Lavori attuali relativi a Operations Coordinator - Rome - Jll

Descrizione dell’offerta di lavoroIntroductionFor a prestigious Life Sciences client, we are seeking a Facilities Operations Coordinator to join our dynamic team in the Southern EMEA region. This position represents a unique opportunity to contribute to the operational management of cutting-edge facilities in the pharmaceutical and biotechnology sector, where precision, compliance, and innovation are fundamental elements for success. ResponsibilitiesPerformance Monitoring & AnalyticsMonitor KPIs at regional and country levels to ensure service excellence across all locations Track Planned Preventative Maintenance delivery and compliance rates, identifying areas for improvement Generate comprehensive forecasts and budget planning reports to support strategic decision-making Conduct quarterly risk reviews and proactively address deficiencies through systematic analysis Create detailed trend and action reports to facilitate data-driven performance improvementsCompliance & Quality AssuranceOversee Annual Audits & Inspections with timely corrective action closure to maintain regulatory standards Monitor consolidated compliance programs (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) across all facilities Ensure high-priority compliance standards are consistently met for key clients Monitor contractual compliance status and coordinate corrective action implementation Verify KPI and SLA achievement against established benchmarksOperations CoordinationMonitor reactive service requests across all priority levels, ensuring timely resolution Coordinate maintenance planning and execution per contract requirements and specifications Manage service request workflows and escalations to optimize response times Oversee contract-based maintenance schedule integration across multiple systems Ensure MSA requirement delivery and adherence to service level agreementsData Management & System IntegrityEnsure comprehensive data population for assets and contracts across all managed properties Manage data accuracy for work orders and preventive maintenance scheduling Maintain system integrity to support accurate reporting and decision-making processes Track energy and sustainability plan implementation progress and outcomesStrategic Collaboration & ImprovementCollaborate effectively with Regional Leadership and Country Teams on operational excellence initiatives Develop and implement improvement programs and initiatives based on performance analysis Build and maintain strong relationships with regional service partners and stakeholders Work closely with Performance Managers across regions to share best practices and insights Partner with Regional Directors and FM teams on operational optimization projects Propose global system and process improvements to enhance overall service delivery Support cross-functional performance targets and organizational objectives Assist with Change Request processes to ensure smooth operational transitions Identify performance issues through comprehensive root cause analysis methodologiesRequired Experience & QualificationsProfessional Background3-5+ years of progressive experience in facilities management, performance management, or operations roles Demonstrated track record in KPI monitoring and performance improvement initiatives Extensive experience managing large-scale service contracts and Master Service Agreements (MSAs) Background in data analysis and compliance program managementTechnical ExpertiseProficiency with CAFM systems (Corrigo preferred) and performance management platforms Experience with ARC Dashboard or similar compliance tracking and reporting systems Advanced proficiency in Microsoft Excel and data analysis tools for performance reporting Knowledge of FM industry standards and regulatory compliance requirements Experience in asset management and preventive maintenance planning methodologiesCore CompetenciesStrong analytical and problem-solving abilities with attention to detail Excellence in data management and accuracy maintenance Effective communication and presentation skills for diverse stakeholder audiences Ability to work independently across multiple countries and time zones Proactive approach to performance issue identification and resolution Strong stakeholder relationship management and collaboration skills Understanding of regulatory compliance frameworks (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella)Language RequirementsFluent proficiency in English and Italian (written and verbal communication)What We OfferOpportunity to coordinate operations for strategically important accounts with significant organizational impact Platform to influence and shape best practices in facilities management across international markets Exposure to cutting-edge operational practices and technologies in diverse market environments Collaborative, innovative work environment with access to industry-leading resources and expertise Comprehensive professional development programs and clear advancement pathways Competitive compensation package including performance-based incentives Global mobility opportunities within a growing international organization Flexible working arrangements supporting work-life integrationLocation: Latina, Italy IntroduzionePer un prestigioso cliente nel settore Life Sciences, stiamo cercando una figura di Facilities Operations Coordinator che si unisca al nostro team dinamico nella regione Southern EMEA. Questa posizione rappresenta un'opportunità unica per contribuire alla gestione operativa di facilities all'avanguardia nel settore farmaceutico e biotecnologico, dove precisione, conformità e innovazione sono elementi fondamentali per il successo. COMPITI PRINCIPALIMonitoraggio delle Performance e AnalisiMonitorare i KPI a livello regionale e nazionale per garantire l'eccellenza del servizio in tutte le località Tracciare la consegna e la conformità della Manutenzione Preventiva Pianificata, identificando aree di miglioramento Generare report completi di previsioni e pianificazione del budget per supportare le decisioni strategiche Condurre revisioni trimestrali dei rischi e affrontare proattivamente le carenze attraverso analisi sistematiche Creare report dettagliati di tendenze e azioni per facilitare miglioramenti delle performance basati sui datiConformità e Garanzia della QualitàSupervisionare Audit Annuali e Ispezioni con chiusura tempestiva delle azioni correttive per mantenere gli standard normativi Monitorare i programmi di conformità consolidati (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) in tutte le strutture Garantire che gli standard di conformità ad alta priorità siano costantemente rispettati per i clienti chiave Monitorare lo stato di conformità contrattuale e coordinare l'implementazione delle azioni correttive Verificare il raggiungimento di KPI e SLA rispetto ai benchmark stabilitiCoordinamento OperativoMonitorare le richieste di servizio reattive su tutti i livelli di priorità, garantendo una risoluzione tempestiva Coordinare la pianificazione e l'esecuzione della manutenzione secondo i requisiti e le specifiche contrattuali Gestire i flussi di lavoro delle richieste di servizio e le escalation per ottimizzare i tempi di risposta Supervisionare l'integrazione dei programmi di manutenzione basati su contratto attraverso sistemi multipli Garantire la consegna dei requisiti MSA e l'aderenza agli accordi sui livelli di servizioGestione Dati e Integrità del SistemaGarantire la popolazione completa dei dati per asset e contratti in tutte le proprietà gestite Gestire l'accuratezza dei dati per ordini di lavoro e programmazione della manutenzione preventiva Mantenere l'integrità del sistema per supportare report accurati e processi decisionali Tracciare l'implementazione del piano energetico e di sostenibilità, i progressi e i risultatiCollaborazione Strategica e MiglioramentoCollaborare efficacemente con la Leadership Regionale e i Team Nazionali su iniziative di eccellenza operativa Sviluppare e implementare programmi di miglioramento e iniziative basate sull'analisi delle prestazioni Costruire e mantenere relazioni solide con partner di servizio regionali e stakeholder Collaborare con i Performance Manager tra le regioni per condividere best practice Collaborare con i Direttori Regionali e i team FM su progetti di ottimizzazione operativa Proporre miglioramenti globali di sistema e processo per migliorare la fornitura di servizi Supportare obiettivi di performance trasversali e dell'organizzazione Assistere nei processi di Change Request per garantire transizioni operative fluide Identificare problemi di performance tramite analisi delle cause principaliLa presente descrizione non prevede esclusività e potrà essere soggetta a modifiche. Si prega di contattare l’HR per eventuali domande.#J-18808-Ljbffr