Team Administrative Assistant

3 settimane fa

Brindisi, Italia UNICC A tempo pieno

Position Description

**Purpose of the Position**

The purpose of the position is to provide high-quality administrative support services to the respective Chief of Division and to the team as a whole, to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented.

**Objectives of the Programme**

The objective of the Centre is to provide trusted ICT services and digital business solutions to its Clients and Partner Organizations.

**Main duties and responsibilities**:
The incumbent will work under the direct supervision and guidance of the respective Chief of Division and in close collaboration with the teams within the Division. The incumbent could be requested to do any other tasks of similar level in related fields.

Within delegated authority, under guidance and in close collaboration with relevant team members, the incumbent will perform the following duties and responsibilities:
**Administrative and logístical support to the Chief of Division**:

- Perform designated office support and administrative functions, including assisting in providing organizational, coordination, logístical and administrative support
- Track and report on key division wide indicators. Monitor, processes and schedule related outputs, products, tasks, etc
- In close collaboration with relevant team members, generate a variety of standard statistical and other reports, work orders, using various databases; Draft minutes of meetings if required.
- Respond to information requests and basic inquiries (e.g. answers requests requiring file search), and as necessary, refer inquiries to appropriate personnel for handling
- Update and maintain calendars, large distribution lists; shared electronic files and databases; monitor, prepare and distribute various materials, reports, where possible using electronic formats
- Assist in the preparation of meetings, workshops, etc. and presentation materials using appropriate technology/software

**Administrative support to the Brindisi office**:

- Participate in the resolution of office management related queries in Brindisi: manage office supplies requests, be the point of contact with service providers, manage office space allocation, coordinate maintenance work request, etc.
- Provide support in requesting equipment, phone device and building access request for new staff and other personnel
- Assist staff/guests visiting offices for meetings or other official business; Arrange UNICC Brindisi meetings and assist in booking conference rooms; Assist for office events
- Under guidance, assist staff members based in Brindisi in processing their travels
- Raise purchase requisitions for services and/or goods; Assist on finance and procurement related issues, as required for the Brindisi office

**General administrative support to the Division**:

- Report on administrative process performance and propose opportunities for improvements
- Under guidance, assist the whole division in its administrative processes and its correct implementation across all teams
- Collaborate with other administrative staff on shared initiatives, and contribute to streamlining administrative procedures and documents across UNICC by liaising with the other divisions and with Directorate

**Other**:

- Provide other ad hoc support either within the team or in other teams as required - this includes the participation in special projects or administrative support to service delivery for short period of time on a part-time or full-time basis upon request from the senior management

Recruitment Profile

**Experience and Skills required**:
**Essential**:

- A minimum of two (2) years of administrative experience, including direct work experience providing administrative/secretarial support to senior management in an international setting. A completed university degree from an accredited institution will be counted towards minimum work experience requirements.
- Good knowledge and experience in drafting and editing of official correspondence
- Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel, PowerPoint, Visio etc.)
- Ability to work in a deadline-oriented and high-pressured environment
- Proven record of demonstrating initiative and good organizational skills

**Desirable**:

- Understanding of basic financial concepts

**Education**:
**Essential**:

- Completion of secondary school diploma

**Languages**:

- **English**: Expert knowledge is required
- Knowledge of the local language of the Duty Station is an advantage

**Global Competencies**:

- **Teamwork**:Develops and promotes effective relationships with colleagues and team members. Deals constructively with conflicts.
- **Communicating**:Expresses oneself clearly in conversations and interactions with others; listens actively. Produces effective written communications. Ensures that information is shared.
- **Respecting and promoting individual and cultural differences**:Demonstrates the abil

  • Senior Administrative Assistant, Gs-, Brindisi

    4 settimane fa

    Brindisi, Italia United Nations A tempo pieno

    Org. Setting and Reporting The United Nations Global Service Centre (UNGSC) provides critical Supply Chain, Geospatial, Information and Telecommunications Technologies services and Training to all Secretariat Entities, Peacekeeping and Special Political Missions, Agencies, Funds and Programmes of the UN system worldwide. The position is located in the...

  • Senior Administrative Assistant, Gs-, Brindisi

    4 settimane fa

    Brindisi, Italia United Nations A tempo pieno

    Org. Setting and Reporting The United Nations Global Service Centre (UNGSC) provides critical Supply Chain, Geospatial, Information and Telecommunications Technologies services and Training to all Secretariat Entities, Peacekeeping and Special Political Missions, Agencies, Funds and Programmes of the UN system worldwide. The position is located in the...

