Facilities Operations Coordinator

For a prestigious Life Sciences client, we are seeking a Facilities Operations Coordinator to join our dynamic team in the Southern EMEA region.
This position offers a unique opportunity to shape operational excellence in cutting‑edge pharmaceutical and biotechnology facilities, where precision, compliance, and innovation drive success in life‑changing healthcare solutions.
Main ResponsibilitiesPerformance Monitoring & AnalyticsMonitor KPIs at regional and country levels to ensure service excellence across all locationsTrack Planned Preventative Maintenance delivery and compliance rates, identifying improvement opportunitiesGenerate comprehensive forecasts and budget planning reports supporting strategic decision‑makingConduct quarterly risk reviews and proactively address deficiencies through systematic analysisCreate detailed trend and action reports facilitating data‑driven performance improvementsCompliance & Quality AssuranceOversee Annual Audits & Inspections with timely corrective action closure maintaining regulatory standardsMonitor consolidated compliance programs (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) across all facilitiesEnsure high‑priority compliance standards are consistently met for key clientsMonitor contractual compliance status and coordinate corrective action implementationVerify KPI and SLA achievement against established benchmarksOperations CoordinationMonitor reactive service requests across all priority levels, ensuring timely resolutionCoordinate maintenance planning and execution per contract requirements and specificationsManage service request workflows and escalations optimizing response timesOversee contract‑based maintenance schedule integration across multiple systemsEnsure MSA requirement delivery and adherence to service level agreementsData Management & System IntegrityEnsure comprehensive data population for assets and contracts across all managed propertiesManage data accuracy for work orders and preventive maintenance schedulingMaintain system integrity supporting accurate reporting and decision‑making processesTrack energy and sustainability plan implementation progress and outcomesStrategic Collaboration & ImprovementCollaborate with Regional Leadership and Country Teams on operational excellence initiativesDevelop and implement improvement programs based on performance analysisBuild strong relationships with regional service partners and stakeholdersWork closely with Performance Managers across regions sharing best practicesPartner with Regional Directors and FM teams on operational optimization projectsPropose global system and process improvements enhancing service deliverySupport cross‑functional performance targets and organizational objectivesRequired QualificationsProfessional Background3‑5+ years progressive experience in facilities management, performance management, or operationsProven track record in KPI monitoring and performance improvement initiativesExperience managing large‑scale service contracts and Master Service Agreements (MSAs)Background in data analysis and compliance program managementTechnical SkillsProficiency with CAFM systems (Corrigo preferred) and performance management platformsExperience with ARC Dashboard or similar compliance tracking systemsAdvanced Microsoft Excel and data analysis capabilitiesKnowledge of FM industry standards and regulatory compliance requirementsAsset management and preventive maintenance planning experienceCore CompetenciesStrong analytical and problem‑solving abilities with attention to detailExcellence in data management and accuracy maintenanceEffective communication and presentation skills for diverse stakeholder audiencesAbility to work independently across multiple countries and time zonesProactive approach to performance issue identification and resolutionStrong stakeholder relationship management and collaboration skillsLanguage RequirementsFluent English and Italian (written and verbal)

WHAT WE OFFER
Career Growth: Clear advancement pathways with comprehensive professional development programsGlobal Impact: Influence best practices across international markets for strategically important accountsCutting‑Edge Technology: Exposure to innovative operational practices and technologiesCompetitive Package: Performance‑based incentives and comprehensive benefitsInternational Opportunities: Global mobility within a growing organizationWork‑Life Balance: Flexible working arrangements supporting work‑life integrationDynamic Environment: Collaborative, innovative workplace with industry‑leading resourcesLocation: Latina, ItalyPer un prestigioso cliente nel settore Life Sciences, stiamo cercando un Facilities Operations Coordinator che si unisca al nostro team dinamico nella regione Southern EMEA. Questa posizione offre un’opportunità unica per plasmare l’eccellenza operativa in facilities all’avanguardia nel settore farmaceutico e biotecnologico, dove precisione, conformità e innovazione guidano il successo in soluzioni sanitarie che cambiano la vita.
