Event Specialist

2 settimane fa

Firenze, Italia CWT A tempo pieno

Event Specialist
- (2300003J)

CWT Meetings & Events is a global, full-service meetings and events agency with over 30 years of experience providing innovative solutions for both strategic meetings and event management. We live, breathe and thrive on executing some of the most innovative events and finest meetings of all shapes and sizes.

We’re a community of 1,400 meetings and event experts spanning 68 countries and we are continuing to grow. We are always on the lookout for talented people to join us on our journey and help us to exceed both our own expectations, and those of our clients.

**CWT Meetings & Events** is seeking a** Project Manager** to support one of our largest global strategic clients, SMM Pharma.

In this exciting role, the Project Manager, will completely own the overall project management, from the early pre-planning phase, through execution until final reconciliation of costs, for different size and complexity level meetings, with a specific focus on Medical Meetings (International congresses, Ad Boards, Investigator Meetings, Roundtables, Corporate Company Meetings).

Managing project timelines as indicated in MSA and contract negotiations with suppliers (either in collaboration with a sourcing specialist or on their own) will be part of her/his duties, as well as utilizing the CWT standard processes and specific operating procedures to achieve client satisfaction.

We are looking for highly organized, detail oriented individuals, who are flexible, have the ability to thrive in a fast-paced environment and handle multiple projects with tight deadlines. This role requires a high level of initiative, self-motivation, flexibility, creativity, and collaboration to be able to assists in the development, planning and execution of successful meetings and events.

This is an opportunity to get involved in our rapidly growing Meeting & Events team and grow professionally along with the business. If you are an enthusiastic event project manager who thrives in an environment where communication, creativity, and teamwork are encouraged, this may be the opportunity for you.

**Main responsibilities**:

- **Project Management**:

- Identifies stakeholder needs, designs program details to meet needs of participants, identifies successful criteria for evaluation of meeting, in cooperation with other functions
- Ensures customer requirements according to compliance requirements and SLAs
- Works with Client, CWT team, and other identified resources to execute the project plan and monitor results to ensure project timeline and deliverables meet client expectations
- Documents and continuously provides input to refine and implement best practices across all projects for consistency and optimization
- Promptly reports and escalates to management as needed and fully informs of any significant problems or unusual matters related to project management activity
- Ensures all projects are delivered on-time, within scope, and within budget
- Conducts a pre-meeting briefing and post-con with suppliers and facility providers
- Plans/creates agendas for site inspections
- Manages the relationship with the client and all respective stakeholders, as well as suppliers
- Performs time tracks as requested by management
- **Financial & Contract Management**:

- Develops budget for meeting which may include vendor contract negotiations
- Ensures completion of payment and/or billing process
- Manages according to the budget
- Responsible for group reporting requirements
- Ensures adherence to standard or client specific deposit terms, terms and conditions of client contract, and billing guidelines
- Responsible for group reporting requirements and capture of required information to ensure accuracy
- **Logistics**:

- Establishes invitation/registration/confirmation procedures for attendees
- Oversees and/or organizes attendee management and communications
- Secures and communicates transportation/travel arrangements
- Determines setup for function rooms including seating and AV
- Manages all food and beverage needs
- Prepares and reviews reports requested by client or internally in a timely manner
- Coordinates shipping of materials
- Complies with M&E technology usage as required
- **Program**:

- Provides program feedback to all stakeholders through summary and distribution program debrief notes
- Travels onsite for assigned programs acting as the business lead meeting owner as required
- Proactively escalates potential client, program, or delivery issues for timely resolution
- Performs time tracks as requested by management
- Increases Meeting and Events industry knowledge by attending internal training, external events supplier presentations, and team meetings.
- **Identifies upselling opportunities and action or informs manager**

LI-PS
- Qualifications

**Experience & education**:

- College diploma or degree in related field preferred
- 3-5 years of meeting and event management experience including at least 2

  • Event Specialist

    2 settimane fa

    Firenze, Italia CWT A tempo pieno

    Event Specialist - (2300001W) The **Event Specialist** role is responsible for mid complexity meeting or event planning and project management delivery for live, virtual and hybrid projects, from conception through to completion. The **Event Specialist** will act as the primary lead on medium events handling all communications with the client on behalf of...

  • Event Specialist

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Page Personnel Italia A tempo pieno

    La risorsa scelta nel ruolo di Event Specialist dovrà occuparsi delle seguenti attività: - Pianificazione e gestione degli eventi di brand (PR, special events, consumer events, store events) - Pianificazione e gestione delle produzioni (Shooting foto e video) - Gestione e coordinamento fornitori (agenzie creative, fotografi, videomaker, ecc.) -...

