Team Administrative Assistant

7 mesi fa

Brindisi, Italia UNICC A tempo pieno

Position Description

**Purpose of the Position**

The purpose of the position is to provide high-quality administrative support services to the respective Chief of Division and to the team as a whole, to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented.

**Objectives of the Programme**

The objective of the Centre is to provide trusted ICT services and digital business solutions to its Clients and Partner Organizations.

**Main duties and responsibilities**:
The incumbent will work under the direct supervision and guidance of the respective Chief of Division and in close collaboration with the teams within the Division. The incumbent could be requested to do any other tasks of similar level in related fields.

Within delegated authority, under guidance and in close collaboration with relevant team members, the incumbent will perform the following duties and responsibilities:
**Administrative and logístical support to the Chief of Division**:

- Perform designated office support and administrative functions, including assisting in providing organizational, coordination, logístical and administrative support
- Track and report on key division wide indicators. Monitor, processes and schedule related outputs, products, tasks, etc
- In close collaboration with relevant team members, generate a variety of standard statistical and other reports, work orders, using various databases; Draft minutes of meetings if required.
- Respond to information requests and basic inquiries (e.g. answers requests requiring file search), and as necessary, refer inquiries to appropriate personnel for handling
- Update and maintain calendars, large distribution lists; shared electronic files and databases; monitor, prepare and distribute various materials, reports, where possible using electronic formats
- Assist in the preparation of meetings, workshops, etc. and presentation materials using appropriate technology/software

**Administrative support to the Brindisi office**:

- Participate in the resolution of office management related queries in Brindisi: manage office supplies requests, be the point of contact with service providers, manage office space allocation, coordinate maintenance work request, etc.
- Provide support in requesting equipment, phone device and building access request for new staff and other personnel
- Assist staff/guests visiting offices for meetings or other official business; Arrange UNICC Brindisi meetings and assist in booking conference rooms; Assist for office events
- Under guidance, assist staff members based in Brindisi in processing their travels
- Raise purchase requisitions for services and/or goods; Assist on finance and procurement related issues, as required for the Brindisi office

**General administrative support to the Division**:

- Report on administrative process performance and propose opportunities for improvements
- Under guidance, assist the whole division in its administrative processes and its correct implementation across all teams
- Collaborate with other administrative staff on shared initiatives, and contribute to streamlining administrative procedures and documents across UNICC by liaising with the other divisions and with Directorate

**Other**:

- Provide other ad hoc support either within the team or in other teams as required - this includes the participation in special projects or administrative support to service delivery for short period of time on a part-time or full-time basis upon request from the senior management

Recruitment Profile

**Experience and Skills required**:
**Essential**:

- A minimum of two (2) years of administrative experience, including direct work experience providing administrative/secretarial support to senior management in an international setting. A completed university degree from an accredited institution will be counted towards minimum work experience requirements.
- Good knowledge and experience in drafting and editing of official correspondence
- Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel, PowerPoint, Visio etc.)
- Ability to work in a deadline-oriented and high-pressured environment
- Proven record of demonstrating initiative and good organizational skills

**Desirable**:

- Understanding of basic financial concepts

**Education**:
**Essential**:

- Completion of secondary school diploma

**Languages**:

- **English**: Expert knowledge is required
- Knowledge of the local language of the Duty Station is an advantage

**Global Competencies**:

- **Teamwork**:Develops and promotes effective relationships with colleagues and team members. Deals constructively with conflicts.
- **Communicating**:Expresses oneself clearly in conversations and interactions with others; listens actively. Produces effective written communications. Ensures that information is shared.
- **Respecting and promoting individual and cultural differences**:Demonstrates the abil

  • Team Administrative Assistant

    2 settimane fa

    Brindisi, Italia Unicc A tempo pieno

    Position Description**Purpose of the Position**The purpose of the position is to provide high-quality administrative support services to the respective Chief of Division and to the team as a whole, to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented.**Objectives of the Programme**The objective of the...

  • Sales Assistant

    4 giorni fa

    Brindisi, Italia LA CASA DE LAS CARCASAS A tempo pieno

    La Casa de las Carcasas, leader di mercato in Spagna e Portogallo nella vendita online e in negozio di cover ed accessori per smartphone e tablet, nasce nel 2012 a Madrid grazie ad un progetto imprenditoriale che prevedeva la vendita di accessori per cellulare. Lo scopo è quello di offrire prodotti esclusivi che seguano le tendenze e le mode del momento,...

