addetta di segreteria e front office

Responsabile di segreteria ed assistente del Presidente. Gestire la segreteria nell'ambito delle attività locali, nazionali e internazionale della Fondazione ETS Fispmed e assistere nelle attività quotidiane il Presidente. Per i dettagli leggere i seguenti siti: https://www.observatorymedblacksea.net/, www.dietamed.net.

Gestire una segreteria significa occuparsi di diverse mansioni amministrative e organizzative, che includono la gestione della corrispondenza mail, delle chiamate, l'accoglienza degli ospiti, l'archiviazione di documenti, la pianificazione di appuntamenti e la gestione di alcune attività contabili di base.

- Gestione della corrispondenza e delle comunicazioni: risponde al telefono, gestisce la posta elettronica e cartacea, e si occupa dello smistamento delle chiamate.
- Accoglienza: accoglie visitatori e li accompagna nella struttura.
- Organizzazione: gestisce l'agenda degli appuntamenti, organizza riunioni, trasferte e viaggi di lavoro.
- Gestione documentale: produce, archivia e protegge documenti, fatture, contratti e altre pratiche amministrative.
- Supporto amministrativo: può occuparsi di attività contabili di base, come la gestione delle fatture, dei pagamenti e delle bollette, e l'ordine di materiali per l'ufficio.
- Partecipa alle missioni in Italia e all'estero a supporto del Presidente

Competenze necessarie

- Capacità organizzative e di gestione del tempo: per gestire molteplici attività contemporaneamente.
- Comunicazione: sia scritta che verbale, per interagire con colleghi, clienti e fornitori.
- Competenze informatiche: conoscenza di software d'ufficio come elaboratori di testi, fogli di calcolo e sistemi di posta elettronica.
- Riservatezza, affidabilità e precisione: per gestire informazioni sensibili e pratiche importanti.
- Conoscenza fluente della Lingua inglese parlata e scritta

Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo indeterminato previo periodo di prova in forma di stage a parcella per 4 mesi con rimborso di 450 euro netti.

Retribuzione: €742,28 - €1.604,24 al mese

Benefit:

- Cellulare aziendale
- Computer aziendale
- Supporto allo sviluppo professionale

Disponibilità al pendolarismo/trasferimento:

- 30126 Venezia: Poter raggiungere agevolmente la sede lavorativa o avere intenzione di trasferirsi prima di iniziare il lavoro (Obbligatorio)

Istruzione:

- Laurea triennale (Obbligatorio)

Lingua:

- Inglese (Obbligatorio)

Disponibilità a viaggiare:

- 25% (Obbligatorio)

ALCUNE SPECIFICHE

Alcuni aggiornamenti:

1. la sede di lavoro sarà in località Malamocco del Lido di Venezia su 5 giorni ci saranno alcuni in presenza, presso la sede e altri a distanza, sapremo darle indicazioni più precise entro il 28 febbraio 2026. Stiamo però attivamente cercando una soluzione in Venezia zona Rialto. Una risposta definitiva non giungerà prima di aprile 2026;

2. dal punto di vista contrattuale proponiamo 4 mesi di prova con rimborso di 450 euro netti con parcella, qualora andasse bene la prova trasformeremo il suo contratto in un tempo indeterminato di 35 ore settimanali (09.00 - 18.00, compresa un'ora di pausa pranzo, forniremo buoni pasto del valore di 7 euro quotidiani). Il contratto sarà predisposto secondo l'accordo nazionale del commercio;

3. la conoscenza della lingua inglese sia parlata che scritta dev’essere fluente perché lavoreremo molto con l’estero: Paesi del Mediterraneo Mar Nero e Cina.

4. la preghiamo di valutare bene la durata minima della sua collaborazione quindi auspichiamo che Lei non stia attendendo altre risposte da quando firmerà con noi (l'auspicio è di almeno un anno di collaborazione);

5. riguardi i contenuti dell’annuncio ove sono descritte le competenze da svolgere in ambito di segreteria);

6. dovrà condividere la selezione con una collega o un collega, potremo scegliere solo una risorsa umana. La scelta si baserà su disponibilità ed elasticità di approccio, interesse alle nostre tematiche, caparbietà per raggiungere i risultati previsti ed infine condivisione dell’approccio organizzativo.

Auspicando che tali condizioni siano condivise, previa sua conferma, la ricontatteremo entro febbraio 2026 al massimo.