Operations Coordinator

IntroductionFor a prestigious Life Sciences client, we are seeking a Facilities Operations Coordinator to join our dynamic team in the Southern EMEA region. This position represents a unique opportunity to contribute to the operational management of cutting-edge facilities in the pharmaceutical and biotechnology sector, where precision, compliance, and innovation are fundamental elements for success.MAIN TASKSPerformance Monitoring & AnalyticsMonitor KPIs at regional and country levels to ensure service excellence across all locationsTrack Planned Preventative Maintenance delivery and compliance rates, identifying areas for improvementGenerate comprehensive forecasts and budget planning reports to support strategic decision-makingConduct quarterly risk reviews and proactively address deficiencies through systematic analysisCreate detailed trend and action reports to facilitate data-driven performance improvementsCompliance & Quality AssuranceOversee Annual Audits & Inspections with timely corrective action closure to maintain regulatory standardsMonitor consolidated compliance programs (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) across all facilitiesEnsure high-priority compliance standards are consistently met for key clientsMonitor contractual compliance status and coordinate corrective action implementationVerify KPI and SLA achievement against established benchmarksOperations CoordinationMonitor reactive service requests across all priority levels, ensuring timely resolutionCoordinate maintenance planning and execution per contract requirements and specificationsManage service request workflows and escalations to optimize response timesOversee contract-based maintenance schedule integration across multiple systemsEnsure MSA requirement delivery and adherence to service level agreementsData Management & System IntegrityEnsure comprehensive data population for assets and contracts across all managed propertiesManage data accuracy for work orders and preventive maintenance schedulingMaintain system integrity to support accurate reporting and decision-making processesTrack energy and sustainability plan implementation progress and outcomesStrategic Collaboration & ImprovementCollaborate effectively with Regional Leadership and Country Teams on operational excellence initiativesDevelop and implement improvement programs and initiatives based on performance analysisBuild and maintain strong relationships with regional service partners and stakeholdersWork closely with Performance Managers across regions to share best practices and insightsPartner with Regional Directors and FM teams on operational optimization projectsPropose global system and process improvements to enhance overall service deliverySupport cross-functional performance targets and organizational objectivesAssist with Change Request processes to ensure smooth operational transitionsIdentify performance issues through comprehensive root cause analysis methodologiesRequired Experience & QualificationsProfessional Background3-5+ years of progressive experience in facilities management, performance management, or operations rolesDemonstrated track record in KPI monitoring and performance improvement initiativesExtensive experience managing large-scale service contracts and Master Service Agreements (MSAs)Background in data analysis and compliance program managementTechnical ExpertiseProficiency with CAFM systems (Corrigo preferred) and performance management platformsExperience with ARC Dashboard or similar compliance tracking and reporting systemsAdvanced proficiency in Microsoft Excel and data analysis tools for performance reportingKnowledge of FM industry standards and regulatory compliance requirementsExperience in asset management and preventive maintenance planning methodologiesCore CompetenciesStrong analytical and problem-solving abilities with attention to detailExcellence in data management and accuracy maintenanceEffective communication and presentation skills for diverse stakeholder audiencesAbility to work independently across multiple countries and time zonesProactive approach to performance issue identification and resolutionStrong stakeholder relationship management and collaboration skillsUnderstanding of regulatory compliance frameworks (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella)Language RequirementsFluent proficiency in English and Italian (written and verbal communication)What We OfferOpportunity to coordinate operations for strategically important accounts with significant organizational impactPlatform to influence and shape best practices in facilities management across international marketsExposure to cutting-edge operational practices and technologies in diverse market environmentsCollaborative, innovative work environment with access to industry-leading resources and expertiseComprehensive professional development programs and clear advancement pathwaysCompetitive compensation package including performance-based incentivesGlobal mobility opportunities within a growing international