Addetto/a Segreteria Organizzativa e Amministrativa

Dale Carnegie Italia, parte del Gruppo Allcore S.p.A., è alla ricerca di una figura professionale organizzata, precisa e proattiva da inserire nell’Area Segreteria e Amministrazione, con la responsabilità di gestire in autonomia le attività di segreteria organizzativa dei corsi di formazione e di fornire supporto amministrativo-contabile. La risorsa avrà un ruolo centrale nel coordinamento operativo delle attività formative, garantendo un’organizzazione efficiente, il rispetto delle scadenze e un'esperienza di qualità per tutti gli interlocutori coinvolti. Sarà il punto di riferimento per partecipanti, docenti, fornitori e amministrazione, contribuendo al corretto svolgimento dei processi organizzativi e amministrativi. Cerchiamo una persona affidabile, orientata alla soluzione dei problemi, con ottime capacità relazionali e organizzative, in grado di gestire più attività contemporaneamente con autonomia, attenzione ai dettagli e spirito di collaborazione.
Attività e responsabilità principali
1. Segreteria generale e organizzazione corsi
● Gestione e aggiornamento del calendario corsi e del CRM
● Comunicazioni organizzative e logistiche con i partecipanti
● Organizzazione delle aule fisiche e virtuali e prenotazione sale
● Supporto alla logistica degli eventi in presenza: preparazione aula, coordinamento stampa
2. Gestione documentale e archivio
● Gestione, aggiornamento e archiviazione della documentazione amministrativa e contrattuale
● Aggiornamento delle anagrafiche clienti e fornitori sui gestionali
3. Amministrazione – ciclo attivo
● Emissione di fatture attive e note di credito, verificando condizioni economiche e contrattuali
● Monitoraggio incassi, gestione insoluti e solleciti di pagamento
● Supporto alle riconciliazioni contabili
4. Amministrazione – ciclo passivo
● Controllo delle fatture passive e delle relative scadenze
● Gestione e controllo delle note spese e dei giustificativi
● Caricamento delle fatture estere e della documentazione giustificativa
● Supporto ai pagamenti verso fornitori e collaboratori
5. Gestione bancaria e contabile
● Tenuta della prima nota
● Caricamento estratti conto, saldi di fine mese e liste movimenti
● Sincronizzazione dei conti bancari con Odoo e quadratura dei movimenti
6. Controllo costi e reportistica
● Caricamento e aggiornamento dei costi del personale
● Predisposizione di report periodici di vendita dei corsi, incassi e i relativi costi
● 3-5 Anni di Esperienza pregressa in ruoli di segreteria e/o amministrazione
● Conoscenza delle attività di back-office e della contabilità di base (prima nota, ciclo attivo e
● Utilizzo di sistemi di fatturazione elettronica e gestionali aziendali
● Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel in particolare) e degli strumenti di collaborazione (CRM, Teams, Zoom)
Preferenziali
● Diploma in ragioneria o laurea in economia
● Esperienza nell'organizzazione di corsi, eventi o attività di formazione
● Esperienza di almeno 5 anni in ambito contabile presso studi di commercialisti
Competenze personali
● Precisione e attenzione al dettaglio
● Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità
● Autonomia nello svolgimento delle attività assegnate
● Proattività e orientamento al risultato
● Buone capacità relazionali e comunicative, con interlocutori interni ed esterni
● Cultura del dato: cura nella qualità e nell'aggiornamento delle informazioni sui sistemi
● Sede di lavoro: Fullremote con possibili trasferte su Milano se necessario
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