Travel Officer

La figura entra a farpartedell’ufficioLogistics & Supply del Field Operations Department di EMERGENCY, all’interno del team Travel and Bookinge risponde direttamente al Responsabile dell’ufficio.Ogni anno circa 230 espatriati partono con EMERGENCY per effettuare una missione presso i progetti dell’organizzazione all’estero. Il / la TravelOfficerè la figura responsabile di rendere possibili tutti gli spostamenti dello staff, in coerenza con la pianificazione del personale, al fine di rispondere in maniera adeguata e tempestiva alle necessità dei singoli progetti.Per fare questo, il / la TravelOfficerlavora quotidianamente in partnership con un’agenzia viaggi esterna per l’emissione dei biglietti, garantendo la necessaria conciliazione tra le tempistiche, i costi e le esigenze di progetto.Si richiede una reperibilità di 24 / 7 per rispondere ad emergenze o situazioni impreviste legate agli spostamenti dello staff in partenza / rientro.Principali compiti e responsabilitàPrendere in carico la parte logistica legata alla partenza : una volta ricevuta la segnalazione dall’Ufficio HR FOD della conferma di missione di un espatriato, si attiva per elaborare una proposta piano volo insieme all’agenzia viaggi e avvia le procedure per richiedere il visto necessario per l’ingresso nel Paese;redigere ed aggiornare le Travel Policies, in stretta collaborazione con l’International Staff Management team;richiedere tutta la documentazione necessaria per ottenere il workpermite consentire un sicuro accesso e permanenza delle persone nel Paese;avviare le pratiche per apertura / chiusura dell’assicurazione e fornire una reportistica mensile aggiornata sugli staff assicurato all’Ufficio Servizi Generali e all’agenzia di assicurazione;relazionarsi con le agenzie viaggi e le compagnie aeree al fine di valutare le soluzioni di viaggio maggiormente rispondenti alle esigenze dell’Organizzazione;effettuare ogni sei mesi un follow-up del corporate agreement con principali compagnie aeree utilizzate;rapportarsi con ambasciate e / o altri attori istituzionali al fine di agevolare gli spostamenti dello staff;predisporre e inviare il materiale utilepre-partenza : magliette di EMERGENCY, badge etc. che possano rendere identificabile la persona al suo ingresso nel Paese;collaborare con gli Uffici Logistici di progetto per assicurare che ci sia una comunicazione fluida e puntale degli arrivi (e dei rientri) nel Paese, e che le policies e le procedure di visa & booking siano correttamente implementate e seguano gli standard stabiliti dall’Ufficio Logistics & Supply del FOD;assistere lo staff in viaggio in caso necessiti di informazioni e / o di un supporto legato alla risoluzione di un problema logistico;comunicare all’ Ufficio del Personale le date di partenza e rientro degli espatriati e per far sì che ci sia un allineamento sulle date di inizio e fine del contratto di lavoro. Dovrà altresì collaborare conl’Ufficio del Personale per rendere possibile l’effettivo svolgimento delle visite di sorveglianza sanitaria;produrre una reportistica completa (sul numero di voli, compagnie aree, paesi di origine etc.) che possa guidare determinate scelte future e consenta un’analisie un monitoraggio dei costi.REQUISITI RICHIESTIPregressa esperienza maturata all’interno di agenzie viaggi e / o nella gestione ed organizzazione degli spostamenti dello staff;Ottime capacità organizzative e di pianificazione;Dimestichezza nell’uso di Microsoft Excel;Ottima conoscenza della lingua inglese (livello minimo B2);Capacità di lavorare in autonomia e individuare soluzioni alternative in contesti critici;Completano il profilo capacità di adattarsi a un ambiente in costante evoluzione, proattività nel ricercare soluzioni ottimali e buone doti relazionali e di comunicazione.Si richiede eventuale disponibilità a disponibilità ad effettuare trasferte per eventi relativi al mondo business travel o per attività di monitoraggio sul field.COME CANDIDARSIInformativa ai sensi del Regolamento UE 2016 / 679 (GDPR)#J-18808-Ljbffr