organizationFlexible working arrangements supporting work-life integrationLocationLatina, ItalyIntroduzionePer un prestigioso cliente nel settore Life Sciences, stiamo cercando una figura di Facilities Operations Coordinator che si unisca al nostro team dinamico nella regione Southern EMEA. Questa posizione rappresenta un'opportunità unica per contribuire alla gestione operativa di facilities all'avanguardia nel settore farmaceutico e biotecnologico, dove precisione, conformità e innovazione sono elementi fondamentali per il successo.COMPITI PRINCIPALIMonitoraggio delle Performance e AnalisiMonitorare i KPI a livello regionale e nazionale per garantire l'eccellenza del servizio in tutte le localitàTracciare la consegna e la conformità della Manutenzione Preventiva Pianificata, identificando aree di miglioramentoGenerare report completi di previsioni e pianificazione del budget per supportare le decisioni strategicheCondurre revisioni trimestrali dei rischi e affrontare proattivamente le carenze attraverso analisi sistematicheCreare report dettagliati di tendenze e azioni per facilitare miglioramenti delle performance basati sui datiConformità e Garanzia della QualitàSupervisionare Audit Annuali e Ispezioni con chiusura tempestiva delle azioni correttive per mantenere gli standard normativiMonitorare i programmi di conformità consolidati (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) in tutte le struttureGarantire che gli standard di conformità ad alta priorità siano costantemente rispettati per i clienti chiaveMonitorare lo stato di conformità contrattuale e coordinare l'implementazione delle azioni correttiveVerificare il raggiungimento di KPI e SLA rispetto ai benchmark stabilitiCoordinamento OperativoMonitorare le richieste di servizio reattive su tutti i livelli di priorità, garantendo una risoluzione tempestivaCoordinare la pianificazione e l'esecuzione della manutenzione secondo i requisiti e le specifiche contrattualiGestire i flussi di lavoro delle richieste di servizio e le escalation per ottimizzare i tempi di rispostaSupervisionare l'integrazione dei programmi di manutenzione basati su contratto attraverso sistemi multipliGarantire la consegna dei requisiti MSA e l'aderenza agli accordi sui livelli di servizioGestione Dati e Integrità del SistemaGarantire la popolazione completa dei dati per asset e contratti in tutte le proprietà gestiteGestire l'accuratezza dei dati per ordini di lavoro e programmazione della manutenzione preventivaMantenere l'integrità del sistema per supportare report accurati e processi decisionaliTracciare l'implementazione del piano energetico e di sostenibilità, i progressi e i risultatiCollaborazione Strategica e MiglioramentoCollaborare efficacemente con la Leadership Regionale e i Team Nazionali su iniziative di eccellenza operativaDevelop and implement improvement programs and initiatives based on performance analysisBuild and maintain strong relationships with regional service partners and stakeholdersWork closely with Performance Managers across regions to share best practices and insightsCollaborate with Regional Directors and FM teams on operational optimization projectsPropose global system and process improvements to enhance overall service deliverySupport cross-functional performance targets and organizational objectivesAssist with Change Request processes to ensure smooth operational transitionsIdentify performance issues through comprehensive root cause analysis methodologiesESPERIENZA E QUALIFICHE RICHIESTEBackground Professionale3-5+ anni di esperienza progressiva in facility management, gestione delle performance o ruoli operativiTrack record dimostrato nel monitoraggio KPI e iniziative di miglioramento delle performanceEsperienza estesa nella gestione di contratti di servizio su larga scala e Master Service Agreement (MSA)Background nell'analisi dati e gestione di programmi di conformitàCompetenze TecnicheCompetenza con sistemi CAFM (preferibilmente Corrigo) e piattaforme di gestione delle performanceExperience with ARC Dashboard or similar compliance tracking and reporting systemsCompetenza avanzata in Microsoft Excel e strumenti di analisi dati per reporting delle performanceConoscenza degli standard industriali FM e requisiti di conformità normativaExperience in asset management and preventive maintenance planning methodologiesCompetenze FondamentaliForti capacità analitiche e di problem-solving con attenzione ai dettagliEccellenza nella gestione e mantenimento dell'accuratezza dei datiEfficaci competenze di comunicazione e presentazione per audience diverse di stakeholderCapacità di lavorare autonomamente attraverso paesi e fusi orari multipliApproccio proattivo all'identificazione e risoluzione di problemi di performanceStrong stakeholder relationship management and collaboration skillsComprensione dei framework di conformità normativa (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella)Requisiti LinguisticiCompetenza fluente in inglese e italiano (comunicazione scritta e verbale)Cosa OffriamoOpportunità di coordinare operazioni per