Tender Specialist

Copan, eccellenza nel biomedicale e leader mondiale nella pre-analitica microbiologica, conta circa 850 dipendenti in Italia. È composta da tre società: Copan Italia S.p.A., che progetta e produce dispositivi per prelievo e conservazione di campioni biologici (tamponi floccati, terreni di trasporto, provette, pipette); Copan Wasp S.r.l., che sviluppa soluzioni automatizzate di laboratorio come WASP e WASPLab e Copan Newlab S.r.l., dedicata a macchinari per controlli microbiologici in ambito alimentare, farmaceutico e cosmetico.

Tender Specialist

Copan Italia S.p.A.

Il Ruolo:

Il/La Tender Specialist sarà responsabile del coordinamento e della gestione end-to-end delle gare pubbliche, private e delle Request for Information (RFI), assicurando il rispetto di requisiti, scadenze e standard qualitativi richiesti.

La figura fungerà da punto di raccordo tra i team commerciali, tecnici e di supporto, guidando le attività necessarie alla predisposizione delle offerte e garantendo una collaborazione efficace tra tutti gli stakeholder coinvolti.

Avrà inoltre un ruolo fondamentale nello sviluppo e nella manutenzione di un database centralizzato di documentazione e FAQ, contribuendo alla standardizzazione delle risposte e alla conservazione del know-how aziendale.

Principali Responsabilità:

Gestione e Coordinamento Gare

• Analizzare i requisiti amministrativi, tecnici e commerciali dei bandi.
• Pianificare le attività necessarie alla partecipazione alle gare, definendo responsabilità e scadenze.
• Coordinare l'intero processo di preparazione e sottomissione delle offerte.
• Garantire il rispetto delle tempistiche e delle scadenze previste.
• Monitorare costantemente lo stato di avanzamento delle opportunità aperte.
• Gestire eventuali criticità, individuando tempestivamente azioni correttive.

Predisposizione delle Offerte

• Supportare i team Sales e tecnici nella preparazione delle risposte ai capitolati.
• Coordinare la raccolta e l'aggiornamento della documentazione richiesta dai bandi.
• Garantire completezza, accuratezza e conformità delle offerte.
• Verificare la coerenza delle proposte con la strategia commerciale aziendale.
• Assicurare una presentazione professionale e standardizzata della documentazione.

Knowledge Management e Miglioramento Continuo

• Creare e mantenere un database centralizzato relativo a gare e tender.
• Sviluppare e aggiornare una knowledge base di FAQ e risposte standard.
• Organizzare e archiviare la documentazione tecnica, commerciale, regolatoria e amministrativa.
• Capitalizzare le esperienze maturate attraverso attività di lessons learned .
• Promuovere la standardizzazione dei processi e dei contenuti utilizzati nelle risposte ai bandi.
• Identificare opportunità di miglioramento continuo per aumentare l'efficienza del processo.

Reporting e KPI

• Preparare report periodici sull'andamento delle gare.
• Monitorare e analizzare indicatori quali:
  • Numero di gare gestite;
  • Percentuale di offerte presentate entro la scadenza;
  • Win Rate;
  • Valore economico delle opportunità gestite;
  • Tempo medio di preparazione delle offerte.

• Laurea in Economia, Ingegneria, Discipline Scientifiche o equivalenti.
• Costituisce titolo preferenziale una formazione in Project Management, Bid Management o Tender Management.
• Esperienza di 3-5 anni in ruoli quali Tender Specialist, Bid Specialist, Tender Coordinator, Sales Operations Specialist o Project Coordinator.
• Esperienza nella gestione di gare pubbliche e/o private.
• Esperienza nel coordinamento di progetti cross-funzionali e stakeholder interni.
• Costituisce requisito preferenziale l'esperienza nei settori Healthcare, Medical Device, Diagnostica o Automazione di Laboratorio.
• Solida conoscenza dei processi di gara e delle relative dinamiche amministrative.
• Ottima capacità di analisi e interpretazione di capitolati tecnici.
• Familiarità con portali di gara nazionali e internazionali.
• Ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.

Competenze Personali

• Eccellenti capacità organizzative e di pianificazione.
• Forte orientamento ai risultati e al rispetto delle scadenze.
• Precisione e attenzione ai dettagli.
• Capacità di coordinare interlocutori con competenze differenti.
• Ottime doti comunicative e relazionali.
• Approccio proattivo e orientato al miglioramento continuo.
• Problem solving e c