Office Assistant

2 settimane fa

Trieste, Italia UNESCO A tempo pieno

OVERVIEW

**Post Number**: 1ITSCTA 009VC

**Grade**: G-3

**Parent Sector**: Natural Sciences Sector (SC)

**Duty Station**: Trieste

**Job Family**: Natural Sciences

**Type of contract**: Temporary Appointment

**Duration of contract**: From 7 to 11 months

**Application Deadline (Midnight Paris Time)**: 05-DEC-23

**UNESCO Core Values**: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST
The World Academy of Sciences (TWAS) aims at building scientific capacity In developing countries. The TWAS Executive Director is the overall responsible officer for TWAS and the entire TWAS - InterAcademy Partnership (IAP) - Organization for Women in Science for the Developing World (OWSD) Secretariat.

Under the direct supervision of the TWAS Programme Coordinator and under the authority of the TWAS Executive Director, and in coordination with the Associate Programme Officers, the Incumbent provides administrative and secretarial assistance related to the functioning of Capacity Building Unit, which implements programmes to strengthen science and technology in developing countries. As part of the Capacity Building Unit, the Incumbent provides support designed to assure the smooth-running of the Unit by providing administrative help.

**The incumbent will perform the following duties**:
Long Description

Provide support with the organisation of workshops/conferences, with the logistics and communications with attendees; help with the drafting of letters and various correspondence associated with the event; assist with the preparation of support material for the events as well as collection of feedback for evaluation and planning of future editions.

Follow guidelines by the Programme Coordinator to increase current outreach efforts by including new contacts into the database and carry out dissemination in target countries on specific programmes and calls

Prepare standard reports for the Executive Director and/or the Programme Coordinator including data and information on programme related activities

COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) Professionalism (C) - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.
REQUIRED QUALIFICATIONS
EDUCATION

Completed secondary, technical and/or vocational school.

WORK EXPERIENCE

Minimum 2 years of relevant administrative or project support experience

SKILLS/COMPETENCIES

Excellent knowledge of modern office skills

Good interpersonal and communication skills

Good organizational and coordination skills

Ability to ensure efficiency

Flexibility to adjust to work schedules and priorities

LANGUAGES

Excellent knowledge (spoken and written) of English

DESIRABLE QUALIFICATIONS
SKILLS/COMPETENCIES

Secretarial and administration experience in an international environment is an asset as well as previous handling of quotations and communication with suppliers and other partners

Tact and ability to work harmoniously with visitors and staff of different national and cultural backgrounds

LANGUAGES

Basic knowledge (spoken and written) of Italian or other UN language is an asset

BENEFITS AND ENTITLEMENTS
UNESCO’s salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

The approximate annual starting salary for this post is 34 222 Euro €.

For full information on benefits and entitlements, please consult our Guide to Staff Benefits.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Footer

UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.

  • Stage Hr Assistant

    3 settimane fa

    trieste, Italia Adecco A tempo pieno

    Il mondo delle risorse umane ti appassiona e sei alla ricerca dell'occasione giusta per metterti alla prova?Stiamo selezionando una risorsa da inserire in stage nel team della filiale Adecco di Trieste!Sarai affiancato dal team di filiale e ti occuperai dell' attività di gestione front office, aggiornamento database, reclutamento sul territorio, screening...

  • Stage Hr Assistant

    3 settimane fa

    trieste, Italia Adecco Italia S.P.A. A tempo pieno

    Il mondo delle risorse umane ti appassiona e sei alla ricerca dell'occasione giusta per metterti alla prova?Stiamo selezionando una risorsa da inserire in stage nel team della filiale Adecco di Trieste!Sarai affiancato dal team di filiale e ti occuperai dell' attività di gestione front office, aggiornamento database, reclutamento sul territorio, screening...

  • Stage Hr Assistant

    3 settimane fa

    trieste, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Il mondo delle risorse umane ti appassiona e sei alla ricerca dell'occasione giusta per metterti alla prova? Stiamo selezionando una risorsa da inserire in stage nel team della filiale Adecco di Trieste! Sarai affiancato dal team di filiale e ti occuperai dell' attività di gestione front office, aggiornamento database, reclutamento sul territorio, screening...

