Office Manager

2 giorni fa

Milan, Italia IQVIA Italia A tempo pieno

On behalf of our Client a global pharmaceutical company, IQVIA is looking for a Office Manager - Administrative Coordinator who can join an exciting working environment in a dynamic atmosphere.The Office Manager ensures the smooth and efficient daily operations of the Company affiliate by overseeing administrative workflows, managing office resources (supplies, facilities, budgets), and coordinating staff activities. This role maintains an organized, professional work environment and serves as a central point for communication, issue resolution, and logistical support, enabling employees to work effectively and support overall business objectives.Key Responsibilities:Maintains Office (organizing IT support, facility management, answering phone calls, organizing shipments and deliveries by courier/post, lease, and other needs and supplies)First point of contact for all facility-related questions and needs and is the direct contact with the office supplierLiaises with Regional VP and Finance team to ensure all POs, invoices and contracts are managed and processed effectively and in a timely mannerCreates an appropriate Document Management System as needed (including SOPs, Archives, Legal retention, promotional material, etc.)Manages calendars, travel and meeting arrangements for German Leadership TeamReserves meeting space and all associated needsManages local consumable paymentsInsurance of legal documents; obtaining notary and apostille verification when neededCollection of Logistics / QA / Reg documentsWorks across all departments to ensure the smooth running of the officePartners with hiring manager and Talent Acquisition team in relation to hiring process (arranging position postings, interview schedules, managing candidate travel and costs, preparing contracts)Organizes onboarding including updating HR, Payroll and benefit systems, updating relevant SOPs and policies etc. in partnership with Corporate HR teamTracking holidays, sickness, leaves of absence including notifying local authorities when relevantEnsures optimal health and safety standards of the office are maintainedComplies with all GDPR requirementsOther duties as assignedKey Requirements:Bachelor’s Degree ideally in business or otherFluent in English as well as in GermanAt least 5 years’ experience in a similar role in the pharma/biotech industry (international)Experience in a start-up environmentProactive and well-organized individual with an innate ability to work independently to tight deadlines in a dynamic, collaborative environmentIs naturally curious and hungry to learn and grow on the job, while immediately contributing to company successFully proficient in MS office including word, PowerPoint, excelPositive, calm, can do attitude and someone who is willing to go the extra mile as neededDisplays flexibility and willingness to contribute to a variety of areas across the businessEnthusiasm and excitement for a start-up environmentWe Offer:CCNL Chimico, starting with temporary contract 1 yearIQVIA reserves the right to evaluate candidates with domicile / residence and work experience / study with requirements responding to the open request. Applications WITHOUT the requirements Will NOT be fully taken into

  • FRONT OFFICE MANAGER

    2 settimane fa

    Milan, Italia Randstad Filiale di Brescia Office A tempo pieno

    MansioneSei alla ricerca di un’opportunità di lavoro?Vuoi inserirti in un contesto strutturato in ambito impiegatizio?Allora candidati, abbiamo l’opportunità adatta a te!Randstad Italia Spa, filiale di Brescia, Specialty Office, seleziona per realtà cliente unFRONT OFFICE MANAGERsi offre: inizialetoato con concrete possibilità di...

  • Responsabile Front Office Full Time – Accoglienza

    2 settimane fa

    Milan, Italia Randstad Filiale di Brescia Office A tempo pieno

    Un'importante agenzia per il lavoro è alla ricerca di un Front Office Manager per la sede di Brescia. Il candidato si occuperà dell'accoglienza di clienti e fornitori, gestione di chiamate e mail, reportistica e supporto alla direzione. È richiesto un diploma di maturità e buona conoscenza della lingua inglese. Si offre un contratto full time con...

  • Sales Manager Italy

    4 settimane fa

    Milan, Provincia di Milano, Italia Future Manager World A tempo pieno

    Il nostro cliente, leader internazionale nello sviluppo, costruzione e gestione di impianti fotovoltaici utility scale , è alla ricerca di un/una Sales Manager Italy per rafforzare il team commerciale dedicato ai servizi EPC e O&M. La branch italiana si trova in una fase strategica di forte espansione: l’headquarter tedesco sta investendo in modo...

  • Sales Manager Italy

    4 settimane fa

    Milan, Italia Future Manager World A tempo pieno

    Il nostro cliente, leader internazionale nello sviluppo, costruzione e gestione di impianti fotovoltaici utility scale , è alla ricerca di un/una Sales Manager Italy per rafforzare il team commerciale dedicato ai servizi EPC e O&M. La branch italiana si trova in una fase strategica di forte espansione: l’headquarter tedesco sta investendo in modo...

  • Sales Manager Italy

    4 settimane fa

    Milan, Italia Future Manager World A tempo pieno

    Il nostro cliente, leader internazionale nello sviluppo, costruzione e gestione di impianti fotovoltaici utility scale , è alla ricerca di un/una Sales Manager Italy per rafforzare il team commerciale dedicato ai servizi EPC e O&M. La branch italiana si trova in una fase strategica di forte espansione: l’headquarter tedesco sta investendo in modo...

  • Office manager/Segretaria amministrativa

    3 settimane fa

    Milan, Italia Studio Legale Armella & Associati A tempo pieno

    RICERCA URGENTE PERSONALE – OFFICE MANAGER, SEGRETERIA AMMINISTRATIVA Lo Studio Legale Armella & Associati cerca un office manager/segretaria amministrativa, per la propria sede di Milano, per le seguenti attività: Segreteria organizzativa e amministrativa Fatturazione attiva e passiva Supporto negli adempimenti del processo tributario Gestione delle mail...

  • Manager back office

    5 giorni fa

    Milan, Italia Nastasi - Nosengo & Partners A tempo pieno

    Lo Studio Legale Nastasi-Nosengo&Partners cerca un/una Manager Back Office con almeno 2 anni di esperienza in studi legali.Cerchiamo una risorsa versatile e competente che si occupi di:- gestione agenda processuale e scadenze;- creazione ed emissione note spesa;- fatturazione e gestione fornitori (inclusa selezione);- monitoraggio costi;- adempimenti presso...

  • Manager back office

    1 settimana fa

    Milan, Italia Nastasi - Nosengo & Partners A tempo pieno

    Lo Studio Legale Nastasi-Nosengo&Partners cerca un/una Manager Back Office con almeno 2 anni di esperienza in studi legali. Cerchiamo una risorsa versatile e competente che si occupi di: - gestione agenda processuale e scadenze; - creazione ed emissione note spesa; - fatturazione e gestione fornitori (inclusa selezione); - monitoraggio costi; - adempimenti...

  • Manager back office

    1 settimana fa

    Milan, Italia Nastasi - Nosengo & Partners A tempo pieno

    Lo Studio Legale Nastasi-Nosengo&Partners cerca un/una Manager Back Office con almeno 2 anni di esperienza in studi legali. Cerchiamo una risorsa versatile e competente che si occupi di: - gestione agenda processuale e scadenze; - creazione ed emissione note spesa; - fatturazione e gestione fornitori (inclusa selezione); - monitoraggio costi; - adempimenti...

  • Manager back office

    1 settimana fa

    Milan, Italia Nastasi - Nosengo & Partners A tempo pieno

    Lo Studio Legale Nastasi-Nosengo&Partners cerca un/una Manager Back Office con almeno 2 anni di esperienza in studi legali. Cerchiamo una risorsa versatile e competente che si occupi di: - gestione agenda processuale e scadenze; - creazione ed emissione note spesa; - fatturazione e gestione fornitori (inclusa selezione); - monitoraggio costi; -...