  • Sales Assistant

    2 giorni fa

    Brindisi, Italia La Casa De Las Carcasas A tempo pieno

    La Casa de las Carcasas, leader di mercato in Spagna e Portogallo nella vendita online e in negozio di cover ed accessori per smartphone e tablet, nasce nel 2012 a Madrid grazie ad un progetto imprenditoriale che prevedeva la vendita di accessori per cellulare.Lo scopo è quello di offrire prodotti esclusivi che seguano le tendenze e le mode del momento,...

  • Shop Assistant 24h, Stagione Estiva

    6 mesi fa

    Brindisi, Italia Goldenpoint SpA A tempo pieno

    Goldenpoint è un retailer di successo nella commercializzazione di calze, collant, leggings, intimo, sleepwear e beachwear rivolti al pubblico femminile, maschile e junior. Dal 2001 a oggi Goldenpoint ha aperto oltre 400 punti vendita in tutto il territorio nazionale. Lo stile elegante, divertente e colorato di Goldenpoint permette di esprimere sempre la...

  • Shop Assistant 24H, Stagione Estiva

    3 settimane fa

    Brindisi, Italia Goldenpoint Spa A tempo pieno

    Goldenpoint è un retailer di successo nella commercializzazione di calze, collant, leggings, intimo, sleepwear e beachwear rivolti al pubblico femminile, maschile e junior.Dal 2001 a oggi Goldenpoint ha aperto oltre 400 punti vendita in tutto il territorio nazionale.Lo stile elegante, divertente e colorato di Goldenpoint permette di esprimere sempre la...

  • Management Services Assistant

    2 mesi fa

    Brindisi, Italia World Food Programme A tempo pieno

    DEADLINE FOR APPLICATIONS 22 November 2024-23:59-GMT+01:00 Central European Time (Rome) ABOUT WFP The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate...

  • Management Services Assistant

    1 giorno fa

    Brindisi, Italia World Food Programme A tempo pieno

    DEADLINE FOR APPLICATIONS22 November 2024-23:59-GMT+01:00 Central European Time (Rome)ABOUT WFPThe World Food Programme is the world's largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.At...

  • Sales Assistant

    4 mesi fa

    Brindisi, Italia La Casa de las Carcasas A tempo pieno

    **La Casa de las Carcasas** è una multinazionale del settore Retail, leader nella vendita di accessori per telefono e tablet. Nasciamo nel 2012 in Spagna e ad oggi siamo più di 4.500 persone di 60 nazionalità differenti nei nostri team e contiamo più di 600 negozi in Spagna, Portogallo, Italia, Francia, Messico, Polonia, Romania e Cile. Nel 2020...

  • Stagisti Sales Assistant

    4 giorni fa

    Brindisi, Italia LA CASA DE LAS CARCASAS A tempo pieno

    La Casa de las Carcasas, leader di mercato in Spagna e Portogallo nella vendita online e in negozio di cover ed accessori per smartphone e tablet, nasce nel 2012 a Madrid grazie ad un progetto imprenditoriale che prevedeva la vendita di accessori per cellulare. Lo scopo è quello di offrire prodotti esclusivi che seguano le tendenze e le mode del momento,...

  • Stagisti Sales Assistant

    2 giorni fa

    Brindisi, Italia La Casa De Las Carcasas A tempo pieno

    La Casa de las Carcasas, leader di mercato in Spagna e Portogallo nella vendita online e in negozio di cover ed accessori per smartphone e tablet, nasce nel 2012 a Madrid grazie ad un progetto imprenditoriale che prevedeva la vendita di accessori per cellulare.Lo scopo è quello di offrire prodotti esclusivi che seguano le tendenze e le mode del momento,...

  • Property Management Assistant

    1 mese fa

    Brindisi, Italia Mygwork A tempo pieno

    This job is with United Nations, an inclusive employer and a member of myGwork – the largest global platform for the LGBTQ+ business community.Please do not contact the recruiter directly.Org.Setting and Reporting The position is within the United Nations Liquidation Entity (MINUSMA), Brindisi duty station.The incumbent will report to the Chief of Supply...