  • Stage Hr Assistant

    3 settimane fa

    trieste, Italia Adecco Filiale Di Trieste A tempo pieno

    Il mondo delle risorse umane ti appassiona e sei alla ricerca dell'occasione giusta per metterti alla prova? Stiamo selezionando una risorsa da inserire in stage nel team della filiale Adecco di Trieste! Sarai affiancato dal team di filiale e ti occuperai dell' attività di gestione front office, aggiornamento database, reclutamento sul territorio, screening...

  • Stage Hr Assistant

    3 settimane fa

    Trieste, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Il mondo delle risorse umane ti appassiona e sei alla ricerca dell'occasione giusta per metterti alla prova?Stiamo selezionando una risorsa da inserire in stage nel team della filiale Adecco di Trieste!Sarai affiancato dal team di filiale e ti occuperai dell' attività di gestione front office, aggiornamento database, reclutamento sul territorio, screening...

  • Stage Hr Assistant

    3 settimane fa

    Trieste, Italia Adecco Filiale di Trieste A tempo pieno

    Il mondo delle risorse umane ti appassiona e sei alla ricerca dell'occasione giusta per metterti alla prova? Stiamo selezionando una risorsa da inserire in stage nel team della filiale Adecco di Trieste! Sarai affiancato dal team di filiale e ti occuperai dell' attività di gestione front office, aggiornamento database, reclutamento sul territorio, screening...

  • Communication Assistant

    4 settimane fa

    Trieste, Italia UNESCO A tempo pieno

    OVERVIEW **Post Number**: 1ITSCPA 105TP **Grade**: G-4 **Parent Sector**: Natural Sciences Sector (SC) **Duty Station**: Trieste **Job Family**: Natural Sciences **Type of contract**: Project Appointment **Duration of contract**: 1 year **Application Deadline (Midnight Paris Time)**: 28-MAR-2023 **UNESCO Core Values**: Commitment to the...

  • Assistant Project Manager

    3 settimane fa

    Trieste, Italia Frag2000 A tempo pieno

    ASSISTENTE PROJECT MANAGERFRAG srl ricerca un Assistente Project Manager per la gestione delle attività di progetti in ambito rigenerazione urbana e di riqualifica energetica degli edifici della Pubblica Amministrazione.La risorsa supporterà il Project Manager nella gestione dei progetti, interfacciandosi con gli appaltatori e presenziando ai meeting...

  • Assistant Project Manager

    1 mese fa

    Trieste, Italia Frag2000 A tempo pieno

    ASSISTENTE PROJECT MANAGERFRAG srl ricerca un Assistente Project Manager per la gestione delle attività di progetti in ambito rigenerazione urbana e di riqualifica energetica degli edifici della Pubblica Amministrazione.La risorsa supporterà il Project Manager nella gestione dei progetti, interfacciandosi con gli appaltatori e presenziando ai meeting...

  • Addetto alle vendite

    6 giorni fa

    Trieste, Italia Venchi spa A tempo pieno

    Sei una persona dinamica che ama le sfide e vuole mettersi in gioco? Sei un amante del brand e pensi che il nostro cioccolato sia il regalo perfetto? Venchi ricerca *Sales Assistant *da assumere per accogliere con Allegria ogni cliente, accompagnandolo alla scoperta del mondo del gelato e del cioccolato, per comprendere le sue necessità e guidarlo nella...

  • Addetto alle vendite

    6 giorni fa

    Trieste, Italia Venchi spa A tempo pieno

    Sei una persona dinamica che ama le sfide e vuole mettersi in gioco? Sei un amante del brand e pensi che il nostro cioccolato sia il regalo perfetto?Venchi ricerca *Sales Assistant *da assumere per accogliere con Allegria ogni cliente, accompagnandolo alla scoperta del mondo del gelato e del cioccolato, per comprendere le sue necessità e guidarlo nella...

  • Addetto alle vendite

    4 giorni fa

    Trieste, Italia Venchi spa A tempo pieno

    Sei una persona dinamica che ama le sfide e vuole mettersi in gioco? Sei un amante del brand e pensi che il nostro cioccolato sia il regalo perfetto?Venchi ricerca *Sales Assistant *da assumere per accogliere con Allegria ogni cliente, accompagnandolo alla scoperta del mondo del gelato e del cioccolato, per comprendere le sue necessità e guidarlo nella...