Assistente Direzione

Punti fondamentali:

🎯 Sede di lavoro: Arezzo + Smart Working (dopo periodo iniziale 6 mesi)

🎯 Contratto: Tempo determinato (per trasformarlo a tempo indeterminato a fine periodo)

🎯 RAL: da 21.000 Euro annui a 27.000 Euro annui a seconda risultato dei test in selezione

Breve Descrizione:

Ciao,

Come stai?

Stiamo cercando un/una Office Manager per la sede di Arezzo.

Lavorerai fianco a fianco con tutti i membri del team nella gestione dei processi day-by-day, con il commercialista per la fatturazione (attiva e passiva) e a fianco a fianco con il CEO per la gestione ordinaria delle attività.

I nostri processi sono estremamente automatizzati e digitali, quindi è necessario che tu abbia una fortissima dimestichezza con il mondo digitale (è parte del processo di test nella selezione).

Siamo una società in fortissima crescita e con una enorme motivazione per creare un ambiente sano, costruttivo e stimolante (valori in cui crediamo tanto).

Se sei un/una nerd a cui piace gestire processi, organizzare e trovare soluzioni, sei la persona che fa per noi

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Chi siamo

Castro & Partners è una società di consulenza e formazione manageriale (www.managementacademy.it) operante a livello nazionale, con centinaia di clienti attivi.

La nostra mission è creare impatto nel mondo manageriale e imprenditoriale, attraverso percorso di consulenza, coaching e formazione efficaci, pratici e orientati al risultato.

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➡️ Mission del ruolo

Garantire cassa in ordine, clienti soddisfatti e processi snelli, supportando direttamente il CEO e coordinando le attività amministrative day-by-day.

➡️ Cosa farai (responsabilità)

Amministrazione & Billing

- Gestione fatturazione elettronica Attiva/Passiva (SdI), prima nota operativa, scadenziario e riconciliazioni.
- Emissione note di credito, proforma, quadrature incassi e report mensili per il commercialista.

Customer Operations

- Contatto con i clienti (email/telefono), aggiornamento anagrafiche e contratti, gestione richieste post-vendita.
- Monitoraggio NPS/feedback e micro-azioni di retention (rimborsi, voucher, upgrade).

Credit Management

- Solleciti bonari, piani di rientro e coordinamento con società partner per il recupero crediti.
- KPI su aging crediti e DSO, con reportistica al CEO.

CEO Office & Office Management

- Agenda, riunioni, minute & follow-up; gestione fornitori, ordini e piccole pratiche d’ufficio.
- PEC, firma digitale, scadenze amministrative e documentali.

Digital Ops

- Standard operativi (SOP) e knowledge base; piccole automazioni (es. Zapier/n8n) per eliminare lavoro ripetitivo.
- Dashboard operative su Fogli/BI, tracciamento OKR/KPI di amministrazione e customer operations.

➡️ Requisiti “must”

- 2–4 anni in ruoli amministrativi/office manager in PMI o startup.
- Ottima padronanza fatturazione elettronica, scadenziari e riconciliazioni; interfaccia fluida con il commercialista.
- Skill digitali forti: Google Workspace, Fogli/Excel avanzato (pivot, filtri, cerca.x, funzioni testuali/numeriche).
- Capacità di relazione telefonica e scritta impeccabile in italiano; inglese almeno B1.
- Precisione, riservatezza, problem solving, autonomia e forte orientamento all’esecuzione.

➕ Plus che apprezziamo

- Esperienza con CRM/Helpdesk (es. Brevo/HubSpot/Freshdesk).
- Dimestichezza con Notion/Confluence, Slack, strumenti di BI (Metabase/Looker Studio/Power BI).
- Familiarità con centralini cloud (es. Voxloud), PEC/firma digitale, portali PA.
- Nozioni base GDPR/contrattualistica fornitori; automazioni (Zapier/n8n).

➡️ Strumenti con cui lavorerai

Google Workspace • Fogli/Excel • Gestionale di fatturazione elettronica (es. Fatture in Cloud/Zucchetti/TeamSystem) • CRM • Notion/Confluence • Slack • Centralino VoIP • Zapier/n8n • Metabase/Looker Studio • Asana/Trello.

✅ Cosa offriamo

- Contratto: tempo determinato iniziale per poi diventare a tempo indeterminato (non valutiamo modifiche).
- Possibilità di smart working dopo il periodo di inserimento in sede (e dopo il periodo di prova)
- Crescita: percorso verso Head of Admin/RevOps o Chief of Staff (track junior).
- Formazione: accesso ai corsi ManagementAcademy.it e certificazioni interne.
- Ambiente snello, responsabilità reale, cultura del miglioramento continuo.

Se pensi di avere i requisiti adatti, candidati