  • Senior Administrative Assistant, Gs-, Brindisi

    1 settimana fa

    Brindisi, Puglia, Italia United Nations A tempo pieno

    Org. Setting and Reporting The United Nations Global Service Centre (UNGSC) provides critical Supply Chain, Geospatial, Information and Telecommunications Technologies services and Training to all Secretariat Entities, Peacekeeping and Special Political Missions, Agencies, Funds and Programmes of the UN system worldwide. The position is located in the...

  • Sales Assistant

    1 settimana fa

    Brindisi, Puglia, Italia JD A tempo pieno

    **SALES ASSISTANT (PART TIME) - BRINDISI**:JD Sports Fashion, fondata nel 1981 con un unico negozio nel nord-ovest dell'Inghilterra, è ora uno dei principali retailer Multi-Canale della moda sportiva e outdoor in UK ed Europa. Il gruppo ha oltre 2.400 negozi, è orientato a diverse fasce di vendita al dettaglio, ed è orgoglioso di offrire ai propri clienti...

  • Sales Assistant

    1 settimana fa

    Brindisi, Puglia, Italia JD A tempo pieno

    **SALES ASSISTANT (PART TIME) - BRINDISI LE COLONNE**:JD Sports Fashion, fondata nel 1981 con un unico negozio nel nord-ovest dell'Inghilterra, è ora uno dei principali retailer Multi-Canale della moda sportiva e outdoor in UK ed Europa. Il gruppo ha oltre 2.400 negozi, è orientato a diverse fasce di vendita al dettaglio, ed è orgoglioso di offrire ai...

  • Sales Assistant

    1 settimana fa

    Brindisi, Puglia, Italia LA CASA DE LAS CARCASAS A tempo pieno

    LA CASA DE LAS CARCASAS è una multinazionale del settore retail leader nella vendita di accessori per telefono e tablet. Siamo nati nel 2012 in Spagna e ad oggi abbiamo più di 500 negozi tra Spagna, Italia, Portogallo, Francia e Messico.Nel 2020 arriviamo in Italia con un progetto di sviluppo molto ambizioso e oggi contiamo più di 100 punti vendita e una...

  • Sales Assistant

    2 mesi fa

    Brindisi, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per azienda nostra cliente, operante nel settore dell'alta formazione informatica, Adecco Filiale di Brindisi seleziona: Sales Assistant. La risorsa si occuperà di supportare il team commerciale nelle seguenti attività: - Fornire supporto commerciale per i progetti formativi aziendali, con particolare attenzione ai progetti esteri - Collaborare con il...

  • Sales Assistant

    2 giorni fa

    Brindisi, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per azienda nostra cliente, operante nel settore dell'alta formazione informatica, Adecco Filiale di Brindisi seleziona: Sales Assistant. La risorsa si occuperà di supportare il team commerciale nelle seguenti attività: - Fornire supporto commerciale per i progetti formativi aziendali, con particolare attenzione ai progetti esteri - Collaborare con il...

  • Sales Assistant

    2 giorni fa

    Brindisi, Italia Adecco Italia A tempo pieno

    Per azienda nostra cliente, operante nel settore dell'alta formazione informatica, Adecco Filiale di Brindisi seleziona: Sales Assistant. La risorsa si occuperà di supportare il team commerciale nelle seguenti attività: - Fornire supporto commerciale per i progetti formativi aziendali, con particolare attenzione ai progetti esteri - Collaborare con il...

  • Shop Assistant 24h, Stagione Estiva

    4 giorni fa

    Brindisi, Italia Goldenpoint SpA A tempo pieno

    Goldenpoint è un retailer di successo nella commercializzazione di calze, collant, leggings, intimo, sleepwear e beachwear rivolti al pubblico femminile, maschile e junior. Dal 2001 a oggi Goldenpoint ha aperto oltre 400 punti vendita in tutto il territorio nazionale. Lo stile elegante, divertente e colorato di Goldenpoint permette di esprimere sempre la...

  • Sales Assistant in Corner Settore Telecomunicazioni

    3 settimane fa

    Brindisi, Italia Miatim Srl A tempo pieno

    Siamo un 'Azienda con esperienza decennale nel settore delle _**_telecomunicazioni_**_, dinamica e in forte espansione. Il nostro team è composto da professionisti con esperienza e da giovani talentuosi._ - Attualmente, siamo alla ricerca di _**_SALES ASSISTANT REPARTO TELECOMUNICAZIONI_**_ per attività da svolgersi presso corner shop commerciali siti...