  • Mch Sales

    1 settimana fa

    Firenze, Italia Mercato Centrale Holding srl A tempo pieno

    Il Gruppo Mercato Centrale è fatto di persone che hanno un progetto dove poter fare, partecipare, crescere. È una piazza viva e attiva, dove l’impegno, il sorriso, la passione ed il rispetto non mancano mai. Da Firenze a Roma, passando per Torino fino a Milano. **MCH SALES & EVENT MANAGER**: Il Sales & Event Manager si colloca in staff all’ufficio...

  • Specialista Paghe e Contributi

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Generazione Vincente S.p.A. A tempo pieno

    Generazione Vincente SpA, Agenzia per il lavoro, ricerca per prestigiosa Azienda cliente n. 2 Specialisti Paghe e Contributi per la sede di Firenze. **Posizione**: La risorsa supporterà il Responsabile nelle seguenti attività: - Individuazione e selezione degli eventi significativi - Correzione puntuale di ciascun evento in coerenza con quanto previsto...

  • Specialista Paghe e Contributi

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Generazione Vincente S.p.A. A tempo pieno

    Generazione Vincente SpA, Agenzia per il lavoro, ricerca per prestigiosa Azienda cliente n. 2 Specialisti Paghe e Contributi per la sede di Firenze. **Posizione**: La risorsa supporterà il Responsabile nelle seguenti attività: - Individuazione e selezione degli eventi significativi - Correzione puntuale di ciascun evento in coerenza con quanto previsto...

  • Gdo Ed Eventi

    6 giorni fa

    Firenze, Italia MKD A tempo pieno

    SV GROUP opera da anni sul territorio con particolare focus su quello di FIRENZE sponsorizzando Brand internazionali e dando l’opportunità anche a giovani senza esperienza di entrare nel mondo del lavoro. **Posizione**: La figura ricercata è quella del promoter da inserire con regolare contratto tramite lettera d'incarico A TEMPO PIENO [dal lunedì al...

  • Marketing&communication Specialist

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Mercato Centrale Holding srl A tempo pieno

    Il Mercato Centrale è uno spazio da vivere e condividere, un contenitore che diventa contenuto culturale e sociale, senza perdere spontaneità e semplicità. É un progetto che nasce dalle persone, con le persone, per le persone, grazie a un metodo di lavoro orizzontale che promuove e incentiva la spinta verso creatività e innovazione a tutti i...

  • Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche

    4 settimane fa

    Firenze, Italia ADAMI & ASSOCIATI A tempo pieno

    Località : Firenze, Toscana Settore : Moda e Lusso Descrizione del Ruolo : Per una delle più prestigiose case di moda italiane, stiamo selezionando uno Specialista di Comunicazione e Relazioni Pubbliche. La figura si occuperà di definire e attuare le strategie di comunicazione del brand, garantendo una presenza forte e coerente sia a livello nazionale...

  • After Sales Specialist

    1 settimana fa

    Firenze, Italia ManpowerGroup A tempo pieno

    Per importante azienda manufatturiera leader nel suo settore, Manpower Professional ricerca in provincia di Firenze un/una After sales Specialist La figura, inserita nel dipartimento After sales e a riporto dell' After Sales Manager, sar responsabile delle seguenti attivit : Gestione proattiva del rapporto con il distributore, in particolare nel servizio...

  • Mice Specialist Cat. Protetta Ex Art. 1 L. 68/99

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Orienta A tempo pieno

    Orienta Spa- Società Benefit, filiale di Firenze, ricerca per società che si occupa di organizzare eventi e congressi in ambito medico scientifico un/a MICE SPECIALIST CAT.PROTETTA EX ART.1 L. 68/99 La risorsa si occuperà della progettazione e della gestione di eventi e corsi di formazione, volti principalmente all'aggiornamento del personale...

  • Digital Marketing Specialist

    1 settimana fa

    Firenze, Italia Gruppo Eurocar Italia A tempo pieno

    Il Gruppo Eurocar Italia, controllato al 100% da Porsche Holding Salisburgo, è in Italia il più grande gruppo di distribuzione ed assistenza per i marchi del Gruppo Volkswagen. **Digital Marketing Specialist**: La persona, in qualità di Digital Specialist all’interno del reparto Marketing si occuperà di: - Progettare contenuti ingaggianti per i...