  • Lpt Casings Commodity

    6 giorni fa

    Brindisi, Italia GE Aviation A tempo pieno

    **Job Description Summary**: Avio Aero is reinforcing the focus to excellence in aeronautical Low pressure turbines (LPT) and in particular on LPT casings design. In this spirit, we are looking for a design engineer, expected to be the focal point and the supervisor of all the FE analyses performed within the LPT casings commodity for component design...

  • Lpt Casings Commodity

    4 giorni fa

    Brindisi, Italia Ge Aviation A tempo pieno

    **Job Description Summary**: Avio Aero is reinforcing the focus to excellence in aeronautical Low pressure turbines (LPT) and in particular on LPT casings design.In this spirit, we are looking for a design engineer, expected to be the focal point and the supervisor of all the FE analyses performed within the LPT casings commodity for component design...

  • Sales Assistant Ovs Spa

    3 mesi fa

    Brindisi, Italia Ovs Spa A tempo pieno

    Con un network di oltre 2000 negozi nel mondo e oltre 8000 dipendenti, lavoriamo ogni giorno per realizzare la nostra mission di rendere il bello accessibile a tutti.Facciamo la differenza per i nostri clienti attraverso i brand del nostro gruppo: OVS, OVS Kids, UPIM, Blukids, Croff, Les Copains, Stefanel.Ogni giorno prepariamo il negozio e accompagniamo il...

  • Sales Assistant

    7 mesi fa

    Brindisi, Italia Decathlon Italia A tempo pieno

    Inizia la partita! Entra a far parte della squadra vincente di Decathlon: Unisci il tuo amore per lo sport al lavoro di squadra e fai di ogni giorno una vittoria! **Il tuo day-to-day [insieme, affronteremo una nuova partita ogni giorno]**: - Sarai tu ad accogliere ed accompagnare il cliente nell'acquisto desiderato tramite il canale di vendita che ritieni...

  • Sales Assistant

    2 giorni fa

    Brindisi, Italia Decathlon Italia A tempo pieno

    Inizia la partita!Entra a far parte della squadra vincente di Decathlon: Unisci il tuo amore per lo sport al lavoro di squadra e fai di ogni giorno una vittoria!**Il tuo day-to-day (insieme, affronteremo una nuova partita ogni giorno)**:- Sarai tu ad accogliere ed accompagnare il cliente nell'acquisto desiderato tramite il canale di vendita che ritieni più...

  • Direttore di Filiale

    6 giorni fa

    Brindisi, Italia Eurofirms A tempo pieno

    Sei uno Store Manager o hai avuto esperienze come Vice / Assistant Store Manager? Sei una figura Sales che proviene dal settore commerciale / Retail e sai usare i social media?_ Noi di **Eurofirms**, per conto di **KIDS&US**, scuola internazionale d'inglese per bambini con oltre 20 anni di esperienza in questo campo, che si impegna quotidianamente con...

  • Direttore Di Filiale

    4 giorni fa

    Brindisi, Italia Eurofirms A tempo pieno

    Sei uno Store Manager o hai avuto esperienze come Vice / Assistant Store Manager?Sei una figura Sales che proviene dal settore commerciale / Retail e sai usare i social media?_Noi di **Eurofirms**, per conto di **KIDS&US**, scuola internazionale d'inglese per bambini con oltre 20 anni di esperienza in questo campo, che si impegna quotidianamente con passione...

  • Assistant Front Office Manager

    3 giorni fa

    Brindisi, Italia Paragon700 Boutique Hotel & Spa A tempo pieno

    **PARAGON 700 BOUTIQUE HOTEL & SPA is seeking for a head of reception.**You will be responsible for the operations, strategies and development of our Front & Back office department and reception, ensuring the highest standards of service.**Main duties & responsibilities**:- Responsible for Front Office effective management and Guest service delivery.He will...

  • Store Manager

    3 mesi fa

    Brindisi, Italia Openjobmetis S.p.A. A tempo pieno

    Openjobmetis Spa ricerca, per un' azienda storica nell'ambito della Grande Distribuzione Organizzata, specializzata nel Food, uno/a Store Manager con esperienza maturata per la gestione dei punti vendita. **Posizione**: La risorsa si occuperà di: - garantire il corretto funzionamento dei punti vendita in termini operativi, commerciali ed organizzativi; -...