  • Sales Assistant

    3 settimane fa

    Brindisi, Italia JD A tempo pieno

    **SALES ASSISTANT (PART TIME) - BRINDISI LE COLONNE**: JD Sports Fashion, fondata nel 1981 con un unico negozio nel nord-ovest dell’Inghilterra, è ora uno dei principali retailer Multi-Canale della moda sportiva e outdoor in UK ed Europa. Il gruppo ha oltre 2.400 negozi, è orientato a diverse fasce di vendita al dettaglio, ed è orgoglioso di offrire ai...

  • Sales Assistant

    2 settimane fa

    Brindisi, Italia JD A tempo pieno

    **SALES ASSISTANT (PART TIME) - BRINDISI**: JD Sports Fashion, fondata nel 1981 con un unico negozio nel nord-ovest dell’Inghilterra, è ora uno dei principali retailer Multi-Canale della moda sportiva e outdoor in UK ed Europa. Il gruppo ha oltre 2.400 negozi, è orientato a diverse fasce di vendita al dettaglio, ed è orgoglioso di offrire ai propri...

  • Sales Assistant

    1 settimana fa

    Brindisi, Puglia, Italia JD A tempo pieno

    **SALES ASSISTANT (CATEGORIE PROTETTE) - BRINDISI**:**DESCRIZIONE DELL'AZIENDA**:Fondata nel 1981 con un solo negozio nel nord ovest dell'Inghilterra, JD Sports Fashion Plc è un importante rivenditore internazionale di marchi sportivi, di moda e outdoor.Per il nostro negozio di** BRINDISI **C.C. "Le Colonne"** siamo alla ricerca di un/una **Addetto/a alle...

  • Logistics Assistant, Brindisi

    1 mese fa

    Brindisi, Italia United Nations Global Service Center A tempo pieno

    We are hiring a resourceful LOGISTICS ASSISTANT, Brindisi to join our awesome team at United Nations Global Service Center in Brindisi (BR). Growing your career as a Full Time LOGISTICS ASSISTANT, Brindisi is a great opportunity to develop useful skills. If you are strong in planning, leadership and have the right experience for the job, then apply for the...

  • Logistics Assistant, Brindisi

    4 settimane fa

    Brindisi, Italia United Nations Global Service Center A tempo pieno

    We are hiring a resourceful LOGISTICS ASSISTANT, Brindisi to join our awesome team at United Nations Global Service Center in Brindisi (BR). Growing your career as a Full Time LOGISTICS ASSISTANT, Brindisi is a great opportunity to develop useful skills. If you are strong in planning, leadership and have the right experience for the job, then apply for the...

  • Sales Assistant

    5 giorni fa

    Brindisi, Italia LA CASA DE LAS CARCASAS A tempo pieno

    LA CASA DE LAS CARCASAS è una multinazionale del settore retail leader nella vendita di accessori per telefono e tablet. Siamo nati nel 2012 in Spagna e ad oggi abbiamo più di 500 negozi tra Spagna, Italia, Portogallo, Francia e Messico. Nel 2020 arriviamo in Italia con un progetto di sviluppo molto ambizioso e oggi contiamo più di 100 punti vendita e...

  • Sales Assistant

    2 mesi fa

    Brindisi, Italia JD A tempo pieno

    **SALES ASSISTANT (CATEGORIE PROTETTE) - BRINDISI**: **DESCRIZIONE DELL'AZIENDA**: Fondata nel 1981 con un solo negozio nel nord ovest dell'Inghilterra, JD Sports Fashion Plc è un importante rivenditore internazionale di marchi sportivi, di moda e outdoor. Per il nostro negozio di** BRINDISI **C.C. "Le Colonne"** siamo alla ricerca di un/una **Addetto/a...

  • Sales Assistant

    3 settimane fa

    Brindisi, Italia JD A tempo pieno

    **SALES ASSISTANT (CATEGORIE PROTETTE) - BRINDISI**: **DESCRIZIONE DELL'AZIENDA**: Fondata nel 1981 con un solo negozio nel nord ovest dell'Inghilterra, JD Sports Fashion Plc è un importante rivenditore internazionale di marchi sportivi, di moda e outdoor. Per il nostro negozio di** BRINDISI **C.C. "Le Colonne"** siamo alla ricerca di un/una **Addetto/a...

  • Sales Support

    2 mesi fa

    Brindisi, Italia Sideagroup A tempo pieno

    Sidea Group è una società di consulenza strategica e operativa specializzata nella sinergia efficace fra marketing e tecnologia. Con uno staff di oltre 200 persone, Sidea Group sviluppa soluzioni MarTech attraverso l'integrazione di insight, dati, tecnologia, marketing e creatività. L'attività di Sidea Group è incentrata soprattutto su commerce, CRM,...