  • Beauty Specialist

    3 settimane fa

    Firenze, Italia Etik srl A tempo pieno

    Etik, azienda leader nel settore dell’estetica avanzata che produce e distribuisce tecnologie Made in Italy nelle tre divisioni: estetica, farmaceutica e medicale, seleziona, per la zona della TOSCANA una **Beauty Specialist**. Il ruolo, fortemente operativo prevede un periodo iniziale di affiancamento che condurrà la figura individuata a gestire in...

  • Lavoro Part o Full Time: Junior Promoter in Eventi

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Reve srl A tempo pieno

    _L’estate è arrivata e lavorare al chiuso, dietro una scrivania, non è sicuramente un bel modo di passarla _ Non preferiresti, piuttosto, **lavorare avendo la possibilità di viaggiare**, **incontrare nuove persone**, **stringere legami **e vivere al meglio questa stagione estiva? - **Reve**_ _ti offre tutto questo_ e non solo! Selezioniamo una risorsa...

  • MICE SPECIALIST CAT. PROTETTA EX ART. 1 L. 68/99

    4 settimane fa

    firenze, Italia Orienta A tempo pieno

    Orienta Spa- Società Benefit, filiale di Firenze, ricerca per società che si occupa di organizzare eventi e congressi in ambito medico scientifico un/a MICE SPECIALIST CAT. PROTETTA EX ART. 1 L. 68/99 La risorsa si occuperà della progettazione e della gestione di eventi e corsi di formazione, volti principalmente all'aggiornamento del personale medico....

  • Hr Specialist L.68/99

    4 settimane fa

    Firenze, Italia Hays A tempo pieno

    **La tua nuova azienda**:Per importante multinazionale francese, operante nel settore medical device siamo alla ricerca di un HR Specialist appartenente alle categorie protette art.1**Il tuo nuovo ruolo**La figura inserita sarà coinvolta sulle seguenti attività:- Supporto alla rilevazione delle presenze ai fini dell'elaborazione dei cedolini;- Supporto...

  • Marketing Specialist

    1 settimana fa

    Firenze, Italia WayOut Consulting A tempo pieno

    Tipo di contratto **Tipo di contratto**: apprendistato **Giornata lavorativa**: Full-time **Luogo di lavoro**: Firenze (zona Novoli) **Descrizione dell'Azienda**: **WAYOUT CONSULTING SRL (Aut. Ministeriale Prot. 39/0011477)** - Cerca per la sede di Firenze: _**MARKETING SPECIALIST** "_Aiutiamo le Aziende a Creare, a Comunicare e Consegnare Valore, con...

  • Specialista Ufficio Eventi e Comunicazioni Ai Punti

    2 settimane fa

    Firenze, Italia Unicoop Firenze Sc A tempo pieno

    **Unisciti a noi** Unicoop Firenze è alla ricerca di una risorsa da inserire all’interno della **Direzione Marketing **nel team di lavoro dell' **Ufficio Eventi e Comunicazioni ai punti vendita**. **Chi siamo** **UNICOOP FIRENZE** è una delle principali cooperative di consumatori nel panorama della Grande Distribuzione Organizzata ed attualmente è...

  • HSE Specialist

    4 settimane fa

    firenze, Italia Michael Page International Italia S.r.l. A tempo pieno

    Azienda Importante realtà del territorio con attività inerenti a struttura ricettiva. Offerta Gestire e coordinare i servizi di manutenzione ordinaria e straordinaria della struttura, inclusi impianti elettrici, idraulici e sistemi HVAC. Supervisionare le attività di pulizia, sicurezza e cura degli spazi comuni, assicurando il rispetto degli standard di...

  • Sell Out Specialist Lindt

    2 settimane fa

    Firenze, Italia C2C Srl A tempo pieno

    **C2C - Close To Consumer** è attiva nel settore delle promozioni di vendita, del merchandising e dell'organizzazione di eventi ed è una società di Gi Group, prima Agenzia per il Lavoro Italiana con oltre 200 filiali sul territorio nazionale e più di 1800 professionisti nel settore delle Risorse Umane.Per importante azienda cliente leader nel settore...

  • Product sales specialist

    4 settimane fa

    Firenze, Italia AxL Spa – ALTI PROFILI A tempo pieno

    Product Sales Specialist La risorsa sarà inserita presso l’azienda cliente ubicata in provincia di Bergamo e sarà operativa da remoto nel territorio della Toscana e delle Marche Cosa Offriamo: - Retribuzione: 35.000 - 45.000 euro lordi in base all'esperienza maturata - Benefits: Auto aziendale - Welfare con sistema di premialità - MBO - Contratto:...