionamento di aria compressa, un Closing Orders Clerk appartenente alle Categorie protette (Legge 68/99 art.1).La mansione prevede queste attività:- Supporta i...

  • Closing orders Clerk, categoria protetta L.68/99

    4 settimane fa

    Bologna, Italia Randstad Italia Spa A tempo pieno

    Mansione La divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per azienda realizza prodotti, servizi e sistemi per l'approvvigionamento di aria compressa, un Closing Orders Clerk appartenente alle Categorie protette (Legge 68/99 art.1). Responsabilit La mansione prevede queste...

  • Closing orders Clerk, categoria protetta L.68/99

    1 settimana fa

    Bologna, Italia Randstad Italia Spa A tempo pieno

    Mansione La divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per azienda realizza prodotti, servizi e sistemi per l'approvvigionamento di aria compressa, un Closing Orders Clerk appartenente alle Categorie protette (Legge 68/99 art.1). Responsabilit La mansione prevede queste...

  • Closing orders Clerk, categoria protetta L.68/99

    1 mese fa

    Bologna, Italia Randstad Italia Spa A tempo pieno

    Mansione La divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per azienda realizza prodotti, servizi e sistemi per l'approvvigionamento di aria compressa, un Closing Orders Clerk appartenente alle Categorie protette (Legge 68/99 art.1). Responsabilit La mansione prevede...

  • Closing orders Clerk, categoria protetta L.68/99

    1 settimana fa

    Bologna, Italia Randstad Italia Spa A tempo pieno

    Mansione La divisione HOpportunities di randstad, specializzata nella selezione di candidati iscritti alle categorie protette L.68/99 ricerca per azienda realizza prodotti, servizi e sistemi per l'approvvigionamento di aria compressa, un Closing Orders Clerk appartenente alle Categorie protette (Legge 68/99 art.1). Responsabilit La mansione prevede...

  • Operations Coordinator

    2 mesi fa

    Bologna, Italia Tiffany & Co. A tempo pieno

    Tiffany & Cothe name instills images of Beauty, Romance and the iconic Blue Box. It is a Symbol of Excellence. For more than 180 years, Tiffany has created a legacy of exquisite designs and romantic ideals. Tiffany & Co.'s rich heritage of celebrated artists, historic milestones and magnificent jewelry creates the foundation from which our employees build...

  • Addetta\o Al Magazzino Categorie Protette L.68/99

    2 mesi fa

    Bologna, Italia Manpower A tempo pieno

    **Addetta\o al magazzino Categorie protette L.68/99**: - Codice annuncio: 721621- - Data di pubblicazione: 02 aprile 2024- - Tipologia di assunzione: Assunzione Diretta- - Industria: retail- - Validità annuncio fino a : 30 giugno 2024- - Posizioni ricercate : 1- - Da Remoto: No- - Full-time/Part-time: Full time - **:**Descrizione** Manpower Professional,...

  • Assistente Amministrativa\O Categorie Protette L.68/99

    2 settimane fa

    BOLOGNA, Italia Manpower A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione "Beyond" Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca:ASSISTENTE AMMINISTRATIVA\O CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Descrizione della mansione:La risorsa possiede un titolo di studio ad indirizzo economico ed ha...

  • Assistente Amministrativa\O Categorie Protette L.68/99

    2 settimane fa

    BOLOGNA, Italia Manpower A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione "Beyond" Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca:ASSISTENTE AMMINISTRATIVA\O CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Descrizione della mansione:La risorsa possiede un titolo di studio ad indirizzo economico ed ha...

  • Operations Coordinator

    2 mesi fa

    BOLOGNA, Italia Lvmh Group A tempo pieno

    Multiple recipients? Separate the addresses with a comma. Message Operations Coordinator - Maternity Replacement - BolognaCompany: Tiffany & Co Country / Region : Italy City : Bologna Business group: Watches & Jewellery Contract type: Temporary Job Function: Retail Experience required: Minimum 3 years Reference No.: 59036 Date of publication: 2024.04.23...

  • Operations Coordinator

    2 settimane fa

    BOLOGNA, Italia Lvmh Group A tempo pieno

    Multiple recipients? Separate the addresses with a comma. Message Operations Coordinator - Maternity Replacement - BolognaCompany: Tiffany & Co Country / Region : Italy City : Bologna Business group: Watches & Jewellery Contract type: Temporary Job Function: Retail Experience required: Minimum 3 years Reference No.: 59036 Date of publication: 2024.04.23...

  • Assistente Amministrativao Categorie Protette L.68/99

    2 settimane fa

    Bologna, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: ASSISTENTE AMMINISTRATIVAO CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Descrizione della mansione: La risorsa possiede un titolo di studio ad indirizzo economico...

  • Assistente Amministrativao Categorie Protette L.68/99

    2 settimane fa

    Bologna, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: ASSISTENTE AMMINISTRATIVAO CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Descrizione della mansione: La risorsa possiede un titolo di studio ad indirizzo economico...

  • Impiegatoa Spedizioni Categorie Protette L.68/99

    2 settimane fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: IMPIEGATOA SPEDIZIONI CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Requisiti: La risorsa ricercata deve aver maturato seppur breve esperienza come impiegatao di...

  • Impiegatoa Spedizioni Categorie Protette L.68/99

    2 settimane fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: IMPIEGATOA SPEDIZIONI CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Requisiti: La risorsa ricercata deve aver maturato seppur breve esperienza come impiegatao di...

  • Assistente Amministrativao Categorie Protette L.68/99

    2 settimane fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: ASSISTENTE AMMINISTRATIVAO CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Descrizione della mansione: La risorsa possiede un titolo di studio ad indirizzo economico...

  • Impiegato\A Spedizioni Categorie Protette L.68/99

    1 settimana fa

    Bologna, Italia MANPOWER ITALIA A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione "Beyond" Categorie Protette (L.68/99),  specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99,  per importante azienda cliente ricerca: IMPIEGATO\A SPEDIZIONI CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Requisiti: La risorsa ricercata deve aver maturato seppur breve esperienza come...

  • Assistente Amministrativao Categorie Protette L.68/99

    2 settimane fa

    BOLOGNA, Italia Manpowergroup A tempo pieno

    Manpower Professional, Divisione ", Beyond", Categorie Protette (L.68/99), specializzata in ricerca e selezione di personale iscritto al collocamento mirato L.68/99, per importante azienda cliente ricerca: ASSISTENTE AMMINISTRATIVAO CATEGORIE PROTETTE L.68/99 Descrizione della mansione: La risorsa possiede un titolo di studio ad indirizzo economico...