Office Assistant

CONTRATTO DI SOSTITUZIONE DI MATERNITA'

Office Assistant - Assistente di ufficio

**Responsabilità / obiettivi principali**:

- Organizzare la manutenzione dell'ufficio (pulizia, riciclaggio, sicurezza, cancelleria, ecc.) e il materiale dell'ufficio in generale, compresi i dispositivi mobili.
- Occuparsi delle spedizioni UPS e degli ordini di acquisto della cancelleria
- Occuparsi degli ordini di acquisto dei Ticket restaurant e dei biglietti per il welfare
- Raccogliere e preparare i documenti per il visto e l'accesso ai cantieri navali
- Aggiornare l'archivio dei rimborsi auto con i dati di tutti i dipendenti italiani.
- Occuparsi dei vari servizi per gli ospiti (prenotazione alberghiera, taxi, ecc...)
- Raccogliere le ore settimanali di tutti i dipendenti ITA (file di controllo dell'orario di lavoro) e compilare il file di riepilogo.
- Preparare le fatture per le altre divisioni di ALMACO sia in formato pdf che elettronico
- Raccogliere e controllare le fatture ricevute dai fornitori (affitto uffici, pulizia uffici, affitto stampanti, etc...) e le spese di viaggio dei dipendenti italiani
- Compilare i file delle fatture e informare l'ufficio legale dei pagamenti da effettuare.
- Compilare le ore dei dipendenti italiani nel portale web dell'ufficio legale e informare il proprio rappresentante dei certificati di malattia dei dipendenti italiani
- Tenere sotto controllo le scadenze per le visite mediche e i corsi di formazione per la sicurezza per i dipendenti italiani, segnalando al responsabile le necessità
- Assistere il responsabile nei contatti con il responsabile esterno della sicurezza e con l'amministratore dell'edificio, compresi tutti i fornitori e i servizi correlati.
- Assistenza locale alle Risorse Umane per l'amministrazione del personale e per i rapporti con l'ufficio legale.
- Assistere nell'organizzazione dei corsi di formazione per i dipendenti italiani.

**Competenze richieste**
- Iniziativa, reattività, atteggiamento proattivo, spirito di squadra, comunicativa
- Senso di responsabilità, senso del servizio agli altri e buona organizzazione
- Rispetto dei processi e delle procedure aziendali
- MS Office (Excel, Powerpoint, Word, Outlook)
- Capacità di organizzare e assegnare priorità a compiti multipli e continui
- Fluente conoscenza della lingua inglese
- Partecipa alle riunioni aziendali periodiche

Contratto di lavoro: Part-time
Orari part-time: 30 a settimana

Stipendio: €1.000,00 - €1.100,00 al mese

Benefit:

- Buoni pasto

Orario:

- Dal lunedì al venerdì
- Turno diurno

Tipi di retribuzione supplementare:

- Tredicesima

Istruzione:

- Scuola Secondaria di II livello (Superiori) (Obbligatorio)

Lingua:

- Inglese (Preferenziale)

Sede di lavoro: Di persona

Data di inizio prevista: 04/09/2023