Responsabilità PrincipaliMonitoraggio delle Performance e AnalisiMonitorare i KPI a livello regionale e nazionale per garantire l’eccellenza del servizio in tutte le localitàTracciare la consegna e la conformità della Manutenzione Preventiva Pianificata, identificando opportunità di miglioramentoGenerare report completi di previsioni e pianificazione del budget per supportare le decisioni strategicheCondurre revisioni trimestrali dei rischi e affrontare proattivamente le carenze attraverso analisi sistematicheCreare report dettagliati di tendenze e azioni per facilitare miglioramenti delle performance basati sui datiConformità e Garanzia della QualitàSupervisionare Audit Annuali e Ispezioni con chiusura tempestiva delle azioni correttive per mantenere gli standard normativiMonitorare i programmi di conformità consolidati (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) in tutte le struttureGarantire che gli standard di conformità ad alta priorità siano costantemente rispettati per i clienti chiaveMonitorare lo stato di conformità contrattuale e coordinare l'implementazione delle azioni correttiveVerificare il raggiungimento di KPI e SLA rispetto ai benchmark stabilitiCoordinamento OperativoMonitorare le richieste di servizio reattive su tutti i livelli di priorità, garantendo una risoluzione tempestivaCoordinare la pianificazione e l’esecuzione della manutenzione secondo i requisiti e le specifiche contrattualiGestire i flussi di lavoro delle richieste di servizio e le escalation per ottimizzare i tempi di rispostaSupervisionare l’integrazione dei programmi di manutenzione basati su contratto attraverso sistemi multipliGarantire la consegna dei requisiti MSA e l’aderenza agli accordi sui livelli di servizioGestione Dati e Integrità del SistemaGarantire la popolazione completa dei dati per asset e contratti in tutte le proprietà gestiteGestire l’accuratezza dei dati per ordini di lavoro e programmazione della manutenzione preventivaMantenere l’integrità del sistema per supportare report accurati e processi decisionaliTracciare l’implementazione del piano energetico e di sostenibilità, i progressi e i risultatiCollaborazione Strategica e MiglioramentoCollaborare con la Leadership Regionale e i Team Nazionali su iniziative di eccellenza operativaSviluppare e implementare programmi di miglioramento basati sull’analisi delle performanceCostruire forti relazioni con partner di servizio regionali e stakeholderLavorare a stretto contatto con Performance Manager di diverse regioni condividendo migliori praticheCollaborare con Direttori Regionali e team FM su progetti di ottimizzazione operativaProporre miglioramenti globali di sistemi e processi per migliorare la consegna del servizioSupportare obiettivi di performance interfunzionali e organizzativiQualifiche RichiesteBackground Professionale3‑5+ anni di esperienza progressiva in facility management, gestione delle performance o ruoli operativiTrack record comprovato nel monitoraggio KPI e iniziative di miglioramento delle performanceEsperienza nella gestione di contratti di servizio su larga scala e Master Service Agreement (MSA)Background nell’analisi dati e gestione di programmi di conformitàCompetenze TecnicheCompetenza con sistemi CAFM (preferibilmente Corrigo) e piattaforme di gestione delle performanceEsperienza con ARC Dashboard o sistemi simili di tracciamento e reporting della conformitàCompetenza avanzata in Microsoft Excel e capacità di analisi datiConoscenza degli standard industriali FM e requisiti di conformità normativaEsperienza in gestione asset e pianificazione della manutenzione preventivaCompetenze FondamentaliForti capacità analitiche e di problem‑solving con attenzione ai dettagliEccellenza nella gestione e mantenimento dell’accuratezza dei datiEfficaci competenze di comunicazione e presentazione per audience diverse di stakeholderCapacità di lavorare autonomamente attraverso paesi e fusi orari multipliApproccio proattivo all’identificazione e risoluzione dei problemi di performanceForti competenze di gestione delle relazioni con stakeholder e collaborazioneRequisiti LinguisticiCompetenza fluente in inglese e italiano (scritto e verbale)Cosa OffriamoCrescita Professionale: Percorsi di avanzamento chiari con programmi completi di sviluppo professionaleImpatto Globale: Influenza sulle migliori pratiche attraverso mercati internazionali per